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高效采购申请与审批流程标准化模板

一、应用场景说明

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请

申请人发起：采购需求部门根据工作计划或实际需求，由指定申请人（如部门专员或经办人）填写《采购申请单》，需明确以下核心信息：

采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、单位；

预算单价及总价（需附预算依据，如历史采购价格、市场询价记录等）；

采购用途（简要说明使用场景或项目背景）；

期望交付时间（如有紧急需求需标注“紧急”并说明原因）。

附件准备：根据采购类型补充必要附件，例如：

大额采购（如单笔超1万元）：需提供至少2家供应商的书面比价记录或报价单；

服务类采购：需提供需求说明书、服务范围及质量标准；

资产类采购：需提供设备配置清单及验收标准。

内部初审：申请人核对信息无误后，提交至部门负责人进行必要性审核，保证采购需求与部门工作目标匹配，无重复采购或可替代方案。

（二）部门审批

部门负责人审核：部门负责人重点审核采购需求的合理性、必要性及预算匹配度，确认后签字并注明审批意见（如“同意采购”“建议调整预算”）。

跨部门会签（如适用）：若采购涉及多个部门（如IT设备采购需IT部确认技术参数，行政部确认资产归属），需发起跨部门会签，相关部门在1个工作日内反馈意见。

（三）采购专业审核

采购部接收申请：部门审批通过后，申请单流转至采购部，采购专员核对申请材料完整性（包括申请表、附件、审批签字）。

合规性与可行性审核：

审核采购物品/服务是否在合格供应商范围内（如无合格供应商，需启动供应商寻源流程）；

审核市场价格与预算差异（若预算超市场均价10%以上，需退回申请人补充说明或调整预算）；

审核采购方式是否符合规定（如小额采购可采用比价采购，大额采购需采用招标或竞争性谈判）。

反馈与建议：审核通过后，采购部在申请单上签署“同意采购，建议供应商：X”；若需调整，注明修改意见并退回申请人重新发起。

（四）财务预算复核

财务部审核：采购申请流转至财务部，财务专员重点审核：

预算额度：确认采购项目是否在部门年度预算内，超预算部分需附《预算调整申请表》；

付款条件：审核合同约定的付款方式、账期是否符合公司财务制度（如预付款比例不超过30%）；

成本合理性：对比历史采购数据或行业标准，评估成本是否合理。

签署意见：审核通过后签署“预算合规，同意付款”；若预算不足或成本异常，退回采购部与申请人沟通调整。

（五）最终审批

审批权限划分：根据采购金额确定最终审批人，示例权限如下（企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：由采购部负责人审批；

5000元＜金额≤2万元：由分管副总审批；

金额＞2万元：由总经理审批。

审批决策：最终审批人综合各部门意见，确认采购必要性、预算合规性及供应商适宜性后，签署“同意执行”或“否决”意见（否决需注明理由）。

（六）采购执行与跟进

供应商确定：采购部根据最终审批意见，从合格供应商库中选择供应商或启动新供应商开发流程（如招标、询价），确定合作方后签订采购合同（需注明质量标准、交付时间、违约责任等）。

订单下达：采购部向供应商下达正式采购订单，同步将订单号、供应商信息、预计交付时间告知申请部门。

进度跟踪：采购专员全程跟踪订单执行进度，保证供应商按约定交付，若遇延迟（如超过交付时间3个工作日），及时启动应急处理方案（如更换供应商或协商交付时间）。

（七）验收与确认

到货验收：物品/服务送达后，由申请部门联合使用部门（如生产部、行政部）进行验收，重点核对：

数量、规格型号是否与采购订单一致；

物品质量是否符合技术参数要求（如需第三方检测，需提供检测报告）；

服务类项目是否达到约定标准（如需出具验收报告，需由使用部门签字确认）。

验收结果反馈：验收合格，填写《验收确认单》并由使用部门负责人签字；验收不合格，注明问题原因并退回供应商处理，同时同步采购部及财务部。

（八）付款与归档

付款申请：采购部凭审批完整的《采购申请单》《采购合同》《验收确认单》及发票（发票抬头、税号需与公司信息一致），向财务部提交付款申请。

财务付款：财务部审核单据无误后，按合同约定方式办理付款（如银行转账、支票支付），并保留付款凭证。

资料归档：采购部将采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、报价单、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

三、采购申请单模板

采购申请单

申请单号：[系统自动]

基本信息

申请人

*

联系方式

[内线/手机号]

采购明细

序号

物品/服务名称

1

[如：联想ThinkPad笔记本]

2

[如：A4打印纸]

预算单价

[如：6000元]

采购用途

[如：新员工入职办公设备配置]

期望交付时间

[如：YYYY-MM-DD]

附件清单

□比价记录□需求说明书□技术参数□其他：[如