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超市进货与库存管理操作规程

一、目的与意义

为规范超市进货与库存管理流程，确保商品供应及时、质量可靠、库存结构合理，有效控制成本，减少损耗，提升运营效率与盈利能力，特制定本规程。本规程旨在为超市相关部门及人员提供清晰、可操作的行为指引，保障超市经营活动的有序进行。

二、适用范围

本规程适用于超市所有商品的采购、验收、入库、存储、盘点、补货、退换货及库存信息管理等相关活动，涉及采购部、收货部、仓储部、销售部及财务部等相关部门人员。

三、职责分工

（一）采购部

负责制定采购计划，选择合格供应商，进行采购谈判，下达采购订单，跟踪到货情况，并对供应商进行管理与评估。确保采购商品的质量、价格及交货期符合超市要求。

（二）收货部

负责商品到货后的数量清点、外观检查、质量初步验收及相关单据的核对与签收。严格按照验收标准操作，杜绝不合格商品或不符商品入库。

（三）仓储部

负责商品的入库上架、存储保管、库位管理、日常养护、拣货出库及库存盘点工作。确保库存商品数量准确、质量完好、存放安全、收发有序。

（四）销售部/营运部

负责提供商品销售数据、市场需求信息及促销活动计划，协助制定采购计划，并及时反馈畅销、滞销商品信息。

（五）财务部

负责采购款项的审核与支付，参与供应商合同评审，对库存成本进行核算与监控。

四、操作流程

（一）采购计划与审批

1.需求分析与计划制定：采购部应根据历史销售数据、当前库存水平、市场趋势预测、促销活动安排及供应商供货周期等因素，定期（如每周、每月）制定商品采购计划。计划需明确商品名称、规格、预计采购数量、单价（预估）、总金额、建议供应商及期望到货日期。

2.计划审批：采购计划制定完成后，需按权限逐级上报审批。审批过程中应重点关注采购的必要性、合理性及成本控制。对于大额或特殊商品采购，需经更高层级审批。

（二）供应商选择与合同管理

1.供应商资质审核：选择供应商时，应对其营业执照、相关生产经营许可证、质量认证证书、供货能力、信誉状况、售后服务等进行全面审核与评估，优先选择资质齐全、信誉良好、供货稳定、价格合理的供应商。

2.询价与比价：对拟采购商品，应向至少三家及以上合格供应商进行询价，获取详细报价单，并进行横向比价，综合考虑价格、质量、服务等因素，择优确定合作供应商。

3.合同签订：与选定的供应商签订正式采购合同，明确商品名称、规格、数量、质量标准、价格、交货地点、交货期限、验收方式、付款方式、违约责任等关键条款。合同文本需经法务或相关负责人审核。

（三）订单下达与跟踪

1.订单生成与下达：采购计划审批通过且供应商确定后，采购部应及时向供应商下达正式采购订单。订单信息必须清晰、准确，与采购合同及审批计划一致。可采用书面、电子或系统等方式下达。

2.订单跟踪：采购部需对已下达订单进行全程跟踪，与供应商保持沟通，了解生产进度或备货情况，确保商品能按约定时间到货。如遇异常情况可能导致延迟交货，应及时协调处理并向相关部门通报。

（四）收货与验收

1.到货通知与准备：供应商发货后应及时通知超市收货部，收货部需提前做好卸货场地、工具及人员的准备工作。

2.数量清点：商品送达后，收货人员应根据采购订单及送货单，对商品的数量、规格型号进行逐一核对、清点。发现数量短少或溢余，应在送货单上注明，并及时与采购部及供应商联系确认。

3.质量验收：

*外观检查：检查商品包装是否完好无损，有无破损、污染、潮湿等情况；商品外观有无瑕疵、变形、变质等。

*标签核对：检查商品名称、规格、生产日期、保质期（或有效期）、成分、产地、生产厂家等标签信息是否清晰、完整、符合要求，是否与订单及国家标准一致。特别注意临近保质期商品的接收控制。

*证件查验：索取并查验商品的合格证明、检验检疫证明、质量保证书等相关文件资料是否齐全有效。

*抽样检验：对部分大宗商品或易出问题商品，可进行抽样开箱检验，检查内在质量是否符合要求。

4.验收结果处理：

*合格商品：验收合格的商品，由收货人员在送货单上签字确认，并办理入库手续。

*不合格商品：对数量不符、规格错误、质量不合格或证件不全的商品，收货部有权拒收，并及时通知采购部与供应商协商处理（如退货、换货、折价等），同时做好记录。

（五）入库与存储

1.入库登记：验收合格的商品，仓储部应根据验收单及时办理入库手续，将商品信息录入库存管理系统，包括商品编码、名称、规格、数量、批次、入库日期、供应商等，并为商品分配合理的库位。

2.库位规划与上架：商品应根据其特性（如常温、冷藏、冷冻、易碎、贵重等）进行分区、分类存放。遵循“先进先出”（FIFO）原则，合理规划库位，做到标识清晰、堆码整齐、易于存取。上架时需核对商品与库位信息，确保准确无误。

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