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行政文件管理存档规范工具指南

一、规范适用的行政文件管理场景

在各类组织日常运营中，行政文件作为记录管理活动、明确权责、保障合规的重要载体，其规范存档直接关系到工作效率与风险防控。本工具适用于以下场景：

日常行政类文件：如会议纪要、通知公告、工作计划与总结、请示报告等，需保证重要决策与工作留痕可溯；

人事管理类文件：如员工入职登记表、劳动合同、岗位说明书、培训记录、人事任免文件等，保障员工信息与人事决策的合规性；

物资与资产管理类文件：如固定资产采购合同、验收单、领用登记表、盘点记录等，保证资产全流程可管控；

合同协议类文件：如行政服务合同、采购协议、合作意向书等，明确双方权责，规避潜在纠纷；

印章与证照管理类文件：如印章使用登记表、证照申领与变更记录、年检材料等，防范印章证照使用风险。

二、行政文件存档标准化操作流程

为保证文件存档的规范性与系统性，需按以下步骤严格执行：

第一步：文件收集与初步筛选

责任主体：各部门文件管理员或指定经办人（如部门负责人指派的专员）。

操作要点：

每月/每季度末，各部门梳理当期产生的行政文件，核对是否为需长期保存的正式文件（草稿、临时性通知等无需归档的文件剔除）；

对需归档的文件，检查内容完整性（如会议纪要需包含参会人员、决议事项；合同需含双方签字盖章页），保证关键信息无缺失；

将收集的文件按“自然月/季度”分类暂存，标注“待归档”标识。

第二步：文件分类与编号规则制定

责任主体：行政部档案管理员协同各部门文件管理员。

操作要点：

分类标准：采用“一级分类+二级分类”方式，例如：

一级分类：综合管理类（ZL）、人事管理类（RS）、资产管理类（ZC）、合同协议类（HT）、证照印章类（ZZ）；

二级分类：综合管理类下可分会议纪要（ZL-HY）、通知公告（ZL-TZ）等。

编号规则：统一为“一级分类代码-年份-二级分类代码-流水号”，例如“2024年ZL-HY-001”代表2024年综合管理类会议纪要第1号文件。

对特殊文件（如涉密文件），需在分类后标注“密级”（如“内部机密”“公开”），单独存放管理。

第三步：文件登记与信息录入

责任主体：行政部档案管理员。

操作要点：

依据《行政文件存档模板表单》（见第三部分），逐项填写文件信息，包括文件名称、文号、形成部门、形成日期、密级、存放位置、档案号、保管期限、经手人等；

录入时保证信息与文件原件一致，如“形成日期”以文件落款日期为准，“存放位置”标注具体档案盒编号（如“A-01-01”代表A区1排1列1号盒）；

电子文件需同步登记，在“备注栏”注明电子档存储路径（如“服务器-行政部-2024年会议文件”），并保证电子档与纸质档内容一致。

第四步：文件整理与实体归档

责任主体：行政部档案管理员。

操作要点：

纸质文件：按编号顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用无酸档案盒封装，每盒内附《文件清单》（注明盒内文件名称及编号），档案盒正面标注“档案号+起止文件号+保管期限”；

电子文件：按分类编号建立文件夹层级（如“ZL-HY/2024/”），文件名统一为“编号+文件名称”（如“ZL-HY-2024-001_2024年度第一次行政会议纪要”），存储于指定服务器或加密硬盘，定期备份（每月1次）；

特殊文件：如合同原件、印章使用记录等，需使用防火档案盒存放，并放置防虫、防潮剂。

第五步：档案存放与日常管理

责任主体：行政部档案管理员。

操作要点：

档案柜/室需保持干燥、通风（湿度控制在45%-60%，温度14-24℃），配备温湿度计、消防器材，定期检查（每季度1次）；

档案柜张贴“存放区域示意图”，标注各类档案的对应位置，便于快速查找；

建立档案借阅登记制度（见第六步），非经允许不得擅自调取档案。

第六步：文件借阅、利用与到期处置

责任主体：借阅申请人、部门负责人、档案管理员。

操作要点：

借阅流程：申请人填写《文件借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，档案管理员核对档案信息，登记借阅人、借阅日期、归还期限（一般不超过3个工作日），借阅时签署《档案保密承诺书》；

利用规范：借阅文件仅限查阅，不得涂改、勾画、抽取、拆散、撤换、损毁，确需复印的，经行政部负责人批准后，档案管理员监督复印，并标注“复印件仅供用途，再复印无效”；

到期处置：对达到保管期限的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，经行政部及法务部门（如需）审核后，报分管领导批准，由2人以上共同监销，销毁过程记录存档，涉密文件需使用碎纸机销毁。

三、行政文件存档管理模板表单

文件名称

文号

形成部门

形成日期

密级

存放位置

档案号

保管期限

经手人

备注（电子档路径/特殊说明）

2024年度第一次行政会议纪要

XZ-202401

行政部

2024-01-15

公开

A-01-01

ZL-HY-00