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档案外包服务合作协议模板

第一条定义

档案：指由委托方在实际业务活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片及相关元数据等。

档案外包服务：指合同期内，受托方承接委托方部分或全部档案管理职能（如收集、整理、分类、鉴定、保管、数字化、统计、咨询、利用、销毁等services）的专业性服务活动。

第二条合作范围与内容

2.1服务期限：本协议有效期为年，自年月日起至年月日止。期满前个月，双方可协商续签。

2.2服务项目：（根据实际情况具体列明，可多选或修改）

（√）档案接收与收集

（√）档案的分类、编目、著录

（√）档案的整理与装订

（√）档案的数字化扫描/录入

（√）档案存储与保管（物理或电子）

（√）档案鉴定与销毁

（√）档案利用咨询服务

（√）档案管理系统建设与维护

（△）其他：__________（如：涉密档案管理）

2.3服务方式：

以形式提供（√线上√线下√混合）

第三条双方权利与义务

3.1委托方权利与义务

3.1.1权利：

监督受托方服务质量与安全

按约定获取服务成果（如：报告、数字化档案数据、统计报表等）

对不符合要求的服务成果提出整改要求

要求受托方遵守保密义务

3.1.2义务：

按约定及时提供需外包的档案及背景信息

建立健全内部档案管理制度，明确移交档案的范围和要求

配合受托方工作，提供必要的工作环境或接口

指定专人负责沟通协调

按约定支付服务费用

3.2受托方权利与义务

3.2.1权利：

按合同约定获取服务报酬

要求委托方提供必要的工作条件和配合

对服务范围内的档案信息享有合法的专业处理权

3.2.2义务：

依照法律法规及档案管理规范提供服务

建立严格的安全与保密制度，确保档案信息安全，特别是涉及国家秘密或商业秘密的内容

严格履行档案的收集、整理、保管等环节的保密责任

做好服务过程中的风险防范，明确免责事由

对服务成果（如数字化档案）的质量负责，满足约定标准

按约定向委托方提交相关服务报告和工作成果

建立完善的档案管理记录，便于追溯

人员变动时，进行档案交接和经济保密事项的交接

第四条服务标准与质量控制

4.1通用标准：受托方应遵守国家关于档案管理、信息安全、保密工作的相关法律法规。

4.2具体标准：（根据服务内容细化）

档案整理准确率≥____%

数字化图像合格率≥____%

档案安全性（如：访问控制、防灾备份措施等）

审计字迹、印章清晰度等（如适用）

4.3质量控制：

委托方可进行次/年的随机或定期抽查

受托方应建立内部质量控制流程和客户反馈处理机制

第五条安全保密条款

5.1双方承诺对本服务过程中接触到的任何一方商业秘密、技术秘密、个人隐私及其他敏感信息承担保密义务。

5.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露。

5.3涉密的档案及其数字化成果，其使用、复制、销毁等均需严格遵守国家和双方的保密规定。保密期限为协议终止后年及以上。

5.4如因违约导致泄密，违约方需承担全部法律责任并赔偿对方因此遭受的损失。

第六条费用与支付

6.1收费标准：

采用方式计费：

（√）固定总价：总费用为人民币元（大写：）

（△）按工作量：具体标准见附件

（△）按服务时长：__________

6.2支付方式：□银行转账□支票

开户银行：

账户名称：

账号：

6.3支付计划：（示例）

预付款：%于协议生效且双方确认服务范围后支付

进度款：%，根据交付里程碑（如：完成XX档案整理）支付

尾款：剩余%，于服务结束、双方验收合格后日内支付

6.4发票：受托方应在收到款项后日内向委托方开具等额有效发票。

第七条法律责任

7.1保密责任：违反第五条规定的，承担法律责任及赔偿责任。

7.2违约责任：

若受托方未能按标准完成服务，委托方有权要求其限期整改；逾期不改或质量严重不合格，委托方有权拒付相应费用。

若委托方未能按时支付服务费用，每逾期一日，需按逾期金额的%向受托方支付违约金。

因一方违约给对方造成损失的，应进行赔偿。

7.3不可抗力：因地震、火灾、战争、政府行为等不可抗力因素导致服务中断，双方互不承担责任，但应及时通知对方并提供证明。

第八条其他条款

8.1知识产权：

档案原件及相关管理工具的所有权仍归委托方。

涉及档案内容的知识产权归委托方；受托方因完成本合同而开发的特定软件、工具等的知识产权归属：__________（约定：归委托方/受托方所有，但委托方有权使用权等）。

8.2争议解决：凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权按照（选择：诉讼/仲裁）解决。选择诉讼的，适用地法律；选择仲裁的，提交仲裁委员会，按其仲裁规则进行仲裁。

8.3通知与送达