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机关单位文件管理及档案归档制度

第一章总则

第一条为规范本单位文件的形成、流转、保管和归档工作，提高行政管理效能，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规和相关规定，结合本单位实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位各类文件的管理及档案归档工作。凡在单位职能活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。

第三条文件管理及档案归档工作遵循以下原则：

（一）统一领导、分级负责：实行单位统一领导，各部门分工负责的管理体制。

（二）全程管理、规范有序：对文件的形成、办理、流转、保管、利用、归档直至销毁的全过程进行规范管理。

（三）真实准确、安全保密：确保文件材料的真实性、准确性和完整性，严格执行保密规定，保障档案安全。

（四）便于利用、服务工作：档案管理的最终目的是为单位各项工作服务，应建立科学的检索体系，方便查阅利用。

第二章管理机构与职责

第四条本单位办公室（或综合管理部门）是文件管理及档案归档工作的职能管理部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位及所属机构的文件档案工作。

第五条办公室（或综合管理部门）档案管理岗位的主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级关于文件档案工作的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善本单位文件管理及档案归档的各项规章制度和工作细则；

（三）负责本单位各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；

（四）指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；

（五）组织档案业务培训，提高工作人员的档案业务素质；

（六）负责档案管理现代化、信息化建设工作；

（七）保守档案秘密，确保档案安全。

第六条各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、保管和向办公室（或综合管理部门）移交归档工作，并将名单报办公室（或综合管理部门）备案。兼职档案员在业务上接受办公室（或综合管理部门）的指导。

第七条各部门负责人是本部门文件材料归档工作的第一责任人，对本部门形成的文件材料的完整性、规范性负总责。

第三章文件的形成与办理

第八条文件的形成应符合国家公文处理规范及本单位相关规定，做到内容真实、观点明确、条理清晰、文字简练、格式规范、手续完备。

第九条文件起草应符合政策要求，深入调查研究，确保内容准确。重要文件应经过集体研究或专家论证。

第十条文件审核把关应严格。涉及其他部门职责的，应事先征求意见。审核重点包括：是否符合法律法规和政策规定，是否与本单位工作部署一致，内容是否准确，格式是否规范，文字表述是否恰当等。

第十一条文件签发应按规定权限进行。未经审核或审核未通过的文件，不得签发。

第十二条文件用印应严格按照规定程序办理，确保用印规范、准确。电子印章的使用应符合国家及本单位关于电子公文管理的相关规定。

第十三条收文办理应及时、规范，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、传阅、归档等环节。各环节应履行必要的手续，并做好记录。

第十四条发文办理应严格执行审批程序，包括复核、登记、印制、核发等环节。涉密文件的印制、传递应符合保密规定。

第十五条电子文件的形成、办理、传输、存储等应符合《电子文件管理暂行办法》及相关技术标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件与纸质文件具有同等效力。

第四章文件的归档与管理

第一节归档范围与时间

第十六条凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

（一）本单位制定的方针政策、规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等；

（二）本单位召开的各类会议的会议通知、议程、纪要、领导讲话、典型材料等；

（三）本单位在行政管理、业务管理、人事管理、财务管理、资产管理等活动中形成的文件材料；

（四）本单位与上级机关、下级机关、平级单位及其他单位往来的重要文件材料；

（五）本单位在工作中获得的具有保存价值的各种奖状、证书、声像、实物等材料；

（六）其他按照规定应当归档的文件材料。

第十七条归档时间：

（一）文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

（二）专门档案（如会计档案、人事档案等）：应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档。

（三）项目档案：应在项目完成后及时整理归档。

（四）电子文件：应随办随归，或定期（如每月、每季度）进行归档。

第二节归档要求

第十九条归档的文件材料应符合以下质量要求：

（一）文件材料应为原件。因故无原件的，应在备考表中注明原因，并将复制件与有关说明材料一并归档。

（二）文件材料应手续完备，签署、印章等齐全规范。

（三）文件材料的纸张、书写材料、装订材料应符合档案保管要求，禁用易褪色的书写材料。

（四）破损、褪色或字迹模糊的文件材料，应进行修补