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公司内外部沟通协作标准化模板

一、适用范围：内外部协作场景全覆盖

本标准化模板适用于公司内部跨部门协作（如项目推进、资源协调、流程对接等）及外部合作（如客户对接、供应商沟通、第三方机构协作等）场景，旨在通过统一沟通框架，减少信息传递误差，提升协作效率，保证协作目标清晰、责任分工明确、过程可追溯。具体包括但不限于：

内部：跨部门项目启动会、需求对接、进度同步、问题解决、资源申请；

外部：客户需求确认、合同条款沟通、项目交付验收、供应商合作对接、外部机构联合申报等。

二、标准化操作流程：从目标到归档的七步法

第一步：明确沟通目标与协作需求

操作说明：

确定协作核心目标（如“完成项目需求调研”“解决产品技术问题”“确认合同付款节点”）；

梳理协作需求细节，包括：需对方提供的支持（如数据、资源、人力）、期望交付成果、时间节点、关键约束条件（如预算、合规要求）；

区分内部/外部协作：内部协作需明确对接部门及接口人，外部协作需确认对方单位对接人及权限范围。

示例：市场部发起“新品推广项目”内部协作，目标为“6月30日前完成推广方案落地”，需求为“研发部提供5月20日前技术参数文档、5月25日前功能演示视频，设计部配合物料设计”。

第二步：收集与核对基础信息

操作说明：

内部协作：收集发起部门、负责人、协作部门、项目编号、截止日期等基础信息，保证部门名称、负责人姓名（用*代替）准确；

外部协作：补充对方单位全称、对接人姓名（*先生/女士）、合作背景（如合作项目名称、合作周期）、保密要求（如有）；

核对信息一致性：如项目编号是否唯一、截止日期是否符合公司流程、对方单位名称与合同/协议是否一致。

第三步：选择适配沟通渠道与模板类型

操作说明：

沟通渠道选择：

内部协作：优先使用企业/钉钉工作群同步进度，重要事项（如需求变更、风险预警）需通过邮件书面确认；紧急事务可先电话沟通，但需在24小时内补填模板；

外部协作：正式需求（如合同、方案）优先通过邮件发送（需附带公司官方邮箱后缀），重要事项可配合视频会议，会议后需发送会议纪要模板；

模板类型选择：根据协作场景选择“内部协作模板”或“外部协作模板”（详见第四部分模板内容框架）。

第四步：填写协作模板核心内容

操作说明：

按“模板内容框架”逐项填写，保证“沟通事项”“具体内容”“所需支持”“期望成果”等字段无遗漏；

语言需简洁明确，避免模糊表述（如“尽快”“大概”），改用具体时间节点（如“5月20日前”）、量化指标（如“提供3版设计方案”）；

附件需完整文件（如需求文档、合同草案），并注明附件名称及版本号（如“技术参数文档_V1.0”）。

第五步：发起沟通与确认接收

操作说明：

内部协作：通过企业/钉钉将模板发送至协作部门接口人，并抄送双方负责人；发送后接口人提醒确认，要求在2个工作日内反馈“确认意见”（如“已确认，可推进”“需补充信息”）；

外部协作：通过公司官方邮箱发送模板邮件，邮件标题注明“【协作需求】+项目名称+单位名称”（如“【协作需求】2024年新品推广项目-科技有限公司”），并抄送公司对接负责人；要求对方在3个工作日内书面确认（邮件回复或盖章扫描件）；

若超时未确认，需主动跟进（如电话提醒），并记录跟进时间及结果。

第六步：实时跟进协作进度与反馈

操作说明：

发起方需定期（如每周/关键节点）同步协作进展，通过模板“沟通记录”字段更新最新情况（如“研发部已完成技术参数文档初稿，待评审”）；

接收方需在收到进度更新后1个工作日内反馈意见，如有问题需明确说明原因及解决建议（如“视频初稿未包含核心功能演示，需补充3个场景案例”）；

若出现协作风险（如延期、资源冲突），需在24小时内启动风险预警，填写“风险描述”“影响范围”“解决方案”并上报双方负责人。

第七步：归档协作记录与成果

操作说明：

协作完成后，发起方需整理完整沟通记录（含模板、附件、确认意见、进度更新、风险记录等），按“项目名称-协作日期-单位名称”命名文件夹，存储至公司共享服务器指定目录（如“协作档案-2024-内部/外部”）；

外部协作需额外归档对方确认文件（如盖章邮件、签署合同），保证法律效力；

重要协作（如年度合作项目、跨部门核心项目）需在归档后3个工作日内提交协作总结（含目标达成率、问题复盘、改进建议），至部门负责人及项目管理办公室。

三、模板内容框架：内部与外部协作双模板

（一）内部沟通协作模板

字段名称

填写说明

示例

项目名称

协作项目的全称（与项目立项书一致）

2024年Q2新品推广项目

项目编号

公司统一分配的项目编号（如PM-2024-056）

PM-2024-056

发起部门

本部门全称

市场部

负责人

发起部门负责人姓名（*经理）

*经理

协作部门

需配合的部门全称（可多选）

研发部、设计部

截止日期

协事项