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企事业单位档案整理归档操作方法

档案工作是企事业单位管理中一项基础性、支撑性的工作，它不仅关系到历史记录的完整与传承，更直接影响到日常运营决策与长远发展。科学规范的档案整理归档，并非简单的资料堆砌，而是一项系统性、专业性的工作。本文将结合实践经验，阐述企事业单位档案整理归档的基本原则与具体操作方法，旨在为相关从业人员提供具有实用价值的参考。

一、档案整理归档的基本原则

档案整理归档工作必须遵循一定的准则，以确保其质量与效率。

1.统一领导、分级管理原则：企事业单位应建立健全档案工作领导责任制，明确档案管理部门的职责，各部门协同配合，形成自上而下、层层负责的管理网络。档案管理部门对本单位档案工作进行统一规划、指导和监督，各业务部门负责本部门形成文件材料的收集、整理和预归档。

2.真实准确原则：档案是历史的原始记录，其生命力在于真实。整理归档过程中，必须确保文件材料的内容真实、数据准确、签署完备，杜绝虚假材料混入，对失真或有疑问的材料要及时核实更正。

3.规范有序原则：档案的收集、分类、排列、编号、装订、装盒等各个环节都应遵循统一的规范和标准。这包括采用规定的档案整理方法、使用符合标准的档案用品、撰写规范的档号和著录条目等，以保证档案的系统性和一致性。

4.便于利用原则：整理归档的最终目的是为了提供利用。因此，在整理过程中，要充分考虑档案的检索和利用需求，科学设定分类体系，编制清晰的检索工具，确保用户能够快速、准确地查找到所需档案信息。

5.安全保密原则：档案中往往包含单位的核心信息和敏感数据。必须加强档案的安全保密管理，严格执行保密制度，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等措施，确保档案实体和信息的安全。

二、档案整理归档的操作步骤

档案整理归档是一个环环相扣的过程，需按部就班，细致操作。

1.文件材料的收集

收集是档案工作的起点，也是确保档案齐全完整的关键。

*收集范围：明确各部门应归档文件材料的范围，包括行政管理、经营管理、生产技术、科研开发、财务审计、人事劳资等各类活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的记录。

*收集要求：遵循“随办随归”与定期收集相结合的原则。业务部门应指定专人负责本部门文件材料的初步整理和积累，在一项工作或一个阶段结束后，及时将应归档材料整理后移交档案管理部门。档案管理部门应主动了解各部门工作动态，督促指导材料收集工作。

*收集方法：可采取上门接收、部门移交、定期检查等方式，确保应归尽归，避免遗漏或散失。

2.文件材料的鉴别

对收集到的文件材料进行筛选和甄别，判断其是否具有归档保存价值。

*价值判断：依据国家及本单位档案管理规定和《档案保管期限表》，区分文件材料的永久、长期、短期保存价值。对于无保存价值或重复、过时的材料，经批准后可按规定销毁。

*完整性审核：检查文件材料是否齐全完整，如正文、附件、审批件、会议纪要、定稿等是否配套。对不完整的材料，应及时查找补充。

*真实性与有效性审核：确认文件材料的制发单位、日期、印章、签名等是否真实有效，字迹是否清晰可辨。

3.文件材料的分类

将鉴别后的文件材料按照一定的逻辑关系进行系统化分类，这是档案整理的核心环节。

*选择分类方法：常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、项目分类法等。企事业单位应根据自身规模、业务特点和档案形成规律，选择适宜的分类体系。例如，文书档案通常采用“年度-组织机构（问题）-保管期限”的分类方法；科技档案可按项目或产品进行分类。

*层级划分：在选定的分类体系下，设置合理的类目层级，形成清晰的分类目录结构。大类之下可设属类、子类，确保每一份文件都能找到其合适的“位置”。

4.文件材料的排列

在同一类别的文件材料内，按照一定顺序进行排列，以体现文件之间的有机联系。

*排列顺序：通常按照文件形成的时间先后顺序排列，即“年度顺序”。对于同一事由形成的系列文件，可按重要程度、办理程序或文件字号顺序排列。例如，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.文件材料的编号（编目）

对排列好的文件材料进行编号，并编制目录，赋予其规范的检索标识。

*编制档号：档号是档案的“身份证”，应根据分类方案和排列顺序，按照《档号编制规则》赋予每一份（件或卷）档案唯一的档号。档号通常由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代号、件号（或卷号）等要素构成。

*编制卷内文件目录或归档文件目录：逐件（或逐卷）填写文件的序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。目录应清晰、准确，便于检索。对于以“件”为单位整理的档案，还需在文件首页上方加盖归档章，填写档号、年度、保管期限、件号等要素。

6.文件材料的修整与装订

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