采购订单审批流程模板提高审批效率版.docVIP

采购订单审批流程优化工具（提高效率版）

一、应用背景与价值

在企业采购管理中，传统审批流程常因节点不明确、信息传递滞后、材料不完整等问题导致审批周期长，影响采购时效。本模板通过标准化审批环节、明确各岗位职责、简化重复操作，帮助企业在保证合规的前提下，缩短审批时间，提升采购响应速度，同时实现审批过程可追溯、责任可划分，适用于制造业、服务业等各类有采购订单审批需求的企业场景。

二、标准化审批操作步骤

（一）发起采购申请

申请人准备材料：采购需求部门（如生产部、行政部）根据实际需求，填写《采购订单审批表》（见模板部分），明确采购物料/服务的名称、规格、数量、预估单价、供应商信息、预算科目及需求紧急程度。同时需附上相关支撑材料，如物料需求计划、供应商比价记录（至少三家报价，紧急采购除外）、库存盘点表（如适用）等。

提交申请：通过企业OA系统或指定审批平台，将填写完整的审批表及附件提交至部门主管审核。如为线下审批，需将纸质材料（含电子版备份）交至部门负责人处。

（二）部门主管初审

审核重点：部门主管需在1个工作日内完成审核，重点确认：

采购需求是否符合部门工作计划及预算额度；

物料/服务的规格、数量是否与实际需求匹配；

供应商选择是否符合企业“合格供应商名录”规定（如无名录，需说明供应商资质情况）。

审核结果处理：

审核通过：流转至财务部门；

审核不通过：注明原因并退回申请人，补充或修改后重新提交。

（三）财务部门复审

审核重点：财务部门需在1-2个工作日内完成复审，重点审核：

采购预算是否充足（超预算需附《预算调整申请表》）；

单价、总价是否合理（参考历史采购价格、市场行情或比价记录）；

付款方式、发票类型是否符合企业财务制度；

合同条款（如适用）中的财务风险点（如付款节点、违约责任）。

审核结果处理：

审核通过：根据采购金额权限，流转至对应层级领导审批；

审核不通过：明确财务意见（如“单价超市场均价10%，需重新比价”），退回申请人或部门主管调整。

（四）领导终审

审批权限划分：

采购金额≤5000元：由采购部门负责人审批；

5000元＜采购金额≤2万元：由分管副总审批；

采购金额＞2万元：由总经理审批。

审批重点：领导需在1个工作日内完成审批，重点关注：

采购事项对企业整体运营的影响（如是否影响生产进度、关键项目交付）；

大额采购的必要性及供应商选择的合规性；

特殊采购（如独家供应商、定制化服务）的合理性说明。

审批结果处理：

审批通过：“已批准”采购订单，流转至采购部门执行；

审批不通过：注明核心意见（如“暂缓采购，需重新评估供应商”），终止流程并通知申请人。

（五）订单执行与归档

采购部门执行：审批通过后，采购部门根据订单信息与供应商签订合同/下达订单，跟踪物料/服务交付进度，保证按时到货。

结果反馈：采购完成后，采购部门需将供应商交付清单、验收单（需使用部门签字确认）等材料反馈至财务部门及申请人，完成闭环管理。

资料归档：所有审批表、合同、验收单等纸质及电子材料由采购部门统一整理归档，保存期限不少于3年，便于后续查阅与审计。

三、采购订单审批表模板

采购订单审批表

订单编号

申请部门

申请日期

申请人

*

联系方式

*

预计到货日期

供应商信息

供应商名称

联系人

*

联系方式

供应商地址

开户行及账号

税号

采购明细

序号

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

1

2

3

合计金额

（大写）

预算科目

预算编号

审批流程

环节

审批人

审批意见

审批日期

签字

部门主管审核

*

财务部门复审

*

采购负责人审批

*

分管副总审批

*

总经理审批

*

备注说明

1.如为紧急采购，请标注“紧急”，并说明原因；2.附件清单：□比价记录□需求计划□库存表□其他：_________

四、使用要点与注意事项

信息填写规范：

采购物料/服务名称、规格型号需准确完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸500张，型号70g”）；

供应商信息需与营业执照一致，税号、开户行等关键信息不可遗漏；

金额大小写须一致，预估单价与总价需逻辑匹配。

时限要求：

各环节审批人需在规定时限内完成审批，无特殊原因不得超时；如需延长，需在审批表中注明原因并提前通知申请人。

紧急采购（如生产突发停工急需物料）可启动“绿色通道”，申请人需在“备注说明”中标注紧急原因，部门主管可直接同步至财务及领导审批，缩短整体流程至4小时内完成。

特殊情况处理：

超预算采购：需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批通过后，方可发起采购流程；

分批采购：同一供应商多次采购同一物料，可合并为一张订单审批，避免重复流程；

合同审批：如采购金额超1万元或涉及长期服务（如年服务协议），需在审批表后附合同草案，由法务部门（如有）审核通过后方可提交领导审批。