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无纸化会议信息沟通标准

一、模板应用背景与价值

企业数字化转型的推进，传统纸质会议模式存在信息传递滞后、材料管理繁琐、环保性差等问题。本模板旨在通过标准化无纸化会议信息沟通流程，实现会议通知、签到、讨论、纪要、待办跟踪等环节的线上化、规范化，提升会议效率，降低沟通成本，保证信息传递准确性与可追溯性。适用于企业内部各类会议场景，包括但不限于项目推进会、部门例会、专题研讨会、跨部门协作会议等。

二、全流程操作指南

（一）会议筹备阶段

1.会议发起与信息录入

操作主体：会议发起人（通常为部门负责人或项目负责人）

操作步骤：

（1）明确会议核心要素：确定会议主题（如“2024年Q3产品迭代方案评审会”）、时间（精确到分钟，建议时长不超过90分钟）、地点（线上会议需填写平台/ID，线下会议需填写会议室名称）、形式（线上/线下/混合）、参会人员（列出姓名、部门、职务，保证关键决策人参会）。

（2）梳理会议议程：按优先级列出讨论议题（如“需求评审排期”“技术难点解决方案”），明确每个议题的负责人及预计时长，保证议程紧凑、目标清晰。

（3）准备会议材料：根据议程整理相关文档（如PPT、需求文档、数据报表等），转换为PDF或在线文档格式（支持多人在线查看/编辑），避免使用不可编辑的图片格式。

（4）通过指定系统发起会议：登录企业OA系统、企业/钉钉等协作平台，创建会议并录入上述信息，系统自动会议通知。

2.会议通知与反馈确认

操作主体：会议发起人/行政助理

操作步骤：

（1）发送会议通知：至少提前1个工作日通过协作平台发送会议通知，内容需包含会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、会议材料路径及“请提前10分钟进入会议”的提醒。

（2）收集参会反馈：在协作平台设置“参会确认”功能，要求参会人“确认/请假”，请假人员需注明原因（如“临时出差”“时间冲突”），发起人根据反馈调整议程或安排会议纪要补发。

（3）特殊情况处理：若关键决策人无法参会，需提前协调替代人员或调整会议时间，避免影响决策效率。

（二）会议进行阶段

1.会议签到与信息同步

操作主体：参会人员/会议

操作步骤：

（1）线上会议：参会人通过会议/ID进入会议室，协作平台自动签到记录（含签到时间）；会议可开启“等候室”功能，主持人确认身份后逐一准入。

（2）线下会议：参会人到达会议室后，通过协作平台扫描二维码或“现场签到”按钮完成电子签到，系统实时更新参会人员名单（支持迟到/早退标记）。

（3）开场信息同步：主持人开场时简要重申会议目标、议程及材料路径，保证所有参会人对齐信息。

2.讨论过程实时记录

操作主体：指定记录人（建议由会议发起人助理或项目组成员担任）

操作步骤：

（1）使用协作文档记录：在共享文档（如腾讯文档、飞书文档）中实时记录讨论要点，包括：各议题的发言核心、不同意见分歧、关键数据结论、临时提出的待办事项（需标注“待办”标签）。

（2）标注决议与待办：对当场明确的决议（如“方案A通过”）和待办事项（如“*助理负责3日内输出需求文档初稿”），用不同颜色或符号突出显示，保证后续可快速识别。

（3）材料同步展示：讨论中涉及的数据、图表等，通过共享屏幕实时展示，参会人可在线文档中直接评论或标注，避免信息传递断层。

（三）会议收尾与跟进阶段

1.会议纪要整理与审核

操作主体：记录人/会议发起人

操作步骤：

（1）纪要撰写：会后2个工作日内，根据实时记录整理会议纪要，内容需包含：会议基本信息（主题、时间、地点/形式、参会人员）、各议题讨论要点、决议事项清单、待办事项（含负责人、截止时间）、附件（会议材料）。

（2）纪要审核：将初版纪要提交会议发起人审核，重点核对决议准确性、待办事项明确性，确认无误后标记“终版”。

2.纪要与待办分发

操作主体：会议发起人/行政助理

操作步骤：

（1）分发范围：通过协作平台将终版纪要发送给所有参会人及关联部门（如待办事项涉及的其他部门负责人），抄送相关领导。

（2）待办提醒：在协作平台中为待办事项设置“截止时间提醒”，责任人在到期前3天、1天分别收到系统提醒，保证任务按时推进。

3.会议材料归档

操作主体：行政部/项目组

操作步骤：

（1）材料整理：将会议通知、签到记录、纪要、共享讨论文档、相关附件等材料统一归档至企业云盘指定文件夹（路径建议：部门/会议类型/会议日期_会议主题）。

（2）命名规范：文件命名格式为“YYYYMMDD_会议主题_文件类型”（如产品迭代方案评审会_纪要”），便于后续检索。

三、核心模板表格设计

表1：无纸化会议通知表

字段

填写说明

示例

会议主题

简明扼要概括会议核心内容

2024年Q3产品迭代方案评审会

会议时间

起止时间（精确到分钟），时区（如跨区域会议需注明）

2024-09-201