行政单位档案管理制度及工作流程.docxVIP

行政单位档案管理制度及工作流程

一、引言

档案作为行政单位各项工作活动的原始记录和历史凭证，是单位宝贵的信息资源和智慧财富，对于维护单位历史真实面貌、保障工作有序开展、促进科学决策具有不可替代的重要作用。为规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及上级主管部门相关规定，结合我单位实际，特制定本制度及工作流程。

二、档案管理制度

（一）总则

1.管理原则：档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。坚持完整准确、规范有序、安全保密、便于利用的原则。

2.适用范围：本制度适用于单位内部所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类应归档文件材料的管理。

3.工作目标：建立健全档案管理体系，实现档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用高效，为单位各项工作提供优质服务。

（二）管理机构与职责

1.单位领导职责：单位分管领导对档案工作负总责，定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需经费和条件。

2.综合管理部门职责：综合管理部门是档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督单位各项档案管理工作，具体包括制度建设、业务培训、督促检查、档案接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

3.各部门职责：各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，应指定专人（兼职档案员）负责本部门应归档文件材料的收集、整理、预立卷和定期向综合管理部门移交。

4.档案管理人员职责：档案管理人员应忠于职守，熟悉业务，认真执行档案管理的各项规章制度，确保档案的安全与完整，积极提供档案利用服务。

（三）档案的收集与归档

1.归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

*上级机关颁发的与本单位相关的需贯彻执行的文件材料；

*本单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、决定、指示等；

*本单位在各项业务工作中形成的具有凭证和参考价值的文件、图表、声像、电子数据等材料；

*本单位干部任免、奖惩、考核、工资、职称等人事材料；

*本单位财务、基建、设备等专项工作形成的文件材料；

*其他具有保存价值的文件材料。

2.归档时间：

*文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作；

*专项工作（如会议、基建、大型活动等）形成的文件材料，应在工作结束后及时归档；

*电子文件应与纸质文件同步形成、同步归档。

3.归档要求：

*归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、格式规范、手续完备；

*复印件归档须注明原件保管处及复印原因，并由相关负责人签字；

*声像档案、实物档案等应附有详细的文字说明；

*归档文件材料应按照《归档文件整理规则》及相关专项档案整理规范进行整理。

（四）档案的日常管理

1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.档案存放：档案应按照不同门类、载体和保管期限进行分类、编号、排列上架，并编制检索工具，做到存放有序，便于查找。

3.档案登记：建立健全档案接收、移出、利用、销毁等登记制度，准确记录档案的流转情况。

4.定期清点：档案管理人员应定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时报告并处理，确保账物相符。

5.保密管理：严格执行国家保密法律法规，建立档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格控制接触范围，涉密档案的复制、传递、销毁等应按保密规定执行。

6.借阅利用：

*单位内部人员因工作需要借阅档案，须经本部门负责人批准，重要档案须经单位分管领导批准；

*外单位人员借阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位分管领导批准；

*档案借阅一般限在档案阅览室查阅，确因工作需要带出，须经综合管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还；

*借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准的除外）、公布档案信息；

*档案归还时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。

（五）档案的鉴定与销毁

1.鉴定组织：成立由单位分管领导、综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。

2.鉴定程序：鉴定小组按照档案保管期限表，对到期档案进行逐卷、逐件审查，提出存毁意见，报单位领导审批。

3.销毁处理：经批准销毁的档案，应编制销毁清册，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。销毁清册应