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采购合同订单关键条款核查清单工具应用指南
一、工具应用背景与适用对象
在企业采购管理中，合同条款的合规性与完整性直接影响采购风险控制、成本效益及后续履约效率。由于采购合同涉及标的物、价格、交付、验收、违约责任等多维度要素，若关键条款存在疏漏（如供应商资质不全、付款条件模糊、违约责任不对等），可能引发法律纠纷、资金损失或供应链中断。
本工具适用于以下场景：
采购部门：在合同签订前对订单关键条款进行系统性自查，保证与采购需求一致；
法务/合规部门：作为合同审查的标准化辅助工具，快速识别条款风险点；
审计部门：对已签订采购合同的条款合规性进行抽查或专项审计；
业务部门（如生产部、行政部）：确认合同条款是否满足项目实际需求（如交付时间、质量标准）。
通过结构化核查清单，可避免人工审查时的遗漏，提升合同审查效率与规范性。
二、采购合同审查全流程操作指引
（一）审查前准备工作
资料收集
获取完整采购合同文本（含附件，如技术协议、规格书、供货清单等）；
调取采购订单、供应商投标文件（若有）、招投标记录、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、授权委托书等）；
确认本次采购适用的公司内部制度（如《采购管理办法》《合同管理规范》）及外部法规（如《民法典》《招标投标法》）。
明确审查重点
根据采购标的物类型（如原材料、设备、服务）及金额大小，确定核心审查条款（如高价值设备需重点关注交付验收与质保条款，服务类采购需关注验收标准与知识产权条款）。
（二）分模块条款审查操作
模块1：合同主体资格核查
审查目标：保证签约双方具备合法履约能力，避免因主体不适格导致合同无效。
核查点
操作说明
核查标准示例
供应商资质
查验营业执照、行业许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）等
营业执照在有效期内，经营范围包含本次采购标的物；特殊行业资质需在有效期内
授权代表权限
核对供应商签约代表的授权委托书（若非法定代表人签约）
授权委托书载明明确的授权范围（如“签订采购合同”）、授权期限及公司盖章
关联关系披露
确认供应商与采购方是否存在关联关系（如母子公司、同一实际控制人）
合同中是否如实披露关联关系，若存在需符合公司关联交易审批流程
模块2：标的物描述与质量标准核查
审查目标：明确标的物具体信息，避免“标的物不明”“质量标准模糊”引发的履约争议。
核查点
操作说明
核查标准示例
标的物名称与规格
对比采购订单与合同文本中的标的物名称、型号、规格、数量等
合同内容与采购订单完全一致，无歧义（如“钢材牌号Q235B”而非“钢材”）
质量标准
确认质量标准是否明确（国家标准、行业标准、企业标准或技术协议约定）
标准编号准确（如“GB/T3098.1-2020”），引用的技术协议作为合同附件且双方盖章确认
验收流程与方法
核查验收时间、地点、方式及异议处理流程
验收时间约定为“到货后X个工作日内”，异议处理需明确“复检机构及费用承担方”
模块3：价格与支付条款核查
审查目标：保障价格合理、支付条件清晰，避免资金风险或成本超支。
核查点
操作说明
核查标准示例
价格构成与税费
确认单价、总价是否含税（增值税率）、是否包含运费、安装费等附加费用
合同中明确“单价含13%增值税，总价包含运输至指定地点费用”，无模糊表述（如“其他费用另行协商”）
支付方式与节点
核对预付款、进度款、尾款比例及支付条件（如“验收合格后支付至90%”）
支付节点与履约进度匹配，预付款比例一般不超过30%，尾款留质保金（5%-10%）
发票要求
明确发票类型、开具时间及交付要求
“供应商在每笔款项支付前提供等额合法增值税专用发票，发票内容需与合同标的物一致”
模块4：交付与物流条款核查
审查目标：明确交付责任与风险转移节点，保证供应链顺畅。
核查点
操作说明
核查标准示例
交付时间与地点
确认具体交付日期（如“202X年X月X日前前”）及交付地点（如“采购方指定仓库”）
交付时间需预留合理生产/运输周期，避免“立即交付”等模糊表述；地点需明确详细地址
运输方式与风险转移
核查运输方式（汽运/空运/快递）及毁损灭失风险转移节点
风险转移节点一般为“交付后标的物所有权转移至采购方”，或约定“供应商负责运输至指定地点并承担途中风险”
延迟交付违约责任
确认延迟交付的违约金计算方式（如“每日按合同总额的0.05%收取”）及上限
违约金比例合理（一般不超过日万分之五），明确“延迟超过X日采购方有权解除合同”
模块5：违约责任与争议解决核查
审查目标：明确违约处理机制与争议解决路径，降低法律风险。
核查点
操作说明
核查标准示例
违约条款完整性
核查是否覆盖延迟交付、质量不合格、付款延迟等主要违约情形
每类违约情形对应明确的责任承担方式（如“质量不合格需在X日内更换/退款，并承担X%违约金”）
违约金
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