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参会协议合同

一、合同双方基本信息

甲方（组织方）：应明确填写单位全称，如科技有限公司，需与营业执照登记名称一致。注册地址需详细至省、市、区、街道及门牌号，确保法律文书送达有效。联系人应指定具体负责人姓名及职务，联系电话需保持24小时畅通。乙方（参会方）：个人参会者需填写姓名、身份证号及通讯地址；企业参会者需填写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人信息及联系地址。双方均需提供有效的电子邮箱作为正式文件往来渠道，确保合同履行过程中的信息传递可追溯。

二、会议基本信息

会议名称应准确规范，如“2025年行业创新发展高峰论坛”，避免使用模糊或易产生歧义的表述。会议时间需精确到年月日及具体时段，包括签到时间、正式开始时间及各环节时长，如遇多日会议应分别列明每日日程。会议地点需明确具体场馆名称、楼层及会议室编号，例如“国际会议中心三层多功能厅A区”。会议主题应简洁突出核心议题，如“数字转型与产业升级”，并可附带副标题补充说明。会议规模需预估参会人数区间及主要构成，如“预计300-350人，其中企业代表占比60%，专家学者占比30%，政府代表占比10%”。

三、会议费用及支付方式

会议费用总额应以人民币大写及阿拉伯数字双写方式呈现，如“人民币伍万元整（￥50,000.00）”。费用构成需分项列明，包括但不限于参会费（含入场资格、会议资料、餐饮服务）、场地租赁费（按实际使用面积及天数计算）、设备使用费（音响、投影、同声传译等）、专家劳务费（演讲嘉宾酬劳、差旅补贴）、宣传推广费（线上线下渠道投放）及其他杂费（志愿者补贴、应急储备金等）。付款方式应明确银行转账信息，包括开户名、开户行及账号，同时注明是否接受信用卡或第三方支付平台。支付时间节点需分阶段设置，如合同签订后3个工作日内支付30%预付款，会议前15天支付50%中期款，会议结束后7个工作日内结清剩余20%尾款。退费政策需详细约定不同情形的处理方式：会议前30天以上申请退费的，扣除10%手续费；15-30天内申请的，扣除30%手续费；15天内申请的不予退费，但可转让参会资格（需书面通知组织方并经审核同意）。

四、会议组织与管理

组织单位需明确主办方、承办方及协办方的权责划分。主办方负责会议整体策划、嘉宾邀请及重大事项决策；承办方承担场地布置、设备租赁、现场执行等具体工作；协办方主要负责宣传推广及部分资源对接。各方应指派专人组成会务组，建立定期沟通机制，至少每周召开一次协调会议。参会资格审核由组织方负责，企业代表需提供营业执照复印件及参会人职务证明，专家学者需提供职称证书或学术成果证明，政府官员需出具单位介绍信。报名流程包括在线提交申请、资格审核、费用缴纳、发放电子门票四个环节，每个环节的完成时限应不超过3个工作日。

五、会议场地及设施

场地面积需满足参会人数需求，主会场人均使用面积不低于1.5平方米，分会场不低于1平方米。场地布置应符合会议主题风格，主舞台背景板需包含会议名称、主题、主办单位Logo及举办时间，座位排列采用剧院式或课桌式，预留至少2个紧急疏散通道，宽度不小于1.2米。设施设备清单需详细列明型号、数量及技术参数，如音响系统需包含主讲台固定麦克风2个、无线手持麦克风8个、领夹麦克风10个，投影设备需支持1080P高清输出，LED显示屏分辨率不低于P2.5。茶歇区应设置在会场周边区域，提供饮用水、咖啡、茶及简餐，配备足够数量的桌椅及垃圾桶，每2小时清理一次。场地使用时间需包含布置期（会议前1天）、会议期及撤展期（会议后半天），组织方如需延长使用时间，应提前24小时通知场地提供方并协商额外费用。

六、会议安全保障

安全责任实行分工负责制：组织方负责制定整体安全方案并监督执行，参会方遵守现场安全管理规定。双方共同对参会人员的人身安全承担连带责任，建立安全责任追究机制。安全措施应覆盖多个维度：消防安全方面，确保消防通道畅通，灭火器按每50平方米1组配置，每日会前进行设备检查；人身安全方面，入口处设置安检设备，配备专业安保人员，实行凭证入场制度；公共卫生方面，提供免洗消毒液、口罩等防疫物资，餐饮服务需符合食品安全标准。应急预案需针对不同场景制定处置流程：火灾事故时，安保人员立即启动警报并组织疏散，引导参会者至指定集合点；医疗急救时，现场医护人员对伤员进行初步处理，同时联系120急救中心；自然灾害时，根据预警级别决定是否延期或取消会议，并及时通知所有参会人员。

七、会议资料与知识产权

会议资料包括纸质资料和电子资料两类。纸质资料包含会议手册（议程安排、嘉宾介绍、参会指南）、笔记本及文具套装，应在签到时统一发放，每人一套。电子资料通过专用U盘提供，包含演讲PPT、会议背景材料及相关行业报告，内容需经主讲嘉宾审核确认。资料制作需符合质量标准，印刷品采用环保纸张，封面使用200克铜版纸彩色印刷