炼铁事业部发送管理细则优化版.pdfVIP

《发送资料管理细则》

QG/LTB4005-2011

1.目的

为了加强炼铁事业部发送资料的管理，并根据目前办公的

特点以及资料传递以电子邮件传递为主的实际情况，特制定《发送资

料管理细则》。

2.发送资料的范围

回复业主的传真、信函等文件，回复设备供应商问题等的传

真、信函及对供应商设计资料的等文件，向公司各专业提交

的设计文件和向的与工程管理相关的文件。

3.发送资料的管理

3.1纸质资料的管理

发送资料为纸质文件时，设计人必须保留纸质文件在工程资料袋里，

还必须在发送资料头部空白处标注“发送日期”、“接收人”和

“发件人”；对于向公司外专业提交的设计文件及与工程管理

相关的请购单、供方推荐表、技术协议等文件，还必须保证纸质资料

上的签字完整无误。设计人可不填写发送资料发送记录。

3.2电子资料的管理

发送资料为电子文件时，设计人应该保留电子文件，而且文件的

命名和保存路径必须符合规定，同时设计人必须确保发送文件的有效性。

对于在公司上互提的资料，设计人可以不保存电子文件，

ManagementRufor

SendingInformation

QG/LTB4005-2011

1.

Purpose

Inordertostrengthenthemanagementofmaterialssentbythe

IronmakingDivision,andbasedonthecharacteristicsofthecurrent

information-basedofficeandtheactualsituationthatdatatransmissionis

mainlythroughemail,theManagementRuforMaterialSendingare

speciallyformulated.

2.Scopeofsending

information

Replytofaxes,lettersandotherdocumentsfromtheowner,respondto

faxes,lettersandotherdocumentsregardinginquiriesfromequipment

rsandconsultationonrdesignmaterials,designdocuments

submittedtovariousdepartmentswithinthecompanyanddocuments

relatedtoprojectmanagementprovidedtovariousdepartments.

3.Managementofsent

materials

3.1Managementofpaper

materials

Whenthematerialstobesentarepaperdocuments,thedesignermust

keepthepaperdocumentsintheprojectinformationbag,andmustalso

markthesendingdate,recipientsnameandsendersnameintheblank

spac