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企业管理资料范本档案索引图表

一、总则

1.1编制目的

为规范企业各类管理资料的整理、归档与检索工作，提高档案管理效率，确保企业重要资料的完整性与可追溯性，特制定本档案索引图表。

1.2适用范围

本档案索引图表适用于企业各部门在日常经营活动中形成的各类管理资料，包括但不限于规章制度、会议纪要、财务报表、人事档案、合同协议、项目文档等。

1.3编制依据

本档案索引图表依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》以及企业内部相关管理制度编制而成。

1.4基本原则

档案管理工作应遵循完整性、系统性、安全性、可检索性和保密性原则，确保企业档案资料的规范管理与有效利用。

二、档案分类体系

2.1一级分类

A类：综合管理档案包括企业章程、组织架构、管理制度、发展规划等基础性文件

B类：人力资源管理档案涵盖员工信息、薪酬福利、绩效考核、培训发展等人事相关资料

C类：财务管理档案包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等财务相关文件

D类：市场营销档案涉及市场调研、营销策划、客户资料、销售数据等营销相关资料

E类：生产运营档案包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等运营相关文件

G类：法务合规档案包含合同协议、法律文书、知识产权、合规审查等法务相关文件

H类：对外关系档案涉及政府关系、合作伙伴、行业协会、公共关系等对外交往资料

2.2二级分类

在一级分类基础上，根据资料的具体属性和用途，进一步细分为二级分类。以A类综合管理档案为例：

A01：企业基本制度

A02：组织架构文件

A03：发展规划文件

A04：会议纪要文件

A05：重要决策文件

A06：企业文化文件

A07：内部通知文件

A08：其他综合管理文件

2.3三级分类

针对二级分类中的具体内容，可根据实际需要进行三级分类。以A01企业基本制度为例：

A0101：公司章程

A0102：股东会制度

A0103：董事会制度

A0104：监事会制度

A0105：总经理工作制度

A0106：内部控制制度

A0107：信息披露制度

A0108：其他基本制度文件

三、档案编码规则

3.1编码结构

档案编码采用一级分类代码+二级分类代码+三级分类代码+年份+流水号的结构，总长度为12位。例如：A010120250001。

3.2编码说明

一级分类代码：使用英文字母AH表示，对应八大类档案

二级分类代码：使用两位数字0199表示，对应各一级分类下的二级分类

三级分类代码：使用两位数字0199表示，对应各二级分类下的三级分类

年份：使用四位数字表示档案形成年份

流水号：使用四位数字表示同一分类下的档案顺序号

3.3编码管理

档案编码由档案管理部门统一分配和管理，确保编码的唯一性和连续性。新增档案时，应按照编码规则依次分配编码，不得跳号或重号。

四、档案索引图表使用说明

4.1图表结构

档案索引图表采用矩阵式结构，横轴为档案分类，纵轴为档案属性，通过交叉点显示档案的具体位置和编码信息。

4.2查询方法

按分类查询：根据档案所属的一级、二级、三级分类进行定位

按编码查询：直接输入档案编码进行快速检索

按关键词查询：通过档案、主题词等关键词进行模糊检索

4.3更新维护

档案索引图表应定期更新，确保信息的准确性和时效性。新增档案后，应在24小时内完成索引图表的更新工作；档案调整或销毁后，应及时更新索引图表中的相关信息。

五、附则

5.1解释权

本档案索引图表的解释权归企业档案管理部门所有。

5.2生效日期

本档案索引图表自发布之日起生效。

5.3修订程序

本档案索引图表的修订需经企业档案管理部门提出，报企业领导审批后实施。修订后的版本应及时通知各部门，并做好版本管理工作。

5.4附件

本档案索引图表的附件包括：

附件一：档案分类详细说明表

附件二：档案编码申请表

附件三：档案索引图表样表

附件四：档案查询操作指南