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业务费用审批标准及报销凭证模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于企业内部因公发生的各项业务费用的审批与报销管理，覆盖以下典型场景：

日常办公费用：如办公用品采购、快递费、通讯费等；

差旅费用：如员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用：如客户接待产生的餐费、礼品费、活动场地费等；

市场推广费用：如展会参展费、广告宣传费、物料制作费等；

其他业务支出：如培训费、咨询费、小额维修费等。

涉及人员包括：费用申请人（员工）、部门负责人、财务审核人员、分管领导及最终审批负责人（如总经理）。

二、业务费用报销全流程操作指引

（一）费用发生前：提前申请与预算确认

大额费用提前报批：单笔费用预计超过5000元（含）的，需提前3个工作日填写《业务费用申请表》（见附件1），明确费用用途、预算明细、预期收益等，经部门负责人及分管领导审批通过后方可发生。

预算内小额费用：常规小额费用（如办公用品采购）需在部门年度预算内执行，超预算部分需额外说明理由并补办申请手续。

（二）费用发生中：凭证收集与合规性把控

获取合规凭证：费用发生时，务必取得合法有效的报销凭证，具体要求：

发票类：增值税发票（专票/普票）需抬头、税号、项目名称、金额、开票日期等信息完整无误，发票专用章清晰；电子发票需打印并注明“已报销，仅限本次使用”。

凭证类：差旅需提供行程单、住宿水单（与发票一致）；招待需提供客户名单、事由说明；交通费需提供打车票、购票凭证等。

禁止事项：不得使用虚假发票、过期发票或与业务无关的凭证。

凭证粘贴规范：将所有凭证按时间顺序分类粘贴在《费用报销凭证粘贴单》（见附件2）上，每张凭证注明费用发生日期、事由及金额，避免重叠。

（三）费用报销后：填写模板与提交审批

填写《业务费用报销凭证》：根据模板要求完整填写（详见第三部分模板表格），包括基本信息、费用明细、审批签字栏等，保证字迹清晰、数据准确。

提交材料：将填写完整的《业务费用报销凭证》与粘贴好的凭证一并提交至部门负责人处，同步通过OA系统或线下流程发起报销申请。

（四）审批流程：分级审核与责任确认

部门负责人审核：确认费用发生的真实性、合理性及是否在预算内，签字同意后提交财务部门。

财务部门审核：检查凭证合规性、金额准确性、报销标准是否符合公司规定（如差住宿费上限、招待费占比等），对不符合要求的材料退回申请人补充或修改。

分管领导审批：根据费用金额分级审批（示例：5000元以下由部门负责人审批；5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理审批）。

财务付款：审批通过后，财务部门于5-10个工作日内完成付款（具体以公司财务制度为准）。

三、业务费用报销凭证模板（标准表格）

表头基本信息

报销单号

报销日期

年月日

申请人*

所在部门*

员工工号*

费用归属项目*

□日常办公□差旅□招待□推广□其他（请注明）

预算科目*

费用发生期间*

年月日至年月日

币种*

□人民币□外币（请注明）

费用明细清单

序号

费用发生日期

费用项目*

费用事由*

金额（元）*

凭证类型*

凭证号码*

1

□发票□行程单□其他

2

□发票□行程单□其他

3

□发票□行程单□其他

…

…

…

…

…

…

…

合计金额（大写）

合计金额（小写）

￥

审批意见栏

部门负责人审核*

审核意见*

□同意□部分同意（说明：）□不同意（说明：）

签字*

日期*

财务审核*

审核意见*

□符合规定□需补充材料（说明：）□不符合规定（说明：）

签字*

日期*

分管领导审批*

审批意见*

□同意□不同意（说明：）

签字*

日期*

最终审批负责人*

审批意见*

□同意□不同意（说明：）

签字*

日期*

附件清单

序号

附件名称

份数

备注

1

2

申请人承诺

本人承诺：以上费用真实、合法，符合公司财务制度及审批流程，如有虚假，愿承担一切责任。

申请人签字：日期：年月日

四、报销常见问题与风险提示

发票合规风险：发票抬头需为公司全称（与营业执照一致），税号准确无误；不得拆分发票规避审批，如将大额招待费拆分为多张小额发票。

报销时限要求：费用需在发生后30个工作日内提交报销，超期需提交书面说明并经总经理审批同意。

预算控制红线：严禁超预算或无预算报销，特殊情况需提前履行预算调整流程。

附件完整性：差旅报销需附出差审批单，招待报销需附客户名单及招待事由说明，否则财务有权拒审。

禁止行为：严禁虚报冒领、重复报销，或利用个人账户代收公司款项再报销，一经发觉将按公司规定严肃处理。

信息填写规范：报销单及附件中的金额大小写需一致，涂改处需申请人签字确认，避免模糊不清。

附件1：《业务费用申请表》（略）

附件2：《费用报销凭证粘贴单》（略）