财务报销申请及审批综合表单.docVIP

财务报销申请及审批综合表单工具指南

一、适用场景与核心价值

本综合表单适用于企业内部各类费用的报销申请及审批管理，涵盖日常办公费用（如文具、打印费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务招待费用、市场推广费用及其他符合公司财务制度的支出场景。通过标准化表单流程，可实现费用申请的规范化、审批链条的可追溯性，同时提高财务审核效率，保证支出符合预算管理要求，降低合规风险。

二、完整操作流程详解

（一）第一步：填写基础信息（申请人操作）

申请人信息录入：在表单“基础信息”区域准确填写本人姓名（某）、所属部门（如“市场部”）、工号（如“M2023001”）、联系电话（138）及申请日期（需填写提交当天的日期）。

报销类型与事由明确：勾选或填写报销类型（可选“日常费用”“差旅费”“业务招待费”“其他”，勾选“其他”时需注明具体类型），并简明扼要填写报销事由（如“2023年10月北京客户洽谈差旅费”“部门第三季度办公文具采购”），保证事由清晰可追溯。

预算归属关联：如涉及项目费用，需填写对应的项目编号或项目名称（如“Q3产品推广项目”），便于财务后续进行预算执行分析。

（二）第二步：录入费用明细（申请人操作）

逐条列示费用：在“费用明细”表格中按序号填写每一笔费用，保证“费用发生日期”“费用项目”“具体事由”“金额（小写）”四项信息完整。

示例：差旅费报销中，第一笔费用为“2023-10-08”“交通费”“北京-高铁G101”“320.00”；第二笔为“2023-10-08”“住宿费”“北京酒店（协议价）”“580.00”。

发票信息核对：填写“发票类型”（如“增值税专用发票”“增值税普通发票”）、“发票代码”“发票号码”，保证与实际发票信息一致，避免因发票信息错误导致财务退回。

附件整理与标注：将所有发票原件、行程单、消费清单等附件按明细顺序整理，并在“附件名称及数量”栏注明（如“火车票1张、酒店发票1张”），同时将纸质附件粘贴在表单“附件粘贴处”，电子附件需一并发送至财务指定系统。

（三）第三步：部门负责人审核（部门主管操作）

费用真实性与合理性核查：部门负责人需仔细核对报销事由是否与部门业务相关、费用金额是否合理、是否存在超预算支出（如差旅住宿是否超公司标准）。

审批意见签署：审核通过后，在“部门负责人签字”栏签署姓名（某）及日期（需晚于申请日期）；若存在疑问或需补充材料，需在“备注”栏注明修改意见并退回申请人。

（四）第四步：财务部门复核（财务专员操作）

合规性检查：财务专员重点核对发票真伪（通过国税平台验证）、发票抬头是否为公司全称、税号是否正确、费用是否符合公司《财务报销管理制度》（如招待费是否超标、差伙补助天数是否合规）。

金额与附件匹配性审核：保证“费用明细”中小写金额合计与大写金额一致，附件数量与标注一致，且附件齐全（如差旅费需附行程单，招待费需附客户名单及事由说明）。

复核结果反馈：审核通过后，在“财务复核人签字”栏签字并填写日期；若不通过，注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”）并通知申请人补充。

（五）第五步：分级审批（按权限执行）

根据公司费用审批权限表，由对应层级领导进行审批：

小额费用（如≤5000元）：由分管副总审批，在“分管领导签字”栏签字；

大额费用（如＞5000元）：需经总经理审批，在“总经理签字”栏签字；

特殊费用（如固定资产采购、大额市场推广费）：需提前提交专项申请，附审批单后一并提交。

（六）第六步：报销入账（财务出纳操作）

审批完成确认：出纳收到已审批完成的表单后，确认所有签字齐全、金额准确。

款项支付：通过银行转账或现金方式支付报销款项，同时在“财务出纳签字”栏签字并填写支付日期。

归档管理：将纸质表单、附件统一归档保存，电子表单同步录入财务系统，便于后续查询与审计。

三、综合表单模板及填写说明

财务报销申请及审批综合表

基础信息

申请人姓名

某

所属部门

市场部

工号

M2023001

联系电话

138

申请日期

2023年10月15日

报销类型□日常费用□差旅费□业务招待费□其他（请注明：________）

差旅费

报销事由

2023年10月12-14日上海客户洽谈差旅费

预算归属项目

Q3产品推广项目（编号：PR2023Q3）

费用明细

序号

费用发生日期

1

2023-10-12

2

2023-10-12

3

2023-10-13

合计

金额（小写）：

1583.00元

金额（大写）：

壹仟伍佰捌拾叁元整

审批流程

部门负责人签字

___________日期：2023年10月15日

财务复核人签字

___________日期：2023年10月16日

分管领导签字

___________日期：2023年10月16日（若需）

总经理签字

___________日期：2