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销售合同审核及归档标准化模板
一、适用范围与核心价值
本模板适用于企业销售业务中各类销售合同的审核、签署及归档管理，涵盖产品销售、服务销售、定制化销售等合同类型。通过标准化流程，可规范合同管理全环节，降低法律风险、提升审核效率，保证合同信息完整可追溯，为企业财务核算、客户关系维护及后续纠纷处理提供可靠依据。
二、标准化操作流程详解
（一）合同发起与初步信息核对
操作主体：销售代表*
操作内容：
收集客户需求，明确合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、质量标准）、交易金额（含单价、总价）、交付方式（时间、地点、运输责任）、付款条件（预付款比例、尾款支付时间、账户信息）等核心条款；
核对客户主体信息（企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式），保证客户为合法存续实体，避免与“三无企业”或失信主体合作；
填写《合同信息核对表》（见附件1），初步确认合同要素完整、无歧义，提交至法务部门审核。
输出成果：《合同信息核对表》（销售代表签字版）
（二）法务部门专项审核
操作主体：法务专员*
审核重点：
条款合规性：检查合同内容是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在格式条款无效情形（如排除对方主要权利、加重对方责任）；
风险点排查：重点关注违约责任（是否明确违约金计算方式、争议解决方式）、知识产权归属（如涉及定制产品）、保密条款（是否覆盖商业秘密范围及期限）等易产生纠纷的条款；
语言表述规范性：避免使用“大概”“尽量”等模糊词汇，保证条款无歧义（如“交付日期”明确为“202X年X月X日前”而非“尽快交付”）。
输出成果：法务审核意见书（通过/不通过/修改后通过，需逐条注明修改建议）
（三）财务部门复核
操作主体：财务经理*
审核重点：
金额准确性：核对合同总价、单价是否与报价单一致，含税/不含税价格标注清晰，税费计算符合税法规定；
付款方式合理性：预付款比例一般不超过合同总额的30%（定制化产品可适当提高），尾款支付需与交付验收/服务完成挂钩，避免客户拖欠款项；
账户信息安全性：确认收款账户为企业对公账户，禁止使用个人账户，避免资金风险。
输出成果：财务复核确认单（通过/需调整金额/修改付款方式）
（四）销售部门最终确认
操作主体：销售总监*
操作内容：
汇总法务、财务审核意见，与客户沟通修改条款，达成一致；
确认合同文本最终版本，保证双方权利义务对等，无重大遗漏；
安排合同签署（客户需加盖公章或合同专用章，自然人需签字并按手印），签署过程留存影像资料（如签字页照片）。
输出成果：双方签署的正式合同文本（纸质版+扫描件）
（五）合同编号与分发
操作主体：行政专员*
操作内容：
按照“年份+部门简称+合同序号”规则编号（如“2024XS-001”），保证每份合同唯一编号；
将合同原件存档，扫描件分发至销售部、财务部、法务部，同步更新《合同台账》（见附件2）。
输出成果：合同编号、分发记录、更新后的《合同台账》
（六）归档准备与移交
操作主体：档案管理员*
操作内容：
整理合同相关材料（合同文本、附件、签署页影像、审核意见书、对账单等），按“合同编号+客户名称”分类装订；
填写《合同归档信息登记表》（见附件3），记录归档日期、档案编号、存放位置（如档案柜-A-01）；
移交至企业档案室，录入档案管理系统，保证电子档案与纸质档案一致。
输出成果：《合同归档信息登记表》、完整归档材料
（七）定期检查与更新
操作主体：法务部协同行政部
操作内容：
每季度对已归档合同进行抽查，检查归档完整性、信息准确性；
结合法律法规变化（如税法修订、合同范本更新），每半年优化审核流程及模板，保证模板适用性。
三、合同审核关键要素表
审核项目
审核要点
审核标准
审核结果（通过/不通过/修改后通过）
审核人
审核日期
客户主体信息
企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式
与营业执照、身份证等证件一致，信息完整无缺失
*
202X-X-X
合同标的条款
产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准
明确具体，无“同类产品”“优质服务”等模糊表述
*
202X-X-X
金额与付款方式
单价、总价、含税/不含税、预付款比例、尾款支付条件
金额大小写一致，付款节点与业务进度匹配，账户信息为企业对公账户
*
202X-X-X
交付与验收条款
交付时间、地点、运输责任、验收标准及流程
时间明确到日，责任划分清晰，验收标准可量化（如“通过第三方检测机构检测”）
*
202X-X-X
违约责任条款
违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（仲裁/诉讼）
违约金合理（不超过实际损失的30%），争议解决方式明确且唯一
*
202X-X-X
保密与知识产权
保密范围、保密期限、知识产权归属
保密范围覆盖商业秘密，知识产权归属清晰（如“定制产品知识产权归
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