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短期会议计划撰写标准与指引

一、概述

短期会议计划是确保会议高效、有序进行的重要工具。一份规范的会议计划能够明确会议目标、参与人员、时间安排及预期成果，从而提升会议效率。本指南旨在提供撰写短期会议计划的标准化流程和关键要素，帮助使用者快速制定清晰、实用的会议计划。

二、会议计划的核心要素

（一）会议基本信息

1.会议名称：简明扼要地概括会议主题，例如“项目进度汇报会”。

2.会议目的：明确会议的核心目标，如“同步项目最新进展，解决关键问题”。

3.会议时间：

-开始时间：例如14:00。

-结束时间：例如15:30。

-时长：建议控制在1-2小时内，避免冗长。

4.会议地点：具体会议室或线上会议平台（如Zoom、Teams等）。

5.参会人员：列出所有必需的参与者姓名及部门，必要时注明可选人员。

（二）会议议程

会议议程需按时间顺序排列，明确每个环节的负责人和讨论主题。

1.环节一：开场（14:00-14:05）

-内容：主持人介绍会议目的及议程。

-负责人：指定主持人。

2.环节二：主题汇报（14:05-14:25）

-内容：项目负责人汇报近期工作进展及遇到的挑战。

-负责人：项目负责人。

3.环节三：讨论与问答（14:25-14:50）

-内容：参会人员就汇报内容提出建议或疑问。

-负责人：主持人引导讨论。

4.环节四：总结与行动项（14:50-15:30）

-内容：明确后续行动计划及负责人。

-负责人：主持人或指定记录人。

（三）会议材料准备

1.提前准备：如需演示文稿（PPT）、数据报告等，需提前发送至参会人员邮箱。

2.材料清单：列出所有需准备的文件及责任人，例如：

-项目进度报告（负责人：张三）。

-数据分析表（负责人：李四）。

（四）会议记录与跟进

1.记录要点：

-会议决议：记录关键决策及负责人。

-待办事项：注明任务描述、截止日期及负责人。

2.跟进方式：

-发送会议纪要：会议结束后24小时内发送给所有参会人员。

-跟进工具：可使用钉钉、企业微信等工具同步更新任务进度。

三、撰写步骤

（一）收集需求

1.明确会议目标：与主要参会者沟通，确认会议需解决的核心问题。

2.确定参会范围：根据会议目标筛选必要人员，避免冗余参会。

（二）制定议程

1.划分时间块：按逻辑顺序分配各环节时长，预留缓冲时间（如5分钟）。

2.设定负责人：为每个环节指定负责人，确保分工明确。

（三）准备材料

1.文件整理：确保所有材料格式统一、内容清晰。

2.提前通知：至少提前1天通知参会人员，并提醒需准备的文件。

（四）发送计划

1.完整信息：确保会议计划包含所有核心要素（时间、地点、议程、材料等）。

2.确认回复：要求参会人员回复确认，如有缺席需提前协调替代方案。

（五）执行与复盘

1.会中调整：如遇突发情况，主持人需灵活调整议程并同步通知参会者。

2.会后总结：根据记录内容撰写纪要，并在3个工作日内完成分发给相关人员。

四、注意事项

1.简洁高效：会议计划应避免冗余信息，突出重点。

2.动态更新：如议程或人员发生变化，需及时通知所有参会者。

3.技术保障：如使用线上会议，需提前测试平台及网络连接。

（一）会议基本信息

1.会议名称：会议名称应简洁、准确地反映会议的核心主题，以便参会者快速了解会议内容。例如，如果会议目的是讨论新产品功能的开发和测试计划，会议名称可以定为“新产品功能开发讨论会”。一个好的会议名称有助于提前设定参会者的预期，并确保会议目标的明确性。

2.会议目的：明确会议目的至关重要，它指导着会议的整个流程和讨论方向。会议目的应具体、可衡量，并与解决实际问题或推进项目进展直接相关。例如，会议目的可以设定为“评审新产品功能开发方案，识别潜在风险，并确定下一阶段行动计划”。清晰的目标有助于确保会议的效率和成果。

3.会议时间：

开始时间：应根据会议的安排和参会者的时间提前确定。例如，如果大部分参会者在工作日的上午，会议开始时间可以设定为上午10:00。

结束时间：结束时间应基于会议议程和预计讨论时长来确定，并预留一定的缓冲时间以便处理突发情况。例如，如果会议议程预计需要1.5小时，结束时间可以设定为上午11:30。

时长：短期会议的时长一般建议控制在1-2小时以内。过长的会议容易导致参会者疲劳，降低参与度和效率。在实际操作中，应根据会议内容的复杂程度和重要性灵活调整时长，但应尽量避免长时间会议。

4.会议地点：会议地点的选择应考虑会议的规模、形式以及参会者的便利性。对于小型会议，可以选择会议室或专门的讨论室。对于需要展示或协作的会议，可以考虑配备投影仪、白板等设备的会议室。对于线上会议，