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机关档案资料整理规范操作指南

一、引言

机关档案作为各级党政机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的核心构成。科学规范地整理机关档案资料，不仅是维护机关历史真实面貌的基础，更是提升机关工作效率、保障决策科学性、服务经济社会发展的关键环节。本指南旨在结合机关档案工作的实际特点与普遍规律，提供一套系统、严谨且具可操作性的整理规范，以期为机关档案管理人员提供专业指导，推动机关档案管理工作的标准化与精细化。

二、档案整理的基本原则

档案整理工作应严格遵循以下原则，确保整理质量与效果：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映机关各项活动的历史原貌，严禁对原始文件进行涂改、伪造或随意取舍。整理过程中，需特别注意鉴别文件的真伪及形成过程的客观性。

2.完整性原则：确保归档文件材料的齐全完整，不仅包括正式文件，也应涵盖相关的附件、说明、过程性材料等，力求全面反映事项的来龙去脉。

3.系统性原则：将零散的文件材料按照其内在联系和一定的规律进行有序组织，形成有机联系的整体，便于管理、检索和利用。

4.规范性原则：严格依照国家及行业有关档案工作的法律法规、标准规范进行操作，确保整理方法、著录格式、保管期限划分等方面的统一与规范。

5.安全性原则：在整理全过程中，必须高度重视档案的实体安全与信息安全，采取有效措施防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘，确保档案的物理安全和信息不泄露。

三、档案资料整理操作流程

（一）收集与鉴别

档案整理工作始于文件材料的收集。各部门应指定专人负责本部门形成文件材料的及时收集、积累与初步整理。收集范围应全面覆盖本机关在公务活动中形成的各类文字、图表、声像、电子等不同形式的记录。

收集完成后，需对文件材料进行严格鉴别：

*价值鉴别：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，区分文件材料的保存价值，确定其是否属于归档范围。

*真伪鉴别：审查文件材料的真实性、有效性，剔除虚假、重复、无效的材料。

（二）分类

分类是档案整理的核心环节，旨在将纷繁复杂的文件材料按照一定的逻辑关系进行有序划分。机关档案通常采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的复式分类法。

1.年度分类：将文件材料按其形成年度进行划分。一般情况下，文件材料的形成年度以签发日期为准；跨年度形成的文件，应放在文件内容针对的年度或办结年度。

2.组织机构（或问题）分类：在年度内，按文件材料形成的组织机构（部门）进行分类；对于未设具体工作部门或工作部门不明确的机关，可按文件内容所反映的问题进行分类。选择何种方式，需结合机关实际并保持相对稳定。

3.保管期限分类：在组织机构（或问题）下，将文件材料按永久、定期（如30年、10年）划分保管期限。保管期限的确定需严格对照相关规定，准确把握文件的历史查考价值、凭证价值和科学研究价值。

（三）排列

排列是在分类的基础上，对同一类别的文件材料按其形成的时间顺序或逻辑关系进行系统排序，以体现文件材料之间的有机联系。

*同一事由文件的排列：通常遵循“批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后”的原则。

*不同事由文件的排列：一般按文件形成时间的先后顺序排列。对于一些重要的、具有指导意义的文件或针对某一重大问题的系列文件，可适当集中排列。

（四）编目

编目是通过一定的形式和手段，对整理好的文件材料进行著录和编号，编制成目录，为档案的检索和利用提供依据。

1.编号（件号）：在同一保管期限内，对每份文件材料（独立成件）按排列顺序赋予唯一的顺序号。件号的编制应从“1”开始，逐件编制。

2.著录：按照《档案著录规则》，对文件材料的题名、责任者、形成时间、文号、页数、保管期限、件号等核心要素进行准确、规范的记载。著录应力求简明扼要，信息完整。

3.编制归档文件目录：将著录结果按一定顺序汇编成册，形成归档文件目录。目录应包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（五）技术加工与装订

为保证档案的耐久性和便于保管利用，需对文件材料进行必要的技术处理。

*修整：对破损、残缺的文件材料应进行修补；对字迹模糊或易褪变的文件材料，应进行复制，并与原件一并归档。

*折叠：对于超出A4规格的文件材料，应按规范进行折叠，力求平整，便于装订和翻阅。

*装订：归档文件应以“件”为单位进行装订。装订方式应有利于保护文件，推荐使用不锈钢夹或线装等方式，避免使用易锈蚀或对文件造成损害的装订材料。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后。

（六）装盒与填写备考表

1.装盒：将装订好的归档文件按件号顺序装入档案盒。档案盒应选用符合国家标准、质地优良的无酸纸