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公司物资交接记录表

一、物资交接记录表的核心构成要素

一份完善的物资交接记录表应当清晰、准确地反映交接行为的全貌。其核心构成要素应至少包含以下几个方面：

（一）基础信息栏

此部分旨在明确交接行为的基本框架，是追溯交接背景的首要信息源。

*记录编号：为每一次交接行为赋予唯一的、可识别的编号，便于归档与检索。编号规则可由公司统一制定，如结合年份、部门代码等。

*交接事由：简要说明本次交接的原因，例如：员工离职、岗位调动、项目结束、日常领用、资产调拨、维修归还等。

*交接部门/项目：明确物资所属的原部门/项目（移交方）和接收部门/项目（接收方）。

*交接日期：精确到年月日，记录实际完成交接的日期。

*交接地点：记录物资交接的具体地点。

（二）交接双方信息栏

明确责任主体是交接记录的核心目的之一。

*移交方：

*经办人：实际办理移交手续人员的姓名。

*所属部门/职务：移交方经办人的部门及职务。

*联系方式：移交方经办人的有效联系方式。

*接收方：

*经办人：实际办理接收手续人员的姓名。

*所属部门/职务：接收方经办人的部门及职务。

*联系方式：接收方经办人的有效联系方式。

*监交人（如有）：在重要物资交接或岗位变动等情况下，可设置监交人，以增强交接过程的规范性和严肃性。监交人需记录姓名、所属部门及职务。

（三）物资明细清单栏

此为记录表的核心内容，需详尽、准确地罗列所有交接物资。建议采用表格形式，包含以下列项：

*序号：物资的顺序编号。

*物资名称：交接物资的全称。

*规格型号：物资的具体规格、型号、尺寸等，务求精确，避免混淆。

*单位：计量物资数量的单位，如台、件、个、套、箱等。

*数量：交接物资的实际数量，建议同时填写大写和小写，以防涂改。

*物资编号/资产编号：如公司对物资有统一编号（尤其是固定资产），务必填写，便于追踪。

*品牌/厂家（可选）：物资的生产厂家或品牌。

*状态：描述物资的当前状况，如全新、未拆封、已使用、良好、有瑕疵（需具体说明）、待维修等。

*备注：用于记录其他需要说明的特殊情况，如附件、说明书、保修卡是否齐全，物资的特殊存放要求等。

（四）交接确认与备注栏

*移交方确认：移交人需在此处签字，确认所移交物资的数量、规格及状态与记录表所述一致，并对移交前的物资保管责任予以终结。

*移交人签字：_________日期：_________

*接收方确认：接收人需在此处签字，确认所接收物资的数量、规格及状态与记录表所述一致，并对接收后的物资保管责任予以承担。

*接收人签字：_________日期：_________

*监交人确认（如有）：监交人签字，确认交接过程符合规定，记录真实有效。

*监交人签字：_________日期：_________

*其他说明/备注：可填写交接过程中发生的特殊情况、遗留问题、双方约定等。

*附件清单（如有）：如交接物资附有相关文件、清单、图纸、钥匙等，可在此列出附件名称及数量。

二、物资交接记录表使用说明及注意事项

2.当面核对：交接双方应在交接现场共同对物资明细清单逐项进行核对，确保数量准确、规格无误、状态属实。对于贵重物品、精密仪器等，还应进行功能测试。

3.状态描述：物资状态的描述应客观、具体，避免模糊不清的词语。如有瑕疵，应在备注中详细注明，必要时可附照片说明。

4.数量核实：数量务必当面点清，大写小写一致。对于散装或难以精确计数的物资，应明确计数方法和误差范围。

5.签字责任：所有签字人员应对其签字行为负责。签字即意味着对记录表内容的认可和承担相应责任。

6.监交制度：对于价值较高、重要性强或涉及部门间重大物资流转的交接，建议安排监交人，以确保交接过程的公正与规范。

7.存档管理：物资交接记录表一式多份（通常为移交方、接收方、资产管理部门各执一份，具体份数根据公司规定执行），交接完成后及时分发，并由相关部门妥善存档，保存期限应符合公司档案管理规定。

8.电子记录：在信息化管理普及的今天，公司可采用电子表单系统进行物资交接记录的填写、流转与存档，提高效率并便于查询。但电子记录仍需确保操作痕迹可追溯，并符合电子签名的相关法律法规要求。

9.特殊物资处理：对于涉密物资、危险品、管制物品等，其交接除遵循本记录表基本要求外，还必须严格遵守公司及国家相关的特殊管理规定。

三、定制化建议

本“完整版”物资交接记录表提供了一个通用且全面的框架。各公司可根据自身行业特点、物资类型（如固定资产、办公用品、生产原材料、IT设备等）以及管理精细化程度，对上述栏目进行适当的增删或调整，形