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合同管理与风险防范操作手册
一、前言
合同是企业经营活动的法律载体，规范合同管理、防范法律风险是保障企业稳健运营的核心环节。本手册基于《中华人民共和国民法典》《公司法》等法律法规，结合企业合同管理实践，构建覆盖合同全生命周期（起草、审核、签订、履行、归档）的标准化操作流程与风险防控体系，旨在为企业法务、业务及管理人员提供实用工具指南，助力提升合同管理效率，降低履约纠纷风险，保障企业合法权益。
二、合同起草与风险预控
（一）起草前的准备工作
操作步骤：
明确交易主体与背景
核实合同相对方的基本信息：企业需通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台查询对方主体资格（如营业执照、经营范围、是否存续、有无行政处罚或失信记录）；个人需核实身份证信息、民事行为能力（如是否为限制民事行为能力人）。
梳理交易背景：明确合作目的（如采购、销售、服务、合作开发等）、交易历史（如是否曾有过合作，有无未解决纠纷）、对方履约能力（如财务状况、行业口碑、过往项目案例）。
梳理核心交易需求
组织业务部门、法务部门召开需求对接会，明确合同标的（货物名称/规格、服务内容、技术标准）、数量/质量要求、履行期限/地点、价款及支付方式、验收标准等核心要素，避免条款遗漏或模糊。
识别特殊需求：如涉及知识产权归属、保密义务、违约责任的，需提前明确具体边界（如保密范围、保密期限、违约金计算方式）。
收集基础法律与行业规范
收集与交易相关的法律法规（如买卖合同适用《民法典》买卖合同章，建设工程合同适用《民法典》建设工程合同章）、行业主管部门规章（如食品行业需符合《食品安全法》）、国家标准/行业标准（如产品需符合GB/T1.1-2020标准）。
整理企业内部合同模板库：优先使用已通过法务审核的标准合同模板，无模板时参考行业通用模板，避免从互联网随意模板导致条款不规范。
注意事项：
主体资格核查需留存书面记录（如企业信用信息公示截图、对方资质证书复印件），并加盖对方公章或签字确认，避免“萝卜章”风险；
交易需求需形成书面《需求确认单》，由业务部门负责人签字确认，避免后期对条款理解不一致引发争议。
（二）合同核心条款起草规范
操作步骤：
主体信息条款
企业主体：写明全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（电话、邮箱），可增加“如需变更，应提前10日书面通知对方”的约定。
个人主体：写明姓名、身份证号、住址、联系方式，并附身份证复印件。
标的条款
货物买卖：明确产品名称、规格型号、品牌、生产厂家、数量（含大写）、质量标准（如“符合国家GB18582-2020标准”），避免使用“优质产品”“合格产品”等模糊表述。
服务合同：明确服务内容、范围、标准（如“咨询服务需提交书面报告，报告需经甲方项目负责人签字确认”）、服务期限（起止日期、具体工作节点）。
权利义务条款
权利：明确付款请求权、验收权、索赔权（如“货物送达后5个工作日内，甲方有权对数量、质量进行验收，验收不合格的，乙方应在3日内更换”）。
义务：明确交付义务（如“乙方应于2024年12月31日前将货物送至甲方指定地点，运费由乙方承担”）、保密义务（如“双方应对在合作中获知的商业秘密（含技术信息、经营信息）承担保密义务，保密期限至合同终止后3年”）、协助义务（如“甲方应提供必要的场地、资料配合乙方履行合同”）。
违约责任条款
约定明确违约行为：如“逾期交货”“质量不符合约定”“未按时付款”等。
约定违约金计算方式：如“逾期交货的，每逾期1日，按逾期交付部分货款的0.05%支付违约金，累计不超过合同总额的10%”；“质量不符合约定的，甲方有权拒收，乙方应在甲方指定期限内更换，更换仍不符合的，甲方有权解除合同并要求乙方赔偿损失”。
约定定金与违约金的关系：如“乙方支付定金后，若乙方违约，无权要求返还定金；若甲方违约，应双倍返还定金。定金与违约金重叠时，守约方可选择适用对己有利的条款”。
争议解决条款
明确争议解决方式：协商、调解、仲裁或诉讼。优先约定“协商不成，提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼管辖”，避免约定“由市仲裁委员会仲裁”时未明确仲裁事项（需为合同全部或部分争议）。
明确管辖法院：如“因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，均由合同签订地（甲方所在地）人民法院管辖”。
注意事项：
避免使用“大概”“左右”“尽可能”等模糊词汇，所有时间、金额、数量需明确具体数值；
违约金约定不宜过高（一般不超过实际损失的30%），否则可能被法院调低；
争议解决条款需明确、唯一，避免同时约定仲裁和诉讼。
（三）风险预控工具应用
工具1：合同主体信息核查表
核查项目
核查内容
核查结果（合格/不合格）
备注（如证书编号、有效期）
核查人
核查日期
企业名称
与营业执照是否一致
统一社会信用代码
是否
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