营销会议流程.docVIP

会议手册

会议主题

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

会议目的

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

会前工作

会议负责人、主持人、报告人

（1）根据会议地点、会议规模确定会议负责人；

（2）确定会议主持人和相关报告人；

（3）会议负责人通知会议主持人和相关报告人，将会议策划方案、会议内容、会议议程等发至他们，以便更好地准备主持词和报告PPT;

会议工作组

会议负责人，统筹会议的整个流程，会前准备、会议执行过程中的各方协调、会后的总结、报销等工作，并负责组建会议工作组，包括会务小组，后勤小组，影音小组，媒体小组，各组选出组长进行工作协调。

各组分工见《会议工作组分工表》。

会议邀请函、会议议程、会议指南

（1）会议负责人与会务小组根据会议主题和内容，形成会议邀请函。媒体小组通过微信公众号，云资讯等方式进行媒体宣传，影音小组提前开通直播间进行直播预告和宣传，也可将邀请函直接发送给意向参会人员；

（2）根据会议主题和会议内容，初步确定会议议程；

（3）会议前至少一周，会务小组需要形成会议指南（含会议日程安排、酒店路线等）；

（4）会议前五天，会务小组每天跟进参会人员和专家的邀请情况，初步确定住宿、用餐、会议资料等事宜的准备情况，并与后勤小组

3、酒店对接

由会议负责人结合会议实际情况，进行酒店的筛选和对比，并与酒店进行对接，由会务小组进行协助。

（1）根据会议议程和会议安排，初步判断所需会议室的数量、规模、设施；用餐的数量、规格；住宿的数量等，以此筛选酒店，对比酒店的位置、设施及价格，确定酒店；

（2）确定酒店后，对接酒店销售经理，预定会议室、用餐数量和规格、房间数量和规格，并与酒店签署协议；

（3）对接酒店确定细节安排：一是会议室设备设施情况、会议室宣传品布置的尺寸要求及注意事项（条幅数量和尺寸，是否有LED背景墙及其尺寸，签到背景墙尺寸等）、茶歇服务标准及收费；二是用餐的菜单、酒水能否自带、是否收服务费等问题的确认。

4、酒水

（1）结合预算和实际情况确定酒水购买种类、品牌型号和数量；

（2）由后勤小组联系商家进行预订，约定送货时间、地点、联络人

，如果直接送到酒店，提前与酒店联络。

10、资料袋

根据会议内容确定需要的资料类别和数量；

将所需资料和礼品一起装进公司手提袋。

会中工作：

签到

根据参会信息统计表打印带信息《签到表》和空白《签到表》，准备签到用笔；签到表设置备注一栏，统计参会代表是否用晚宴；

将资料袋放置签到台后，签到时分发资料袋；

参会人员签到完成后引导其到签到背景墙进行签名。

会场

LED背景/投影仪：会议主持开始及致辞时，画面固定在主背景；

主持人：介绍每一个发言和报告，在基本介绍词说完后，加一句“大家掌声欢迎！”；

音乐播放：根据会议流程播放音乐，包括会议开幕，主持人登场，领导登场，促单互动环节。

拍照：会场四个角分别拍摄整体照片，需拍上横幅、屏幕、全部参会代表；发言人和报告人需要有特写照片；

网络直播：会议正式开始前半小时进行直播预热，会议期间根据领导和嘉宾发言调整机位，并适时拍摄观众区域。

录音：参会代表发言，尤其是嘉宾、专家等发言需进行录音；

话筒：准备1-2支无线话筒，在会议沟通互动阶段给参会人员发言使用。

茶歇

提前对接酒店会议室负责人，提前准备茶歇桌子，将茶歇放置在会议室门口，并且准备1-2个垃圾桶；

注意茶歇时间，及时提醒茶歇时间；茶歇时间根据会议时间进行具体安排。

晚宴

由会务小组负责

提前对接酒店，准备茶水；

对接餐厅服务员，晚宴桌子排上序号，设置主桌为1号2号，重要嘉宾坐到1、2桌。

会务小组工作人员提前在门口、酒店转弯处等位置占位，引导参会人员从会议室到餐厅用餐，若人手充足可协助会后的物料和设备整理工作。

领导致辞

敬酒

会后工作：

物料和设备整理回收

原则上会议结束后是由后勤小组和影音小组分工整理，视会场现场情况各小组要协作配合，确保会后整理工作稳定有序完成。

将签到表保存好，将剩余资料、展架整理回收，租用物品由服务商加负责拆卸回收，由勤小组负责；

会场用设备的整理和安全存放，由影音小组负责；

将剩余茶歇整理回收，由后勤小组负责。

会后促单工作

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx