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采购与供应商管理规范操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购业务全流程及供应商管理活动，保证采购过程的合规性、经济性、效率性，保障物料/服务的及时供应与质量稳定，降低运营风险，提升供应链整体效能。手册适用于企业各部门的采购需求提报、供应商开发、评估、合作及绩效管理等环节，相关岗位人员需严格遵照执行。

一、手册适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册涵盖企业所有采购活动，包括但不限于：生产性物料采购、非生产性物料采购（如办公用品、设备）、服务采购（如技术服务、物流服务）等，以及从供应商寻源到合作终止的全生命周期管理。

（二）核心目标

规范采购流程，保证操作透明、可追溯；

优选优质供应商，降低采购成本，保证供应质量；

建立公平、公正的供应商合作关系，促进供应链协同发展；

防范采购风险，保障企业合法权益。

二、采购与供应商管理全流程操作说明

（一）采购需求提报与审批

需求发起

各部门根据业务需求（如生产计划、项目需求、日常运营），填写《采购申请单》，明确以下信息：

物料/服务名称、规格型号、质量标准、需求数量、预计到货日期；

预算金额（需符合部门年度预算）、用途说明；

供应商偏好（如有特殊要求，需提供书面说明）。

申请人需对需求信息的真实性、准确性负责。

需求审核

部门负责人：审核需求的合理性、必要性及预算匹配性，签字确认后提交至采购部；

采购部：审核需求的可行性（如库存情况、市场供应稳定性），提出初步采购建议；

财务部：审核预算合规性，保证采购金额不超支；

分管领导：根据采购金额及重要性，履行最终审批权限（具体权限详见《采购审批权限表》）。

审批通过后

采购部在2个工作日内接收《采购申请单》，启动后续采购流程。

（二）供应商寻源与资质审核

供应商寻源

采购部根据采购需求，通过以下渠道筛选潜在供应商：

公开渠道（行业展会、招标平台、供应商自荐）；

现有供应商库推荐；

同行企业优质供应商信息调研。

同一物料/服务原则上需筛选3家及以上候选供应商，保证竞争充分。

资质初审

采购部向候选供应商发放《供应商资质调查表》，收集以下资料：

营业执照、税务登记证（三证合一可只提供营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）；

企业简介、生产能力、技术实力、主要客户案例；

财务状况说明（近2年资产负债表、利润表）；

售后服务承诺及联系方式。

采购部对供应商资质进行初步审核，剔除不符合基本要求的供应商（如无相关资质、经营异常等）。

（三）供应商评估与选择

现场考察（必要时）

对金额较大、技术复杂或首次合作的供应商，由采购部牵头，组织质量部、技术部组成考察小组，进行现场考察，重点核查：

生产设备先进性及产能匹配度；

质量管理体系运行情况；

环保、安全合规性；

仓储物流能力。

综合评估

成立供应商评估小组（由采购、质量、技术、财务等部门人员组成），根据《供应商评估打分表》（见附件1）进行量化评分，评估维度包括：

价格（20%）：报价合理性、成本控制能力；

质量（30%）：产品合格率、质量体系认证、客户投诉率；

交付（20%）：准时交货率、产能弹性、应急响应能力；

服务（15%）：售后服务态度、问题解决效率、技术支持能力；

财务（10%）：付款条件、财务稳定性；

合作意愿（5%）：配合度、长期合作意向。

供应商确定

评估小组根据综合得分，推荐1-2家候选供应商，报分管领导审批；

审批通过后，纳入《合格供应商名录》，作为采购合作对象。

（四）供应商合同签订

合同起草

采购部根据《采购申请单》及供应商谈判结果，起草《采购合同》，明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总金额；

质量标准、验收方法及质量异议处理流程；

交货时间、地点、运输方式及费用承担；

付款方式（如预付款、到付款、账期等）、票据要求；

违约责任（如逾期交货、质量不达标等处罚措施）；

合同解除条件及争议解决方式；

双方法定代表人或授权代表签字、盖章日期。

合同审核

采购部负责人审核合同条款的完整性、合规性；

法务部审核法律风险（如违约责任、知识产权等）；

财务部审核付款条款的合理性；

分管领导及总经理履行最终审批权限。

合同签订与存档

审批通过后，双方加盖公章（合同章），采购部留存原件至少2份，分别移交财务部、档案室存档，供应商留存复印件。

（五）采购订单执行与跟催

下达采购订单

采购部根据《采购合同》及需求计划，向供应商下达《采购订单》（见附件2），明确交货批次、时间及技术要求，并要求供应商确认回传。

进度跟踪

采购专员每周跟踪订单执行情况，重点监控：

生产进度（针对定制化物料）；

物料发运状态（物流单号、预计到达时间）；

异常情况处理（如生产延误、物流受阻等）。

如遇可能影响交货的异常，采购部需立即与供应商协商解决方案，并通知需求部门。

（六