合同审查与档案管理模板系统.docVIP

合同审查与档案管理模板系统使用指南

一、系统适用场景与价值

本模板系统适用于企业法务部门、中小企业管理者、律师事务所及项目负责人等主体，旨在通过标准化流程解决合同审查效率低、档案管理混乱、风险防控薄弱等问题。具体场景包括：

企业日常合同管理：规范采购、销售、服务、劳动等各类合同的审查与归档，保证条款合规；

律所批量案件处理：统一合同审查标准，实现案件材料的系统化整理与快速检索；

项目全周期管控：针对合作项目中的合同文件，从签订履约到归档销毁进行全流程跟踪；

合规审计支持：提供完整的合同档案链，满足内外部审计对合同管理规范性的要求。

通过使用本系统，可显著降低合同法律风险，提升档案管理效率，实现合同信息的可追溯与可复用。

二、全流程操作指引

（一）合同起草阶段：需求梳理与文本初拟

操作目标：明确合同核心需求，形成初步文本。

操作步骤：

需求沟通与记录：由业务发起人（如采购经理、销售主管）与对方对接，确认合同主体、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等关键要素，填写《合同需求沟通表》（见模板1），并经需求方负责人签字确认。

文本初拟：根据确认的需求，选择对应类型合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），结合业务特性调整条款，重点明确双方权利义务、验收标准、争议解决方式等内容。初拟文本需标注“待审查”字样。

（二）合同审查阶段：合规性与风险把控

操作目标：保证合同内容合法、条款完整、风险可控。

操作步骤：

提交审查申请：起草人将初拟文本及《合同需求沟通表》提交至法务/审查岗（如法务专员、律师），填写《合同审查申请表》（见模板2），说明合同背景、重点关注事项及时间要求。

多维度审查：审查人依据《合同审查要点清单》（见模板3），从以下方面进行审查：

主体资格：核实对方营业执照、授权委托书（如签约人非法定代表人）、经营范围等；

内容合法性：检查条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效情形；

条款完整性：确认标的、价款、履行方式、违约责任、争议解决等核心要素是否明确；

业务风险：结合行业特性评估履约风险（如质量标准、交付期限、付款条件等）。

出具审查意见：审查人将审查意见标注于合同文本中，形成《合同审查意见表》（见模板4），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论，并说明修改理由。

意见反馈与修改：起草人根据审查意见修改文本，重大争议需组织业务部门与对方协商，协商一致后重新提交审查。

（三）合同签订阶段：审批与签署留痕

操作目标：完成合同审批流程，保证签署行为合法有效。

操作步骤：

履行审批流程：审查通过的合同，由起草人填写《合同审批表》（见模板5），按企业权限提交至相关负责人审批（如部门总监、总经理），审批需明确“同意签署”或“补充说明后签署”。

文本最终确认：审批通过后，与对方核对最终文本，保证双方版本一致，加盖合同专用章或公章（如为个人合同，需签字按手印）。

签署留痕：对签署过程进行拍照或扫描存档，保证签署页清晰可见，骑缝章（如需）完整。

（四）合同归档阶段：分类存储与信息录入

操作目标：实现合同材料的系统化归档，便于后续检索与查阅。

操作步骤：

材料整理：签订完成后，收集合同文本（含所有附件）、审查意见表、审批表、签署页、沟通记录等全套材料，按“正本+副本”方式整理，正本为签署原件，副本为扫描件或复印件。

分类编号：根据合同类型（如采购、销售、服务）、签订年度等规则进行分类编号（示例：CG-2024-001表示2024年采购合同第1号），编号规则需在企业内部统一。

信息录入：将合同编号、名称、签订日期、合同主体、金额、履行期限、归档日期等信息录入《合同归档清单》（见模板6），同步至电子档案系统（如企业OA、档案管理软件），保证电子档与纸质档一致。

存放与保管：纸质档案存入专用档案柜，标注合同编号及名称；电子档案定期备份，防止数据丢失。

（五）合同借阅与更新阶段：规范使用与动态管理

操作目标：控制合同借阅权限，及时更新履约及变更信息。

操作步骤：

借阅申请：因业务需要借阅合同档案时，借阅人（如财务人员、审计人员）填写《合同借阅申请表》（见模板7），说明借阅事由、用途、期限，经部门负责人及档案管理员签字同意。

借阅与归还：档案管理员核对申请信息后，提供档案副本（原则上不借阅原件），借阅人需在承诺期限内归还，归还时档案管理员检查档案完整性，更新借阅记录。

合同变更与补充：履行过程中如需变更或补充合同，需签订《合同补充协议》，参照上述“起草-审查-签订-归档”流程处理，并在原合同档案中补充存放，同时在《合同归档清单》中标注变更信息。

（六）合同到期与销毁阶段：履约评估与合规处置

操作目标：评估合同履约情况，对到期档案进行合规销毁。

操作步骤：

履约评估：合同到期前1个月，由业务部门牵头，联合法务、财务部门评估履约