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医院物资采购与库存管理规范

一、总则

医院物资采购与库存管理是保障医疗活动正常开展、提升医疗服务质量、控制运营成本、确保患者安全的关键环节。为规范医院物资的采购行为，加强库存管理，提高资金使用效益，降低运营风险，特制定本规范。本规范适用于医院所有与医疗、科研、教学及行政后勤相关的物资采购与库存管理活动。

本规范制定遵循以下原则：合法性原则，严格遵守国家相关法律法规及行业规定；质量优先原则，确保采购物资符合国家、行业标准及临床需求；效益最大化原则，在保证质量的前提下，力求成本最低、效率最高；公开、公平、公正原则，确保采购过程透明规范；安全保障原则，保障临床物资的及时、准确供应，杜绝安全隐患。

二、采购管理规范

（一）采购计划与预算

医院物资采购实行计划管理。各科室根据年度工作任务、物资消耗规律及库存情况，编制本科室年度、季度及月度物资需求计划，经科室负责人审核后，报相关职能部门（通常为设备科、后勤保障部或采购中心，下同）汇总。

职能部门会同财务部门，依据医院年度预算、科室需求计划、库存现状及市场行情，编制医院年度物资采购总预算及明细采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、预计单价、预计金额、需求时间等要素。

采购计划及预算需按医院审批流程报批后执行。对于临时急需或突发情况下的物资采购，应建立应急采购预案和快速审批通道，确保临床急需。

（二）供应商管理

医院应建立健全供应商准入、评估、动态管理及退出机制。供应商应具备合法的经营资质，能够提供符合国家质量标准的物资，并具有良好的商业信誉和供货能力。

职能部门负责对供应商进行资格审查，收集相关资质证明文件，并建立供应商档案。定期对供应商的履约能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评价，实行分级分类管理，并作为后续合作的重要依据。鼓励引入优质供应商，淘汰不合格供应商，维护公平竞争的市场环境。

（三）采购实施

医院物资采购应根据采购金额、物资特性及国家相关规定，选择适宜的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于纳入集中采购目录的物资，应按照规定执行集中采购。

采购过程应严格遵守相关法律法规和医院内部管理制度，确保程序规范、过程透明。加强合同管理，采购合同应明确物资名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等关键条款，合同签订前须经过法务或相关部门审核。

（四）验收管理

物资到货后，由库房管理人员、使用科室代表（必要时）及相关专业技术人员共同对物资的数量、规格型号、外观质量、产品合格证、检验报告等进行核对验收。对于有特殊要求的物资（如冷链物资），还需核查运输过程中的温度记录等。

验收合格的物资，方可办理入库手续；验收不合格的，应及时通知供应商，按合同约定进行处理，如退货、换货或索赔。验收过程应有详细记录，并妥善保存。

三、库存管理规范

（一）库存规划与分类

根据医院规模、物资特性及使用频率，合理规划库房布局，设置不同类型的存储区域，如普通库、阴凉库、冷藏库、危险品库等，并配备必要的设施设备，确保物资存储条件符合要求。

对库存物资进行科学分类编码，可采用ABC分类法等管理方法，对不同类别物资实行差异化管理策略，重点关注高价值、高风险或关键临床物资。

（二）入库、出库与盘点

严格执行入库流程，对验收合格的物资，及时准确录入库存管理系统，建立库存台账，做到账物相符、账账相符。物资应按规定的存储要求分区、分类、定位存放，做到标识清晰、摆放有序。

出库管理应严格遵循“先进先出”（FIFO）、“近效期先出”（FEFO）等原则，凭经审批的出库凭证（如领用单）发放物资。对于麻醉药品、精神药品等特殊管理药品，应严格按照国家相关规定执行双人双锁、专册登记等管理制度。

定期对库存物资进行盘点，包括日盘、月盘、季盘和年度大盘点。盘点工作应由财务、审计、库房管理等多部门人员共同参与，确保盘点结果的准确性。对盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损、过期等情况，应及时查明原因，按规定程序报批后进行账务处理，并分析原因，采取纠正预防措施。

（三）库存控制与周转

根据物资的供需情况、采购周期、临床需求紧急程度等因素，合理设定各类物资的安全库存量、最低库存量和最高库存量，动态监控库存水平。利用库存管理信息系统，实时掌握库存动态，及时预警库存积压或短缺风险。

优化库存结构，加速物资周转，减少资金占用和浪费。对于长期积压、近效期物资，应及时通报相关部门，采取促销使用、退换货等措施，避免过期失效。

（四）物资养护与周转

建立健全物资养护制度，根据物资的物理化学性质及存储要求，定期进行检查、维护和保养，防止物资损坏、变质或失效。特别关注有特殊存储条件要求的物资，如冷藏药品需确保冷藏设备正常运行，温湿度记录完整。

加强物资周转管理，避免长期闲置。对于季节性使用或临时需求