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会议记录管理标准流程

一、会议记录管理概述

会议记录是组织内部信息传递、决策执行和知识沉淀的重要载体。为规范会议记录的创建、存储、使用与归档流程，提高管理效率，确保信息准确完整，特制定本标准流程。本流程适用于公司所有类型会议（如决策会议、项目会议、部门例会等）的记录管理工作。

二、会议记录管理标准流程

（一）会议记录的创建与初步整理

1.会议记录责任人确定

(1)会前由会议发起人指定记录责任人，如无指定，由部门秘书或指定人员承担。

(2)记录责任人需提前熟悉会议议程和重点内容。

2.会议记录内容要素

(1)基本信息栏：会议名称、召开时间、地点、参会人员名单、缺席人员说明。

(2)议程事项：按议程逐项记录讨论要点、决策结果。

(3)附件清单：会议中分发或引用的文件列表。

(4)补充说明：需要跟进的事项及责任人。

3.记录规范要求

(1)使用清晰、简洁的语言，避免口语化表达。

(2)关键决策采用项目符号或编号列表形式呈现。

(3)记录字迹工整或电子文档排版规范。

（二）会议记录的审核与修订

1.审核流程

(1)初步记录完成后，24小时内提交给会议发起人或相关负责人审核。

(2)审核人需在3个工作日内完成审核，提出修改意见。

2.修订要求

(1)记录责任人根据审核意见进行修订，重大内容需与发起人确认。

(2)修订后的记录需经发起人签字确认，电子文档需添加修订标记。

3.异议处理

(1)如记录内容有争议，由记录责任人与参会人员协商修改。

(2)重大争议需上报管理层协调解决。

（三）会议记录的存储与归档

1.电子文档存储

(1)将记录保存为PDF格式，文件名格式为会议名称-日期。

(2)存储于公司统一知识管理系统，按部门/年份分类。

2.纸质文档管理

(1)重要会议记录需打印存档，存放在指定档案柜。

(2)存档纸质文档需建立索引卡，注明会议时间、主题等关键信息。

3.存档期限

(1)一般会议记录保存期限为2年，重要会议记录保存期限为5年。

(2)存档期限届满后由档案管理员按规定处理。

（四）会议记录的使用与共享

1.内部共享规则

(1)仅限公司内部人员访问，需通过权限管理系统获取。

(2)分享时需说明使用目的，不得用于商业用途。

2.外部共享管理

(1)未经授权不得向外部人员提供会议记录。

(2)如需向合作方共享，需经管理层批准并签署保密协议。

3.使用记录

(1)记录查阅需在知识管理系统留下访问日志。

(2)重要记录的使用需经记录责任人批准。

三、附则

1.本流程由行政部负责解释，自发布之日起实施。

2.各部门需指定专人负责本部门会议记录管理工作的监督执行。

3.公司将定期组织会议记录管理培训，提高相关人员专业能力。

4.鼓励员工对流程提出改进建议，行政部将定期评估优化方案。

一、会议记录管理概述

会议记录是组织内部信息传递、决策执行和知识沉淀的重要载体。为规范会议记录的创建、存储、使用与归档流程，提高管理效率，确保信息准确完整，特制定本标准流程。本流程适用于公司所有类型会议（如决策会议、项目会议、部门例会等）的记录管理工作。

二、会议记录管理标准流程

（一）会议记录的创建与初步整理

1.会议记录责任人确定

(1)会前由会议发起人指定记录责任人，如无指定，由部门秘书或指定人员承担。

(2)记录责任人需提前熟悉会议议程和重点内容，确保记录的针对性和完整性。

(3)对于重要或复杂的会议，可指定副记录人协助，捕捉关键细节或不同角度的讨论。

2.会议记录内容要素

(1)基本信息栏：会议名称、召开时间（起止时间）、地点（或线上会议链接）、参会人员名单（签到表可作为附件）、缺席人员说明及原因（如已知）。

(2)议程事项：按议程逐项记录讨论要点、发言摘要、关键数据、决策结果及行动计划。采用客观陈述，避免主观评价。

(3)附件清单：会议中分发、引用或讨论的重要文件、图表、数据的列表，注明文件名称和版本号（如有）。

(4)补充说明：需要跟进的事项、责任人、完成时限，以及会议中形成的待办事项列表（To-DoList）。

3.记录规范要求

(1)使用清晰、简洁、专业的语言，避免口语化表达和非工作相关的内容。

(2)关键决策采用项目符号或编号列表形式呈现，确保易于理解和查找。

(3)记录应包含时间戳，标记重要讨论节点或决策时间点。

(4)电子文档建议使用标准格式（如.docx或.pdf），避免使用易被编辑但仍标记为“最终版”的格式，以防未经授权修改。

（二）会议记录的审核与修订

1.审核流程

(1)初步记录完成后，通常应在24个工作小时内提交给会议发起人或指定的审核人（如部门主管、项目经理等）进行审核。

(2)审核人需在收到记录后的