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人事档案管理保密协议范本及说明

在现代企业管理中，人事档案承载着员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等重要信息，是企业进行人力资源配置、干部选拔、薪酬福利管理的重要依据。档案信息的保密性直接关系到企业的正常运营和员工的个人权益。因此，与接触人事档案的相关人员签订保密协议，明确保密责任，是企业管理中不可或缺的一环。本文旨在提供一份人事档案管理保密协议的参考范本，并对其中的关键要点进行说明，以期为企业规范档案管理、防范信息泄露风险提供有益的借鉴。

一、人事档案管理保密协议说明

人事档案管理保密协议，是企业（甲方）与因工作需要接触、知悉、处理人事档案信息的员工或外部合作方（乙方）签订的，旨在明确双方在档案信息保密方面权利与义务的书面约定。

1.协议的核心目的：通过明确的条款约束，确保乙方在授权范围内合理使用档案信息，防止未经允许的泄露、传播、篡改或用于其他不当目的，从而保护企业商业秘密和员工个人隐私。

2.保密主体与客体的界定：协议中需清晰界定承担保密义务的主体（即乙方，可能包括HR部门员工、档案管理员、特定项目负责人，甚至外部审计或咨询人员等），以及需要保密的客体（即人事档案的具体内容，如个人基本信息、履历、考核、奖惩、薪酬、家庭成员、健康状况等）。

3.保密义务的具体体现：不仅包括不向无关第三方泄露，还应涵盖妥善保管档案材料、规范使用档案信息系统权限、在工作中采取必要的保密措施（如不随意摆放档案、不使用非涉密设备处理档案信息等）、以及在离岗离职时的信息交接与清理等。

4.责任与后果：协议中应明确乙方违反保密义务时应承担的责任，包括但不限于赔偿因此给甲方造成的损失、接受公司内部纪律处分，情节严重者可能涉及法律责任。

5.协议的生效与终止：通常自双方签署之日起生效。值得注意的是，保密义务的期限不应仅局限于在职期间，员工离职后，其对在职期间接触到的档案信息仍负有保密义务，此期限需在协议中明确约定。

二、人事档案管理保密协议范本

人事档案管理保密协议

甲方（单位）：[公司全称]

法定代表人/授权代表人：

地址：

联系方式：

乙方（个人）：

姓名：

身份证号码：

所在部门：

职位：

联系方式：

地址：

鉴于乙方在甲方任职/服务期间，因工作需要将接触、知悉、管理或处理甲方员工（以下统称“档案主体”）的人事档案信息。为保护档案主体的个人隐私及甲方的合法权益，维护甲方正常的管理秩序，甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则，经协商一致，达成如下保密协议：

第一条保密信息的定义与范围

1.1保密信息：指甲方在运营管理过程中形成的，关于档案主体的，由乙方在工作中直接或间接接触、知悉、获取或处理的全部未公开的人事档案信息。

1.2保密信息具体包括但不限于：

（1）档案主体的个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系方式、婚姻状况、民族、宗教信仰等；

（2）档案主体的履历信息：教育经历、工作经历、培训经历、职称评定、职业资格等；

（3）档案主体在甲方工作期间的信息：入职材料、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核结果、奖惩记录、考勤记录、培训记录、离职材料、保密协议及其他与劳动关系相关的文件和信息；

（4）档案主体的背景调查信息、健康状况信息、家庭成员信息等；

（5）甲方内部关于档案管理的规章制度、操作流程、以及其他未公开的与人事档案管理相关的信息；

（6）甲方明确告知乙方需要保密的其他与人事档案相关的信息。

1.3本协议所称的“保密信息”不包括：

（1）已通过合法途径为公众所知晓的信息（非因乙方过错导致公开的除外）；

（2）乙方在未接触甲方保密信息之前，已经合法拥有或知悉的信息；

（3）根据法律法规、司法机关或行政主管机关的强制性要求，乙方必须披露的信息，但乙方应在披露前尽合理努力通知甲方，并配合甲方采取必要的保护措施。

第二条保密义务

2.1乙方承诺，对其接触、知悉、获取或处理的所有保密信息负有严格的保密责任。未经甲方书面授权或法律规定，不得向任何第三方（包括甲方内部与该信息处理工作无关的其他人员）以任何形式（包括但不限于口头、书面、电子数据、复制、摘录等）泄露、传播、披露、转让、交换、许可使用或用于本协议约定之外的其他目的。

2.2乙方应采取一切必要和合理的措施，确保保密信息的安全。包括但不限于：

（1）妥善保管所接触的纸质档案材料，防止遗失、被盗、损坏或被无关人员翻阅；

（2）严格按照甲方规定的权限和程序使用档案管理系统或相关存储设备，妥善保管账号密码，不转借、泄露给他人使用；

（3）不在非工作场合谈论保密信息，不在公共交通工具、社交媒体、公共网络等不安全环境中处理或传输保密信息；

（4）不使用未经授权的个人电脑、移动存储设备、通讯工具等处理、存储或传输保密信息；

（5）在工作结束后，应将纸质