办公室文书档案管理流程.docxVIP

办公室文书档案管理流程

在现代办公环境中，文书档案作为组织各项职能活动的原始记录，承载着重要的信息价值与历史凭证作用。科学、规范的文书档案管理流程，不仅是保障组织高效运转、提升管理水平的基础，也是维护组织历史真实面貌、防范运营风险的关键。本文将从实践角度出发，系统阐述办公室文书档案管理的完整流程，旨在为相关从业者提供具有操作性的专业指导。

一、文书的接收与登记

文书管理的起点在于规范接收与准确登记，这是确保后续工作有序开展的前提。

外部来文：对于上级单位、平行单位或其他外部机构送达的正式文件，应由办公室指定专人负责接收。接收时需仔细核对文件的份数、文号、标题、发文单位及日期等要素是否清晰、完整，有无错发、漏发情况。确认无误后，在对方的送达回执上签字确认。

内部发文：内部生成的正式文件，在完成签发手续后，也应统一交由文书管理岗位进行登记。

登记要点：无论内外文书，均需及时进行登记。登记可采用簿册登记或电子化登记系统，登记内容应至少包含：收/发文日期、收/发文编号（或文号）、文件标题、发文机关/部门、份数、密级（如有）、处理状态、经办人等信息。登记应力求准确、及时，避免遗漏。对于紧急或重要文件，应在登记时予以标注，以便优先处理。

二、文书的拟办、批办与承办

文书登记后，进入流转处理阶段，此环节需明确责任，确保政令畅通或事项得到及时处理。

拟办：办公室负责人或指定的文书处理人员，根据文件的性质、内容和涉及范围，提出初步的处理意见，供领导参考。拟办意见应简明扼要，明确承办部门、承办人以及办理时限（如适用）。

批办：相关领导根据拟办意见，对文件的处理作出指示性决定。批办意见是文书承办的直接依据，应明确、具体。领导批办后，文书管理人员需及时将文件及批办意见转交至承办部门或承办人。

承办：承办部门或承办人接到文件后，应按照批办意见认真办理。在承办过程中，如需其他部门协作，应及时沟通协调。对于有明确办理时限的文件，必须按期完成；未能按期完成的，应及时向批办领导汇报原因。承办过程中的重要情况和结果，应做好相应记录。

三、文书的整理与分类

文书在办理完毕或传阅结束后，并非立即归档，而是需要经过系统的整理与分类，为后续的立卷归档奠定基础。

整理：首先对文书进行筛选，区分出具有保存价值的文书和无需保存的文书。对于无需保存的文书，应按照保密规定和内部管理制度进行销毁或作其他处理。对于具有保存价值的文书，则需进行进一步的整理，包括清除订书钉、回形针等金属物，对破损文件进行修补，对纸张大小不一的文件进行折叠或托裱，确保文件页面整洁、规范。

分类：分类是文书整理的核心环节，目的是使文书条理化、系统化。分类方法应根据单位的实际情况和档案管理的要求确定，常见的分类方法包括：

*年度分类法：按照文件形成或处理的年度进行分类。

*组织机构分类法：按照文件产生的部门或承办的部门进行分类。

*问题分类法：按照文件内容所反映的问题或业务性质进行分类。

*保管期限分类法：按照文件的保存价值和规定的保管期限进行分类。

实际操作中，往往采用复合分类法，如“年度-组织机构-问题”或“年度-保管期限-组织机构”等，以确保分类的科学性和检索的便捷性。分类应遵循一致性原则，同一单位、同一时期的分类标准应保持稳定。

四、文书的立卷与归档

立卷与归档是文书转化为档案的关键步骤，标志着文书管理进入档案管理阶段。

归档：在规定的时间（通常为次年上半年），将立好的案卷向单位档案管理部门（或档案室）移交，办理归档手续。归档时，需填写《档案交接登记表》，双方核对无误后签字确认，明确责任。归档范围应严格按照国家有关规定和本单位的档案管理制度执行，确保应归档的文书材料齐全、完整、准确。对于电子文件的归档，应符合电子档案管理的相关技术标准和要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

五、档案的保管与利用

档案归档后，进入长期保管阶段，同时也肩负着为各项工作提供利用服务的使命。

保管：档案保管应具备适宜的条件，包括专用的档案库房、符合标准的档案装具（如档案柜、档案盒），并注意防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制。电子档案的保管，还需注意存储介质的选择与更换、数据备份与迁移，防止信息丢失或损坏。

利用：档案利用是档案价值实现的重要途径。应建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式和审批程序。单位内部人员因工作需要查阅档案，需履行相应的借阅手续；外部单位或人员查阅，需持有效证明并经单位领导批准。查阅档案时，应遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案内容，需经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制。档案借阅后，应按期归还，档案管理人员需当面核对