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EPC项目文件及信息管理制度

一、总则

在EPC项目的全生命周期中，文件与信息是项目策划、实施、控制、验收及交付的核心载体，其规范化管理直接关系到项目目标的实现、风险的控制以及项目成果的传承。为确保项目文件及信息的完整性、准确性、有效性、安全性和可追溯性，提高项目管理效率，降低管理风险，特制定本制度。

本制度适用于公司所有EPC总承包项目的文件及信息管理工作，涵盖从项目启动至竣工验收、交付及保修期结束的各个阶段。项目各参与方，包括项目部各部门、设计分包商、施工分包商、设备供应商等，均须严格遵守本制度的规定。

文件及信息管理应遵循以下基本原则：统一领导、分级负责；全程受控、及时准确；规范有序、安全保密；资源共享、服务项目。

二、组织与职责

项目部应成立文件及信息管理领导小组，由项目经理任组长，项目副经理及总工程师任副组长，各部门负责人为组员。该小组负责统筹协调项目文件及信息管理的重大事项，审批相关管理细则。

项目部应设立专职或兼职的文件管理员（或信息管理员），隶属于项目综合管理部门或工程技术部门。文件管理员是项目文件及信息管理的直接责任人，其主要职责包括：制度的具体执行与日常监督；文件编码体系的维护与推行；文件的接收、登记、分发、传阅、复制、归档、保管、借阅、销毁等全过程管理；电子文档的整理、备份与安全管理；指导各部门及分包单位的文件管理工作；参与项目竣工资料的整理与移交。

各业务部门（如设计管理部、采购部、施工管理部、质量安全部、合同商务部等）应指定专人（通常为部门内熟悉业务的工程师或文员）作为部门文件信息员，负责本部门产生文件的初步整理、编号、提交，并配合文件管理员的工作，确保本部门文件信息的及时、准确和完整。

项目经理对项目文件及信息管理负总责，确保必要的资源投入，并对重大文件的审批和发布进行决策。各部门负责人对本部门文件及信息的真实性、有效性和完整性负责。

各分包单位（设计、施工、监理等）应参照项目部的管理模式，设立相应的文件管理岗位，明确职责，并接受项目部文件管理员的指导和监督，按要求提交相关文件资料。

三、文件管理

（一）文件分类与编码

项目文件应根据其性质、来源、用途进行科学分类。通常可分为：项目管理类文件（含合同、协议、策划、计划、报告等）、设计类文件（含基础资料、方案、图纸、计算书等）、采购类文件（含询价、招投标、订单、设备材料资料等）、施工类文件（含施工组织设计、技术交底、施工记录、验收资料等）、质量安全环境类文件（含质量计划、检验记录、安全方案、事故报告等）、财务类文件、法律类文件及其他文件。

文件编码应遵循唯一性、系统性、可扩展性和易用性原则。项目部应在项目初期制定统一的文件编码规则，并确保所有项目文件（包括来自业主、监理、分包商的文件）均按此规则进行编码。编码规则应能反映文件的类别、来源、专业、阶段等关键信息。文件管理员负责对编码规则进行解释和答疑。

（二）文件的编制与审批

各类文件的编制应符合国家、行业及业主的相关规范、标准和要求，内容应真实、准确、完整、规范，语言应简明、清晰、专业。文件格式（如字体、字号、页眉页脚、附图附表要求等）应统一。

文件编制完成后，应严格执行审批流程。审批权限根据文件的重要性和涉密程度确定，通常包括编制人自校、部门负责人审核、项目相关领导（如专业负责人、总工程师、项目经理）审批等环节。未经审批的文件不得发布和执行。

对外提交的文件（如向业主、监理的报批文件，向政府部门的报审文件），在提交前必须履行项目部内部审批程序，并由文件管理员统一登记编号后发出。

（三）文件的分发与传递

文件分发应根据文件的性质、内容和需要知晓的范围进行。分发前应明确分发对象和份数，由文件管理员统一登记、分发，并由接收人签字确认。对于重要文件或需回执的文件，应采用可追溯的传递方式。

内部文件的传递应通过项目部规定的渠道（如内部邮件系统、共享服务器指定路径、纸质文件传阅单等）进行，确保传递及时、到位。

设计文件、施工图纸等需多方使用的文件，应严格按照分发清单执行，防止错发、漏发或多发。版本更新时，应及时回收旧版文件，并做好记录。

（四）文件的接收与登记

对于来自外部（业主、监理、设计单位、供应商、分包商、政府部门等）的文件，文件管理员应在接收时仔细核对文件名称、份数、页数、发送单位、日期等信息，确认无误后进行统一登记，填写《外来文件登记表》，并及时报告相关领导阅批。

内部各部门产生的文件在提交给文件管理员归档时，也应履行登记手续。

（五）文件的保管与归档

项目部应设立专门的文件库房或档案柜，用于存放纸质文件。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光等条件。文件应按类别、项目阶段或部门进行有序排列，便于查找。

电子文件应存储在项目部指定的服务器或安全的存储介质中，并进行分类建库、文件夹层级管理。重要电