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档案搬迁工作方案及流程

档案作为机构历史记忆的原始记录，其完整性、安全性与可利用性对机构的持续健康发展至关重要。档案搬迁工作是一项系统性强、技术要求高、风险点多的复杂任务，稍有不慎便可能造成档案损坏、遗失或信息泄露，进而影响机构的正常运营和历史传承。为确保档案搬迁工作的顺利实施，保障档案在搬迁全过程中的安全与完整，特制定本方案及流程。本方案旨在提供一套科学、严谨、可操作的指导框架，供相关单位参考执行。

一、搬迁目标与原则

（一）搬迁目标

本次档案搬迁工作旨在实现以下目标：确保所有档案在搬迁过程中零丢失、零损坏、零泄密；保证搬迁后档案的整理有序，便于后续的保管与利用；最大限度缩短因搬迁对档案日常利用服务造成的影响；高效、经济地完成搬迁任务。

（二）搬迁原则

1.安全第一原则：将档案安全置于首位，所有操作均以保障档案实体安全和信息安全为前提。

2.预防为主原则：提前预判搬迁过程中可能出现的各类风险，并制定相应的预防措施和应急预案。

3.科学规划原则：对搬迁的各个环节进行周密计划和合理安排，确保搬迁工作有条不紊。

4.责任到人原则：明确搬迁各环节的责任主体，确保每一项工作都有专人负责，责任落实到岗到人。

5.最小干扰原则：在保证搬迁质量的前提下，尽可能减少对机构日常办公和档案服务的干扰。

二、搬迁前期准备

搬迁前期准备工作是确保搬迁工作有条不紊进行的基础，需要投入足够的时间和精力，做到细致入微，考虑周全。

（一）成立搬迁工作小组

由机构分管领导牵头，档案管理部门为主导，相关业务部门、行政后勤部门及可能涉及的安保部门人员共同组成档案搬迁工作小组。明确小组各成员的职责分工，如总协调、技术指导、现场指挥、档案清点、包装、运输、接收、安全保卫等，确保各司其职，协同配合。

（二）现状摸底与需求调研

1.档案清点与评估：对拟搬迁档案进行全面、细致的清点核对，包括档案的数量、种类（文书、科技、会计、声像、实物等）、载体形式（纸质、胶片、磁带、光盘、电子载体等）、保管期限、重要程度、破损状况等。同时，对档案装具（如档案柜、密集架、文件盒）的数量和现状进行统计。此过程应与档案管理系统数据进行比对，确保账实相符。

2.新址档案库房环境勘查：组织专业人员对新址档案库房进行实地考察。重点关注库房面积、层高、格局是否符合档案存储和管理需求；温湿度调控系统、消防系统（灭火器材、烟感报警装置）、安防系统（门禁、监控、防盗设施）是否达标且运行良好；电源线路、接地系统是否安全规范；通风、采光条件是否适宜；以及搬运通道（电梯、楼梯、走廊宽度、转弯半径）是否畅通，能否满足档案运输工具和密集架等大型设备的进出。

3.制定搬迁预算：根据摸底情况和搬迁需求，合理预估搬迁过程中可能产生的各项费用，包括包装材料费、运输费、装卸费、新库房装具添置或调整费、设备租赁费（如温湿度记录仪、搬运工具）、人员劳务费、以及可能发生的应急费用等，确保预算充足合理。

（三）制定详细搬迁计划与时间表

在充分调研的基础上，制定详尽的搬迁实施计划。明确搬迁的总体时间节点（起始时间、各阶段完成时间、总体完成时间），并将搬迁过程分解为若干关键阶段，如准备阶段、包装阶段、运输阶段、新址接收与上架阶段、验收与总结阶段等，每个阶段都要有明确的任务、负责人和完成时限。同时，要对搬迁顺序进行合理规划，通常可按照档案的重要性、利用频率、档案类型或部门进行分批搬迁，以减少对日常工作的影响。

（四）人员准备与培训

1.组建搬迁执行团队：根据搬迁规模和任务量，确定搬迁执行人员。人员可由内部档案管理人员、相关部门协助人员以及聘请的专业搬迁公司人员共同组成。明确各小组及成员的具体职责。

2.开展专项培训：对所有参与搬迁的人员进行岗前培训。培训内容应包括：档案的重要性及搬迁纪律；本搬迁方案及流程；档案包装、搬运的规范操作方法和注意事项（如不同载体档案的特殊保护要求）；档案清点、核对、交接的程序；安全防范知识（防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防紫外线等）；应急预案及突发事件的处置流程；新库房布局及档案存放规划等。确保每位参与人员都清楚自身职责和操作规范。

（五）物资准备

根据档案数量和类型，提前采购或准备充足的搬迁物资。主要包括：

*包装材料：档案专用纸箱（不同规格，确保坚固耐用）、无酸档案袋、牛皮纸、泡沫板、气泡膜、包装胶带（禁用强酸强碱胶带直接接触档案）、封条、记号笔、标签（或标签打印机）。

*搬运工具：手推车（带减震、防滑装置）、叉车（如需搬运重型设备或大量档案箱）、托盘、捆扎带。

*保护用品：手套（防滑、洁净）、口罩、雨具（如遇雨天）。

*记录与标识用品：笔记本、签字笔、条形码扫描枪（如与档案管理系统对接）、温湿度记录仪。

*新库房准备：根据新库房规划，提