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2025年办公室钥匙使用规范合同协议

引言/总则

本协议旨在规范公司办公室钥匙（以下简称“钥匙”）的管理和使用，保障公司财产、信息及人员安全，明确钥匙持有者（以下简称“持有者”）的权利与义务。本协议依据国家相关法律法规及公司内部管理规定制定，适用于公司所有持有、保管或使用钥匙的员工（以下简称“员工”）。本协议所称钥匙包括但不限于门禁卡、普通房门钥匙、文件柜钥匙、保险柜钥匙等。钥匙管理的核心原则为“谁持有，谁负责”、“最小权限原则”、“安全第一”、“规范使用”。

钥匙的发放与授权

员工因工作需要申请钥匙/门禁权限，须填写《钥匙申请表》，经其直接上级及相关部门负责人审批同意后，报公司指定部门（以下简称“钥匙管理员所在部门”）备案。钥匙管理员根据批准的申请，在核对员工身份信息无误后，方可发放钥匙。发放钥匙时，持有者须当场清点数量、检查钥匙及锁具状态，并在《钥匙领用登记表》上签字确认，表明已了解并同意遵守本协议规定。公司建立并维护清晰的钥匙持有/授权记录，记录包含钥匙类型、编号、持有者姓名、岗位、授权日期、预计失效日期（如有）等信息。钥匙管理员负责确保授权记录的准确性和完整性。

钥匙使用规范

钥匙仅能用于其授权的目的，即进入办公区域、使用特定的办公室、设备或文件柜等。持有者应严格遵守锁具使用规则，离开前必须确保已锁好授权使用的门、柜等，不得强行开启锁具，不得故意损坏锁具。除紧急情况外，钥匙不得转借他人使用。钥匙应妥善保管，随身携带或放置在安全的位置，禁止将其置于门下、信箱、办公桌上、椅子上或其他易丢失、易被盗或不当的地方。使用完毕后，应及时将钥匙归还至指定位置或随身携带。持有者应爱护钥匙，避免遗失或损坏。

钥匙保管与安全

持有者是钥匙及其对应区域安全的直接责任人。钥匙管理员负责监督钥匙使用的规范性，并对钥匙及锁具的安全状况进行定期检查。员工发现钥匙丢失或疑似被盗时，必须在规定时间内（例如：24小时内）立即向钥匙管理员或公司指定负责人报告，并积极配合采取应急措施（如：临时锁闭受影响的区域或更换锁芯）及后续调查。在钥匙丢失等情况下的临时通行，需遵循公司规定的申请和审批流程，不得擅自开启锁具。员工下班、外出、休假或离职时，必须按照公司规定将个人所持有的全部钥匙及时上交至钥匙管理员或指定地点。

钥匙的回收与撤销

员工离职、岗位调动、退休或因其他原因不再需要持有钥匙时，必须按时、完好地将所有公司发放的钥匙交回钥匙管理员。归还程序包括但不限于当面交验钥匙、在《钥匙归还登记表》上签字确认。公司有权根据员工职务变动、离职、表现、安全风险评估等原因，随时撤销其钥匙使用权限，持有者须无条件配合，并立即停止使用相关钥匙。钥匙管理员在核对无误后，应在授权记录中注明权限撤销日期。员工遗失钥匙未按规定报告或擅自复制钥匙，公司有权要求其赔偿。赔偿金额根据公司相关规定确定，可能包括钥匙本身的成本、锁芯更换费用等。

违规处理与责任承担

持有者如有违反本协议规定的行为，公司将视情节严重程度给予相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评、罚款、取消钥匙使用权限、调离岗位等。对于因违规使用钥匙造成公司财产损失（如设备损坏、文件丢失、信息泄露）、产生安全风险或引发其他不良后果的，违规者应承担相应责任，公司保留追究其经济赔偿责任乃至解除劳动合同的权利。所有持有者均有责任协助公司维护授权区域的安全，对发现的安全隐患或可疑情况应及时报告。

报告与记录

钥匙管理员有权对钥匙的发放、使用、归还等情况进行监督和检查。公司要求所有与钥匙相关的登记、发放、回收、丢失报告、维修记录等文件妥善保管，以备查验。钥匙管理员应定期向相关部门汇报钥匙管理情况。

协议生效与修订

本协议自发布之日起生效。公司保留根据实际情况变化对本协议进行修订的权利。修订后的协议将发布，并通过公司内部通知方式告知全体员工。员工应遵守修订后的协议规定。

其他

本协议由公司指定部门负责解释。公司通过邮件、内部公告系统或书面通知等方式向员工发送与本协议相关的正式通知。