文件类别管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强文件管理，规范文件类别，提高文件管理水平，确保文件的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规和文件管理的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的各类文件，包括但不限于公文、档案、资料、报表、报告等。

第三条文件类别管理应遵循以下原则：

1.分类清晰：根据文件的性质、用途、保管期限等因素，科学合理地进行分类。

2.管理规范：建立健全文件管理制度，明确文件管理的职责、程序和标准。

3.安全保密：严格执行文件保密制度，确保文件安全。

4.效率优先：提高文件处理效率，确保文件及时、准确、完整地传递和使用。

第二章文件分类

第四条文件分类应按照以下标准进行：

1.按文件性质分类：分为公文、档案、资料、报表、报告等。

2.按文件来源分类：分为内部文件、外部文件、转发文件等。

3.按文件内容分类：分为政策法规、业务指导、工作部署、工作总结、会议记录等。

4.按文件保管期限分类：分为永久保存、长期保存、短期保存、销毁等。

第五条各类文件的具体分类标准如下：

1.公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等。

2.档案：包括人事档案、业务档案、财务档案、设备档案等。

3.资料：包括政策法规、业务指导、工作总结、会议记录、培训资料等。

4.报表：包括统计报表、工作报表、财务报表等。

5.报告：包括工作汇报、调研报告、项目报告等。

第三章文件管理职责

第六条文件管理职责分为以下几类：

1.文件管理部门：负责制定文件管理制度，组织实施文件管理工作，对文件管理进行全面监督和检查。

2.文件管理人员：负责文件的接收、登记、分发、归档、保管、销毁等工作。

3.文件使用人员：负责文件的查阅、借阅、归还等工作。

第七条文件管理部门职责：

1.制定文件管理制度，报请单位领导批准后实施。

2.组织实施文件管理工作，确保文件管理工作的顺利进行。

3.定期对文件管理工作进行检查、总结和改进。

4.负责文件的归档、保管和销毁工作。

5.负责文件的保密工作。

第八条文件管理人员职责：

1.接收文件，登记文件信息，确保文件信息准确无误。

2.分发文件，确保文件及时送达相关人员。

3.收集、整理、归档文件，确保文件完整、有序。

4.保管文件，确保文件安全。

5.按规定销毁文件，确保文件信息安全。

第九条文件使用人员职责：

1.查阅文件，遵守文件保密制度，不得泄露文件内容。

2.借阅文件，填写借阅单，按时归还文件。

3.使用文件，确保文件安全，不得擅自复制、传播文件内容。

第四章文件管理程序

第十条文件管理程序分为以下几步：

1.文件接收：接收文件，登记文件信息。

2.文件分发：根据文件性质和内容，将文件分发至相关人员。

3.文件归档：收集、整理、归档文件。

4.文件保管：保管文件，确保文件安全。

5.文件销毁：按规定销毁文件。

第十一条文件接收程序：

1.文件接收人员接收文件，确认文件信息无误。

2.文件接收人员登记文件信息，包括文件名称、文件编号、文件来源、文件份数等。

3.文件接收人员将文件送至文件管理部门。

第十二条文件分发程序：

1.文件管理部门根据文件性质和内容，确定文件分发对象。

2.文件管理部门将文件分发至相关人员。

3.文件使用人员确认文件无误后，签字确认。

第十三条文件归档程序：

1.文件使用人员将文件使用完毕后，送至文件管理部门。

2.文件管理部门对文件进行整理、分类、归档。

3.文件管理部门对归档文件进行编号、登记。

第十四条文件保管程序：

1.文件管理部门根据文件保管期限，确定文件保管方式。

2.文件管理部门对文件进行分类、编号、登记。

3.文件管理部门对文件进行定期检查、维护。

第十五条文件销毁程序：

1.文件管理部门根据文件保管期限，确定文件销毁时间。

2.文件管理部门对文件进行分类、编号、登记。

3.文件管理部门对文件进行销毁，确保文件信息安全。

第五章文件保密

第十六条文件保密工作应遵循以下原则：

1.严格保密：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应严格保密。

2.分级管理：根据文件内容的重要性，对文件进行分级管理。

3.定期审查：定期对文件保密工作进行审查，确保文件保密工作落到实处。

第十七条文件保密措施：

1.文件管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露文件内容。

2.文件使用人员应遵守保密制度，不得擅自复制、传播文件内容。

3.文件管理部门应定期对文件保密工作进行检查，确保文件保密工作落到实处。

第六章奖励与处罚

第十八条对在文件管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

第十九条对违反文件管理制度的个人和集体，给予批评教育、通报