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行政办公用品采购标准化流程模板

一、适用范围与工作目标

本模板适用于企业、事业单位、机关等组织的行政办公用品采购管理工作，涵盖从需求提报、供应商管理到入库结算的全流程标准化操作。旨在规范采购行为、提升采购效率、控制采购成本、保障办公用品供应及时性与质量合规性，同时规避采购过程中的廉政风险。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报与初审

责任主体：各部门行政对接人（或指定申请人）、行政部门采购专员

操作说明：

需求发起：各部门根据日常工作需要，由行政对接人*填写《办公用品采购需求申请表》（详见模板表单1），明确物品名称、规格型号、品牌（可选）、数量、预估单价、用途、期望到货时间等信息。若为常规月度采购，需在每月25日前提交下月需求；紧急采购（如突发办公耗材短缺）需标注“紧急”，并说明原因。

部门初审：部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查是否存在重复申请、可替代品浪费等情况，审核通过后在申请表上签字确认。

行政部门汇总：采购专员*收集各部门需求申请表，按物品类别（如文具、耗材、设备等）分类汇总，形成《月度办公用品采购汇总清单》，标注“常规”或“紧急”标识。

（二）需求复核与预算匹配

责任主体：行政部门经理、财务部门预算专员

操作说明：

需求复核：行政部门经理*对汇总清单进行复核，重点审核：

需求是否符合公司办公用品管理规范；

是否存在超量采购（如常规耗材是否超过3个月用量）；

紧急采购是否确有必要，是否有替代方案。

复核通过后，形成《采购需求审核意见表》；若不通过，需反馈至相关部门调整需求。

预算匹配：财务部门预算专员核对采购需求与年度/月度行政预算，保证总采购金额不超预算。若预算不足，需由行政部门与需求部门协商调整采购量或优先级，形成《预算调整说明》并报财务负责人审批。

（三）供应商选择与比价

责任主体：行政部门采购专员、行政部门经理、财务部门成本会计*

操作说明：

供应商筛选：

常规采购：从《合格供应商名录》（详见模板表单5）中选择3家及以上供应商进行比价；

新供应商引入：需由采购专员收集供应商资质文件（营业执照、相关经营许可证、产品质量检测报告等），评估其供货能力、价格水平、售后服务质量，填写《供应商准入评估表》，经行政部门经理、财务部门成本会计*审核后纳入《合格供应商名录》。

比价议价：

对于标准化物品（如A4纸、笔等），向选定供应商发送《询价单》，要求提供报价单（需含单价、总价、供货周期、付款条件等）；

对于非标准化物品（如定制办公设备），组织供应商进行现场或线上议价，形成《比价/议价记录表》（详见模板表单2），明确最终供应商及成交价格。

审批：比价结果需报行政部门经理审批，金额超过5000元的（具体金额可根据公司规模调整）需同时报财务负责人审批。

（四）采购订单下达

责任主体：行政部门采购专员*

操作说明：

订单制作：采购专员*根据审批通过的比价结果，制作《采购订单》（详见模板表单3），明确订单号、供应商信息、物品名称规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准等条款。

订单审核与发送：订单需经行政部门经理*审核无误后，加盖公司公章（或电子签章）发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（邮件/盖章回传）。

订单跟踪：采购专员*需跟踪订单生产/备货进度，保证供应商按约定时间交货；若遇延期，需及时协调并通知需求部门。

（五）验收入库

责任主体：需求部门验收人、行政部门仓管员

操作说明：

到货核对：供应商送货至指定地点后，采购专员与仓管员共同核对物品数量、规格型号是否与订单一致，检查外包装是否完好。

质量验收：

文具、耗材类：由需求部门验收人*现场抽样检查，确认无质量问题（如笔是否书写流畅、纸张是否污损等）；

办公设备类（如打印机、电脑等）：需通电测试功能是否正常，核对配件是否齐全（如电源线、说明书等），填写《设备验收单》（可作为《办公用品验收入库单》附件）。

入库登记：验收合格后，仓管员填写《办公用品验收入库单》（详见模板表单4），注明入库时间、物品信息、数量、验收人、供应商等信息，并在库存管理系统中更新库存数据；验收不合格的，需当场拒收并通知采购专员与供应商协商退换货事宜。

（六）付款结算

责任主体：行政部门采购专员、财务部门会计、财务负责人*

操作说明：

单据整理：采购专员*在入库后5个工作日内，收集以下完整单据：

《采购订单》（供应商确认版）；

《办公用品验收入库单》；

供应商开具的合规发票（抬头为公司全称、税号准确）；

《比价/议价记录表》（金额较大时需提供）。

付款申请：填写《付款审批单》（详见模板表单6），附上述单据，按公司财务审批流程报批（如：采购专员申请→行政部门经理审核→财务会计复核→财务负责人审批→总经理*审批（金额超1万元时））。

款项支付：财务部门审批通过后