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企业商务洽谈合同管理工具使用指南

一、适用场景与痛点解决

在企业日常运营中，商务洽谈合同管理涉及多部门协作、全流程跟踪及风险把控，常见痛点包括：合同版本混乱（如同一项目存在多版修订稿）、审批流程滞后（跨部门签字耗时）、履行进度不透明（款项支付、交付节点难追溯）、归档检索困难（历史合同查找效率低）。本工具适用于各类企业（贸易、服务、制造等）的合同全生命周期管理，覆盖从洽谈发起、起草修订、审批签署到履行归档的全流程，帮助实现合同标准化、流程可视化、风险可控化。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同发起与信息录入

发起申请：业务部门（如销售部、采购部）根据洽谈结果，在系统中创建合同发起申请，填写基础信息：合同名称（如“公司采购办公设备合同”）、合同类型（采购/销售/服务/租赁等）、对方主体名称（需与营业执照名称一致）、洽谈人*、预计签订日期、合同金额（大小写）、主要标的（如“办公电脑50台”）、履行期限（起始-截止日期）。

附件：附上洽谈过程中的关键材料，如对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书）、技术参数表、报价单、会议纪要等（保证附件清晰、完整，命名规范为“合同名称-附件类型”，如“采购合同-报价单”）。

（二）合同起草与内部修订

模板调用：系统根据合同类型自动匹配标准模板（如采购合同模板、服务合同模板），发起人可基于模板填写具体条款，或使用“自定义起草”功能（需法务部门审核模板合规性）。

条款修订：涉及金额、履行方式、违约责任等核心条款的修改，需在修订处标注说明（如“修订说明：原付款比例‘30%’改为‘40%’，经双方协商一致”），并同步更新附件中的对应内容。

内部审核：起草完成后，提交至部门负责人审核，重点审核业务条款合理性（如价格是否符合预算、交付时间是否满足生产计划）；审核通过后，流转至法务部门审核，重点审核法律合规性（如条款是否违反《民法典》规定、知识产权归属是否明确）；涉及大额资金（如超过10万元）或特殊业务（如跨境合作），需同步提交财务部门*审核，重点审核付款方式、税务条款。

（三）审批流程与签署管理

审批节点设置：系统根据合同金额、类型自动配置审批流程（示例：

5万元以下：业务部门负责人→法务部门→签署

5万-50万元：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总*→签署

50万元以上：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理*→签署

），审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未操作则系统自动提醒。

用印申请：审批通过后，发起人提交用印申请，最终版合同PDF（需所有审批人确认签字版），注明用印份数（如“正本2份、副本4份”）、用印人，经行政管理部门审核后安排用印。

签署与归档：用印后，由洽谈人*或授权代表与对方签署，签署时需核对双方主体信息、合同条款与审批版本一致，避免空白合同签署；签署完成后，将正本、原件及附件扫描系统（扫描件命名“合同编号-签署版”），同步更新合同状态为“已签署”。

（四）履行跟踪与归档管理

履行节点登记：合同生效后，业务部门需在系统中登记履行计划（如“付款节点：合同签订后7日内支付预付款30%”“交付节点：收到预付款后15日内交付货物”），并在每个节点到期前3天提醒相关负责人*；履行完成后，及时登记结果（如“2024年3月1日完成交付，对方签收单号：X”）。

变更与终止管理：若需变更合同（如修改履行时间、金额），由业务部门发起变更申请，参照原审批流程审核；若需终止合同，需提交终止说明（如“对方违约导致无法履行”），经双方确认签署终止协议后，在系统中更新合同状态为“已终止”。

归档与检索：合同履行完毕或终止后，由行政管理部门将纸质合同正本、附件、签署单等整理成册，标注合同编号，移交档案室存档；系统中支持按合同编号、名称、对方主体、签订日期等多维度检索，方便历史合同查询。

三、常用管理模板参考

（一）合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

合同类型

对方主体名称

洽谈人

预计签订日期

合同金额（元）

履行期限

合同状态

CG2024001

采购合同

采购

A科技有限公司

2024-03-15

85,000.00

2024-03-15至2024-06-15

已签署

FW2024002

服务合同

服务

B商贸有限公司

2024-03-20

120,000.00

2024-04-01至2024-09-30

审批中

（二）合同审批流程记录表

合同编号

审批环节

审批人

审批意见

审批时间

备注

CG2024001

业务部门

同意，按流程审批

2024-03-1014:30

价格符合预算

CG2024001

法务部门

赵六

第5条违约责任需修改为“按日万分之五支付违约金”

2024-03-1109:15

已修改

CG2024001

财务部门

孙七

付款方式合理，同意

2024-03-11