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合同管理与风险控制标准工具
一、适用业务场景
本工具适用于企业各类对外合作场景,包括但不限于:
采购与供应链管理:与原材料供应商、服务商签订采购合同,明确货物质量、交付周期、付款条件等核心条款;
销售与客户合作:与经销商、终端客户签订销售合同,约定产品规格、价格体系、售后服务及违约责任;
项目外包与委托服务:将软件开发、工程建造、市场推广等业务外包时,与承接方明确项目范围、验收标准、知识产权归属;
合作与联营协议:与战略合作伙伴共同投资、开展业务时,约定收益分配、风险承担、决策机制等;
劳动合同与劳务协议:与员工、兼职人员明确岗位职责、薪酬福利、保密义务及竞业限制(需符合劳动法规)。
二、标准化操作流程
(一)合同需求提出与审批
操作内容:
业务部门根据合作需求,填写《合同需求审批表》,明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心诉求(如交付标准、付款方式)等;
需求部门负责人对合同必要性与可行性进行初审,重点评估预算匹配度、业务目标一致性;
提交至财务部门审核,确认资金来源、付款计划是否符合公司财务制度;
涉及重大合作(如金额超过万元、战略合作伙伴)时,需上报总经理/分管领导审批。
责任部门:业务部门(发起)、财务部门(审核)、管理层(终审)。
输出成果:《合同需求审批表》(含各部门审批意见)。
(二)合作方尽职调查
操作内容:
业务部门与合作方对接,收集其主体资格证明文件,包括:营业执照(加盖公章)、法定代表人证件号码明、资质许可证(如行业特殊资质)、近三年财务报表(如适用);
法务部门审核合作方主体资格,重点核查:
企业是否真实存续(通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验,禁止直接引用,可表述为“通过官方渠道核验”);
是否存在经营异常、失信记录、涉诉信息(如有,需评估风险影响);
授权代表是否具有签署权限(需提供授权委托书,明确授权范围)。
尽调通过后,形成《合作方尽职调查报告》,明确“可合作”“有条件合作”或“不可合作”结论。
责任部门:业务部门(资料收集)、法务部门(审核)。
输出成果:《合作方尽职调查报告》。
(三)合同起草与内部审核
操作内容:
业务部门根据审批通过的《合同需求审批表》及《合作方尽职调查报告》,使用公司标准合同模板起草合同文本;
法务部门对合同条款进行合规性审查,重点审核:
核心条款完整性:标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式是否明确;
权利义务对等性:是否存在单方面加重己方责任、减轻合作方责任的“霸王条款”;
法律风险点:如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款、解除条件是否符合法律法规;
财务部门审核涉财条款:付款节点是否与履约进度匹配、发票开具要求(如“提供增值税专用发票,税率X%”)、违约金计算是否合理;
业务部门根据审核意见修改合同,直至所有部门确认无异议。
责任部门:业务部门(起草)、法务部门(合规审核)、财务部门(涉财审核)。
输出成果:合同定稿(含各部门审核意见修订记录)。
(四)合同谈判与修订
操作内容:
由业务部门负责人或授权代表(如业务经理*)与合作方进行谈判,重点协商法务/财务提出的修改意见(如违约金比例、争议解决地点);
谈判过程中需形成《谈判纪要》,记录双方争议点及最终共识;
根据谈判结果修订合同文本,重大条款变更(如金额、履行期限)需重新履行内部审批流程。
责任部门:业务部门(谈判主导)、法务部门(条款把关)。
输出成果:《谈判纪要》、修订后合同文本。
(五)合同签署与生效
操作内容:
确认合作方最终盖章文本,保证与定稿一致(骑缝章、页码连续性需核对);
公司内部按审批权限签署:法定代表人或其授权代表(需附授权委托书)签字并加盖公司公章;
合同生效条件为:双方法定代表人/授权代表签字并盖章后,或约定特定条件(如“合同自收到首付款之日起生效”);
签署后3个工作日内,将原件交至行政部/档案室归档,同步扫描件分发至业务、法务、财务部门。
责任部门:行政部(盖章归档)、业务部门(文本分发)。
输出成果:签署完成合同原件、扫描件。
(六)合同履行与跟踪
操作内容:
业务部门为合同履行第一责任人,建立《合同履行跟踪表》,记录:
履行节点(如“首批货交付时间”“阶段性验收时间”);
实际进展(如“2024年X月X日交付货物,签收单号X”);
异常情况(如“延迟交付3天,原因:供应商生产故障”);
定期向法务、财务部门反馈履行情况,重大异常(如对方违约、不可抗力事件)需24小时内上报;
财务部门根据合同约定付款,留存付款凭证(如银行转账记录、发票)。
责任部门:业务部门(履行跟踪)、财务部门(付款执行)。
输出成果:《合同履行跟踪表》、履约凭证(签收单、付款记录等)。
(七)合同变更与解除
操作内容:
需变更/解除合同时由业务部门
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