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采购流程标准化执行手册及模板集

前言

为规范企业采购行为，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册基于企业采购管理实践，整合全流程标准化操作要求，配套实用模板工具，适用于企业各部门采购需求发起、采购执行、验收结算等全环节操作，旨在为采购相关人员提供清晰指引，保证采购活动合规、高效、透明。

第一章采购流程概述

1.1核心环节说明

本手册涵盖采购全生命周期五大核心环节：需求提报与审批、供应商选择与管理、合同签订与审批、订单执行与跟踪、验收与付款结算。各环节环环相扣，需严格按照标准化流程执行，保证采购活动有据可依、权责清晰。

1.2标准化意义

规范操作：统一流程与表单，减少随意性，避免操作漏洞；

提升效率：明确各环节职责与时限，缩短采购周期；

控制风险：通过审批节点与合规审查，防范廉洁风险与合规风险；

成本优化：通过供应商竞争与过程管控，降低采购成本。

第二章各阶段标准化操作指南

第一节需求提报与审批：从“需求提出”到“采购授权”

操作目标：保证采购需求真实、必要，预算合规，为后续采购环节奠定基础。

步骤1：需求部门发起申请

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目组等）；

操作内容：

根据业务需求，填写《采购需求申请表》（模板见第三章第一节），明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、技术参数（如有）及到货日期；

附件需包含：需求部门负责人签字的《需求确认函》（如为项目采购，需附项目立项批复）、技术部门出具的《技术规格要求书》（如涉及专业设备）。

步骤2：部门负责人审批

操作主体：需求部门负责人（如生产部经理*）；

审批要点：审核需求的必要性、与业务计划的匹配性、预算金额是否在部门年度预算范围内；

输出结果：《采购需求申请表》“部门负责人审批”栏签字确认，通过后提交采购部门。

步骤3：采购部门审核

操作主体：采购部门专员*；

审核要点：

检查表单填写完整性（如规格型号、数量、预算等关键信息是否遗漏）；

核查需求是否可通过内部调拨、库存满足，避免重复采购；

确认预估单价与历史采购价格、市场行情是否差异过大（如差异超20%，需要求需求部门补充说明）。

输出结果：审核通过后，在《采购需求申请表》“采购部门审核”栏签字；不通过则退回需求部门并注明原因。

步骤4：预算与权限审批

操作主体：财务部门审核人、分管领导（根据采购金额分级审批）；

审批权限（示例）：

金额≤5万元：财务部门审核+采购部门负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：财务部门审核+分管采购副总*审批；

金额＞20万元：财务部门审核+总经理*审批。

输出结果：审批通过后，《采购需求申请表》生效，作为后续采购执行的依据。

第二节供应商选择与管理：从“寻源”到“定标”

操作目标：通过规范化的供应商筛选、评估流程，选择优质、合规的供应商，保证采购物资/服务质量与性价比。

步骤1：供应商信息收集与初选

操作主体：采购部门专员*；

操作内容：

从《合格供应商名录》（动态维护）中筛选符合需求的供应商；

若名录中无合适供应商，通过行业推荐、公开招标平台（如采招网、企业采购平台）等渠道收集潜在供应商信息，至少收集3家以上；

要求供应商提供《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、ISO认证等），复印件需加盖公章。

步骤2：供应商资格预审

操作主体：采购部门、需求部门、法务部门*（联合审核）；

审核要点：

资质文件是否齐全、有效（如营业执照在有效期内，资质证书与采购内容匹配）；

生产经营状况（如是否处于正常经营状态，无重大诉讼或行政处罚）；

质量保证能力（如是否有完善的质量检测体系，提供近1年同类产品合格率证明）。

输出结果：形成《供应商资格预审表》，通过预审的供应商进入候选名单。

步骤3：询价或招标

操作主体：采购部门；

方式选择（根据采购金额与类型）：

小额采购（≤5万元）：采用“询价法”，向至少3家候选供应商发出《询价函》，要求其在2个工作日内提供书面报价单（含单价、总价、交货期、付款条件等）；

大额采购（＞5万元）：采用“公开招标法”，编制招标文件（含采购需求、评标标准、投标要求等），通过指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商投标，组织开标、评标会议。

注意事项：询价/招标过程需全程留痕，保存报价单、招标文件、会议纪要等资料。

步骤4：供应商评估与定标

操作主体：评标小组（由采购部门、需求部门、财务部门、法务部门代表组成，组长由分管领导*担任）；

评估标准（示例）：

价格（权重40%）：取最低报价或满足性价比最优；

质量（权重30%）：供应商质量认证、历史合格率、样品检测报告；

服务（权重20%）：交货期、售后响应速度、技术支持能力；

信誉（权重10%）：合作历史、行业口碑、无不良记录。

输出结果：填写《供应商综合评估表