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商务谈判与招投标操作指南

一、指南概述

本指南旨在规范企业商务谈判与招投标全流程操作，帮助相关人员系统掌握关键环节、规避常见风险，提升项目成功率。指南适用于企业采购、工程承接、服务合作等需通过招投标确定合作方，以及后续商务谈判落地的场景，涵盖机构、事业单位、企业等各类主体的项目操作需求。

二、全流程操作步骤

（一）招投标前期准备阶段

目标：明确需求、夯实基础，保证招投标合规高效启动。

1.需求分析与立项

操作内容：

由业务部门牵头，明确项目需求（如设备采购需明确技术参数、数量、交付标准；工程类需明确工期、质量要求等），形成《项目需求说明书》。

内部履行立项审批流程，提交《立项申请表》（含预算、资金来源、项目周期等），经分管领导、总经理审批通过后启动。

输出文件：《项目需求说明书》《立项申请表》（审批版）。

2.市场调研与供应商筛选

操作内容：

通过行业报告、展会、第三方平台等渠道调研潜在供应商，收集其资质（营业执照、相关行业资质证书）、业绩（同类项目案例）、信誉（信用中国、裁判文书网查询）、价格水平等信息。

建立《合格供应商库》，按“核心供应商”“备选供应商”分类，优先选择近3年无不良记录、履约能力强的企业。

输出文件：《市场调研报告》《合格供应商清单》。

3.招标方式确定与预算编制

操作内容：

根据项目金额、性质确定招标方式：

公开招标：预算金额达到法定招标限额（如施工单项合同估算价200万元以上），需在“中国招标投标公共服务平台”等指定媒体发布招标公告。

邀请招标：符合“技术复杂、有特殊要求或受自然地域限制”“采用公开招标方式的费用占项目合同金额比例过大”等情形，邀请3家以上具备资格的供应商。

财务部编制《项目预算明细表》，明确各项成本（设备费、服务费、税费等），预算需经财务负责人、总经理审批。

输出文件：《招标方式审批表》《项目预算明细表》（审批版）。

4.招标文件编制

操作内容：

组建招标文件编制小组（由采购部、技术部、法务部等人员组成*），参考《标准施工招标文件》《标准设备采购招标文件》等模板，结合项目需求编制，核心内容包括：

投标邀请书（邀请招标适用）

投标人须知（含投标截止时间、开标地点、投标保证金要求等）

项目技术要求（参数、标准、验收方式等）

商务条款（付款方式、交付周期、违约责任等）

投标文件格式（投标函、技术方案、报价清单等）

法务部审核招标文件条款，保证符合《招标投标法》《民法典》等规定，避免歧义或法律风险。

输出文件：《招标文件》（最终版，含法务审核意见）。

（二）招标文件发布与投标接收阶段

目标：规范信息发布，保证投标过程公开透明。

1.发布招标公告/投标邀请书

操作内容：

公开招标：在“中国招标投标公共服务平台”“省级电子招标投标交易平台”等指定媒介发布招标公告，公告期不少于5日，内容包括项目概况、投标人资格要求、招标文件获取方式等。

邀请招标：向《合格供应商清单》中的3家以上供应商发出《投标邀请书》，明确投标截止时间、开标时间及地点。

注意事项：公告内容需与招标文件一致，不得设置倾向性、排他性条款。

2.招标文件澄清与答疑

操作内容：

潜在投标人对招标文件有疑问的，应在投标截止时间15日前以书面形式（含邮件、平台留言等可追溯方式）向招标方提出。

招标方应在收到疑问后3日内内书面答复，同时将答复内容送达所有已获取招标文件的投标人（无需说明疑问来源），必要时可发布补充文件，修改内容作为招标文件组成部分。

输出文件：《招标文件澄清/答疑记录表》（含疑问内容、答复、发送记录）。

3.投标文件接收与密封检查

操作内容：

设立投标接收点，在投标截止时间前接收投标文件，投标人需提交《投标文件送达回执单》（注明文件名称、数量、递交人、联系方式）。

投标截止时间后，不得接收任何投标文件（除非法定顺延情形）。

开标前，由监标人（如纪检监察人员*）检查投标文件密封情况：

公开招标：按投标人签到顺序检查密封袋是否完好，密封处是否加盖单位公章及法定代表人印章。

邀请招标：同上，重点核对邀请供应商名单。

密封破损的投标文件，当场退还投标人（若在截止时间前）或作废标处理。

输出文件：《投标文件接收登记表》《投标文件密封检查记录表》。

（三）开标、评标与定标阶段

目标：公平公正评审，确定最优合作方。

1.开标会议组织

操作内容：

按招标公告/投标邀请书时间组织开标会议，邀请所有投标人参加（或通过线上平台参与），参会人员需签到并提交身份证明。

开标流程：

主持人宣布开标纪律，介绍评标委员会成员（若已提前确定）；

检查投标文件密封情况（再次确认）；

按签到顺序或投标文件编号开启投标文件，公开宣读投标人名称、投标报价、工期/交付期等关键信息；

《开标记录表》由监标人、唱标人、记录人签字确认，投标人如有异议，当场提出并