企业资源管理信息化工具操作手册.docVIP

企业资源管理信息化工具操作手册

前言：工具概述与使用指引

本手册旨在指导企业用户熟练掌握企业资源管理（ERP）信息化工具的操作方法，通过规范化的流程管理提升企业资源调配效率，实现业务数据一体化处理。手册内容涵盖工具应用场景、核心功能操作步骤、常用表单模板及使用注意事项，适用于企业各部门员工（含新入职人员），建议结合实际业务需求选择性阅读。

一、工具应用场景与核心价值

1.1日常业务管理场景

人力资源全流程：新员工入职信息登记、员工异动（转岗/晋升/离职）办理、考勤数据汇总与薪资核算联动，实现人事信息动态更新。

供应链协同：采购申请审批、供应商资质审核、入库出库登记、库存预警提醒，保障物料流转可追溯。

财务一体化管理：费用报销审批、应收应付账款跟踪、固定资产折旧计提、财务报表自动，提升财务数据准确性。

客户关系维护：客户信息建档、销售机会跟进、合同审批归档、售后服务记录，助力客户资源深度挖掘。

1.2决策支持场景

通过工具内置的数据分析模块，管理层可实时查看部门绩效、销售趋势、库存周转率等关键指标，为战略调整提供数据支撑。

二、基础数据管理操作流程

2.1员工信息录入与维护

操作目标：建立企业员工电子档案，支持后续业务流程调用。

操作步骤：

登录系统：打开ERP工具登录页面，输入工号（初始工号由人力资源部统一分配）及密码（初始密码为工号后6位，首次登录需修改），选择“人力资源”模块进入。

进入员工管理界面：在左侧菜单栏“基础数据-员工信息”，“新增员工”按钮。

填写基础信息：按表单要求逐项录入，必填项包括：

基本信息：姓名（*某）、性别、身份证号、入职日期、所属部门（如“销售部”）、岗位（如“销售经理”）、工号（系统自动，可手动修改）；

联系方式：手机号、企业邮箱；

合同信息：合同期限、合同类型（固定期限/无固定期限）。

附件：“附件”，添加身份证扫描件、学历证书、劳动合同等电子文件（支持PDF/JPG格式，单个文件不超过5MB）。

提交审核：确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至部门负责人（*某）审核；审核通过后，员工状态变更为“在职”，信息同步至考勤、薪资等关联模块。

2.2部门架构管理

操作目标：维护企业组织架构，支持跨部门业务协同。

操作步骤：

进入“基础数据-部门管理”，“新增部门”；

填写部门名称（如“华东区销售部”）、部门编码（系统自动，可自定义）、上级部门（如“销售部”）、负责人（*某）；

设置部门权限（如“仅本部门员工可见”或“全公司可见”）；

“保存”，部门信息生效，可在员工信息模块直接调用。

三、核心业务流程操作指南

3.1采购申请审批流程

适用场景：部门需采购办公用品、生产原料等物料时发起申请。

操作步骤：

发起申请：登录系统，选择“供应链管理-采购管理-采购申请”，“新建申请”；

填写申请单：

基本信息：申请部门（如“生产部”）、申请人（*某）、申请日期、紧急程度（普通/紧急）；

物料信息：物料编码（可手动输入或选择物料库已有物料）、物料名称、规格型号、单位（个/箱/公斤）、申请数量、预计到货日期；

预算金额：填写本次采购总预算，需关联部门年度预算额度。

提交审批：“提交”，系统按预设审批链流转：部门负责人（某）→采购部主管（某）→财务部审核（某）→总经理（某）终审。

跟踪进度：在“申请进度查询”界面可查看当前审批节点及审批意见，若被驳回，修改后重新提交。

打印归档：审批通过后，“打印申请单”，签字后扫描至系统“附件”栏，同步推送至采购部执行采购。

3.2费用报销流程

适用场景：员工因公支出（如差旅费、招待费）需报销时发起。

操作步骤：

填写报销单：进入“财务管理-费用管理-费用报销”，“新建报销单”；

录入费用明细：

费用类型：选择“差旅费”“办公费”等；

发生日期、金额、消费事由（如“参加行业展会”）；

附件：添加发票扫描件（需清晰显示发票代码、金额、销售方信息）、消费明细（如机票行程单、酒店入住单）。

关联预算：系统自动匹配部门剩余预算，若超预算需填写“超预算说明”。

提交审批：提交后按流程审批：直属上级（某）→财务审核（某）→部门负责人（*某）。

查看报销状态：审批通过后，财务部于3个工作日内完成付款，可在“报销记录”中查看到账状态。

四、常用业务表单模板示例

4.1员工基本信息登记表（模板）

序号

字段名称

填写说明

示例数据

1

姓名

与身份证一致

*某

2

工号

系统自动

E2024001

3

所属部门

选择部门架构中已有部门

销售部

4

岗位

填写具体岗位名称

销售代表

5

入职日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-03-15

6

联系电话

11位手机号

138*

7

紧急联系人

填写姓名及关系

（父亲）

8

合同期限

例：2024-03-15至2027-