合同审查及审批流程标准化模板合同签订支持.docVIP

合同审查及审批流程标准化模板合同签订支持工具

前言

本工具旨在通过标准化流程设计、配套模板及操作指引，帮助企业规范合同审查、审批及签订全流程，降低合同法律风险，提升合同管理效率。适用于各类企业日常业务合同（如采购、销售、服务、合作等）的全生命周期管理，可根据企业实际规模及业务特点进行适当调整。

一、模板适用场景与核心价值

（一）典型应用场景

日常业务合同签订：如采购原材料、销售商品、提供技术服务等常规业务场景，需快速完成合同内部审批与外部签订。

重大合作项目合同：涉及金额较大、条款复杂或合作周期较长的项目（如战略合作、研发合作等），需通过多部门联合审查降低风险。

标准化合同批量处理：对于高频次、条款固定的合同（如劳动合同、租赁合同模板），可通过标准化流程实现快速审批与签订。

跨部门协作合同：需多个业务部门（如销售、采购、财务、法务）共同参与的合同，明确各部门职责分工，避免推诿或遗漏。

（二）核心价值

风险防控：通过标准化审查要点，识别合同主体、条款、履约等方面的潜在法律风险，提前规避纠纷。

效率提升：明确各环节职责与时限，减少重复沟通与流程延误，缩短合同签订周期。

权责清晰：规范审批权限与责任划分，保证合同决策合规、责任到人。

管理规范：实现合同全流程留痕，便于后续追溯、审计及数据统计分析。

二、合同审查与审批标准化操作流程

（一）第一步：合同发起与材料准备

操作主体：业务部门经办人（如*）

操作内容：

明确合同需求：根据业务目标，确定合同对方主体、合作内容、核心条款（如金额、期限、权利义务等）。

收集基础材料：

对方主体资质文件（营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等，需加盖对方公章）；

业务背景说明（如项目立项批文、会议纪要、需求函等）；

涉及特殊行业的，需提供行业许可证（如食品经营许可证、资质证书等）。

选择合同模板：从企业标准合同库中选择对应类型模板（如无模板，需由法务部门协助起草初稿）。

输出成果：合同初稿、对方资质材料、业务背景说明材料。

（二）第二步：合同内部审查

操作主体：业务部门负责人→法务部门→财务部门→其他相关部门（如技术、人力资源等，根据合同类型确定）

审查顺序及时限：

业务部门初审（1个工作日）：

审查内容：合同内容是否符合业务需求、核心条款（如标的、数量、质量、交付标准）是否明确、双方权利义务对等性、履约可行性。

输出：《合同条款审查意见表》（见模板1），标注修改建议并反馈至经办人。

法务部门审查（1-2个工作日）：

审查内容：

主体资格：对方主体是否合法存续、是否具备履约能力（如经营范围、资质许可）；

合同条款：法律条款合规性（如违约责任、争议解决方式、知识产权条款）、是否存在法律漏洞、格式条款是否公平；

风险提示：明确合同履行中的法律风险及应对建议。

输出：《合同法律审查意见表》（见模板2），对重大风险条款需标注“禁止性修改”或“建议性修改”。

财务部门审查（1个工作日）：

审查内容：

付款条款：付款方式、节点、比例是否符合财务制度，资金安排是否合理；

税费承担：税费约定是否清晰，是否符合税法规定；

信用风险：对方信用记录（如是否存在逾期未付款、涉诉等）。

输出：《合同财务审查意见表》（见模板3），明确付款条件及资金风险。

其他部门专项审查（根据需要，1-2个工作日）：

如技术合同需技术部门审查技术可行性、保密条款；人力资源合同需人力资源部门审查用工合规性等。

（三）第三步：合同审批

操作主体：按企业权限分级审批人（如部门负责人→分管领导→总经理/董事长）

审批权限划分示例：

合同金额（元）

审批人

≤5万

部门负责人

5万-50万

分管领导

＞50万

总经理/董事长（需董事会决议的，按公司章程执行）

审批流程及时限：

经办人提交审批：将审查通过后的合同文本（附各部门审查意见表）提交至对应审批人。

审批人审核：重点审查合同整体风险、业务必要性、成本效益及是否符合企业战略。

审批时限：审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急合同可缩短时限，但需备注“加急”）。

审批结果反馈：审批通过后，输出《合同审批表》（见模板4），标注“同意签订”；需修改的，退回经办人并明确修改意见。

（四）第四步：合同签订与用印

操作主体：授权签订人（如法定代表人/授权委托人）、行政部/法务部（用印管理）

操作内容：

确定签订主体：

由企业法定代表人签订，或由法定代表人出具《授权委托书》（见模板5），明确授权范围、权限及期限，由授权代理人签订。

文本核对：签订前，法务部门或经办人需再次核对合同文本与审批版本是否一致，保证条款无修改（如需修改，重新履行审批流程）。

正式签署：

双方签字/盖章：合同文本一式[]份（通常至少2份，双方各执1份），双方签字处需由本人签字或盖章（公章/合同章），骑缝章需加盖完整；

特殊要求：