业务流程标准化审核及执行跟进表.docVIP

业务流程标准化审核及执行跟踪表工具指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业、组织内部需规范管理、全程跟踪的业务流程，尤其适合以下场景：

核心业务流程管控：如采购审批、项目交付、客户服务、合同签订等需多环节协作的关键流程，通过标准化审核保证合规性，通过执行跟踪保障进度。

跨部门协作流程优化：当涉及多个部门、角色的复杂流程（如新品上市流程、年度预算审批）时，明确各环节责任与节点，减少推诿扯皮，提升协作效率。

新流程试点与推广：在推行新流程或优化旧流程时，通过跟踪表记录执行中的问题与反馈，为流程迭代提供数据支撑。

合规审计与风险防控：对需满足法规要求或内部管控标准的流程（如财务报销、数据安全管理），通过审核留痕与执行记录，实现全过程可追溯，降低合规风险。

通过使用本工具，可实现“流程标准化、责任明确化、进度可视化、问题可追溯”，推动业务从“经验驱动”向“规范驱动”转型，提升整体运营效率与质量。

二、全流程操作指引

（一）流程发起：明确需求与基础信息

发起人准备：流程发起人（如部门负责人、项目经办人*）需提前梳理流程目标、涉及环节、所需资源及潜在风险，明确“为什么要做该流程”“预期达成什么结果”。

填写基础信息：在跟踪表中录入以下核心信息（以“采购流程”为例）：

流程名称：如“部门办公设备采购流程”；

流程编号：按企业规则编码（如CG-2024-001），便于归档检索；

发起部门/发起人*：明确发起主体及责任人；

发起日期：流程实际启动时间；

预期完成日期：根据流程复杂度预估的截止时间；

流程背景与目标：简述采购原因（如“因部门新增人员，需采购5台办公电脑”）、需达成的目标（如“保证设备在10月15日前到位，满足办公需求”）。

（二）审核环节：标准化把关与风险防控

审核节点设置：根据流程复杂度划分审核节点（如“部门初审→财务复审→总经理终审”），每个节点明确审核人（如部门经理、财务主管、总经理）及审核标准（如“是否符合预算规定”“是否为必需品”）。

审核操作：

审核人收到流程后，需对照审核标准在1个工作日内完成审核，通过“审核意见”栏明确反馈（如“同意采购，但需选择性价比更高的品牌”“预算超支，需调整采购数量”）；

若审核不通过，需注明“退回原因”及“修改建议”，发起人根据意见调整后重新提交；

审核通过后，审核人需在“审核日期”“状态”栏签字确认（电子文档可备注姓名及日期），流程进入执行环节。

（三）执行分解：任务拆解与责任到人

任务拆分：流程审核通过后，由执行负责人（如采购专员）将整体流程拆解为具体任务（如“供应商筛选→询价→合同签订→订单下达→到货验收”），明确每个任务的：

任务名称：具体动作（如“筛选3家合格供应商”）；

负责人：直接责任人（如“采购专员”）；

起止时间：任务开始与完成截止时间（如“10月8日-10月10日”）；

交付物：任务成果（如“供应商报价单”）。

任务分配：将拆分后的任务录入跟踪表“执行任务分解”栏，通过邮件或会议同步给各负责人，保证“人人有事干、事事有人管”。

（四）进度跟踪：动态监控与风险预警

进度更新：各任务负责人需每日/每周更新任务进度（如“进行中：已完成供应商筛选，待询价”“已完成：合同已签订，扫描件已存档”），在“当前进度”栏选择“未开始/进行中/已完成/延期”，并注明“完成率”（如“60%”）。

问题记录：若任务执行中遇到问题（如“供应商A交期延迟3天”“预算审批流程卡顿”），需在“问题记录”栏详细描述问题内容、影响范围及初步解决方案，同步跟踪人（如部门助理）或发起人。

风险预警：跟踪人需每周汇总进度，若发觉任务可能延期（如“当前进度滞后于计划2天”），需在“风险提示”栏标注，并协调资源推动解决（如“与财务部门沟通加急审批”“联系供应商催交”）。

（五）完成归档：闭环管理与复盘优化

成果确认：所有任务完成后，执行负责人需汇总交付物（如采购合同、验收单、发票），提交给发起人及审核人确认，在“完成情况”栏选择“已完成”，并备注“最终成果”（如“5台电脑已验收合格，发票已提交财务”）。

反馈与归档：发起人组织相关人员召开简短复盘会，讨论流程执行中的优点与不足（如“供应商筛选环节耗时较长，下次可建立合格供应商库”），将反馈意见录入“跟踪反馈”栏，最后将完整的跟踪表按流程编号归档，保存期限按企业规定执行（如1-3年）。

三、标准化模板结构说明

业务流程标准化审核及执行跟踪表的模板框架，可根据实际需求调整字段：

流程基本信息

流程名称

流程编号

发起部门

发起人*

发起日期

年月日

预期完成日期

年月日

流程背景与目标

（简述流程目的、需达成的具体结果，如“解决部门办公设备老化问题，提升工作效率”）

审核节点记录

节点名称

审核人*

（如：部门初审）

（如：部门经理*）

（如：财务复审