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会议纪要内容编写及执行跟踪模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类企业内部会议（如项目例会、部门协调会、跨部门对接会、专题研讨会、决策评审会等）的纪要编写与后续执行跟踪，旨在通过标准化流程实现：

规范记录：保证会议关键信息（议题、决议、行动项）完整、准确留存；

明确责任：清晰划分任务负责人与协作方，避免责任模糊；

跟踪落地：通过结构化跟踪机制，推动会议决议有效执行，闭环管理；

知识沉淀：形成可追溯的会议记录档案，为后续复盘、决策提供依据。

二、标准化操作步骤

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

提前与会议主持人（如*总监）沟通，确认会议主题、需解决的核心问题及期望达成的成果（如“确定Q3产品迭代优先级”“明确跨部门协作流程”），避免记录偏离方向。

梳理会议议题与议程

获取会议议程（如有），按议题优先级排序，预判各议题的讨论方向及可能的决议点，提前准备记录框架（如“议题1：背景-讨论-决议；议题2：背景-争议-结论”）。

准备记录工具与模板

打印本模板空白表格或创建电子版文档，准备好记录工具（如笔记本电脑、录音设备，需提前征得参会人员同意），保证记录过程中可快速填写关键信息。

（二）会中记录：聚焦核心信息

精准捕捉“人、事、时、果”

基本信息：实时记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员（如*顾问）；

议题讨论：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点关注不同参会人员的观点差异（如“部门主张方案A，成本优势明显；部门提出方案B，更符合长期战略”）；

决议结论：明确每个议题的最终决议（需体现“做什么、为什么做”），避免模糊表述（如“通过”需明确“通过方案，自X月X日起执行”）；

行动项：这是执行跟踪的核心，需单独记录并包含“任务描述、责任人、协作人、计划完成时间、交付物”（如“任务：完成用户调研报告初稿；责任人：专员；协作人：分析师；计划完成时间：X月X日；交付物：Word版报告（含数据图表）”）。

善用辅助记录技巧

对关键讨论内容可采用“关键词+简写”快速记录（如“预算不足→申请追加10万”），会后立即补充完整；

对争议性议题，标注“待确认”“需补充数据”等标记，会后及时与主持人或相关人员核对。

（三）会后整理：形成规范纪要

信息核对与补充

会议结束后2个工作日内，根据会议记录（含录音，如有）补充完善内容，重点核对：

决议结论是否准确反映会议最终结果；

行动项的责任人、时间、交付物是否清晰无误；

参会人员名单、职务等信息是否完整。

按模板规范输出纪要

将整理后的内容填入“会议纪要模板表格”（见第三部分），保证格式统一、语言简洁（避免口语化，如“我觉得”改为“会议认为”）。完成后发送给主持人（如*经理）审核，根据反馈修改后，于会议结束3个工作日内正式发送至所有参会人员及相关方。

（四）执行跟踪：推动决议落地

建立行动项跟踪台账

将纪要中的“行动项”单独提取至“行动项跟踪表”（见第三部分），明确“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期）、“实际完成时间”“延期原因”（如“需等待*部门数据支撑”）。

定期更新与提醒

责任人需在每周五下班前更新行动项进度至跟踪表；

记录人（或指定跟踪人）每周一汇总进度，对“即将到期”（3天内）的任务提前提醒责任人，对“已延期”的任务同步至主持人协调解决。

阶段性复盘与反馈

每月/每季度末，组织相关人员对行动项完成情况进行复盘，分析未完成任务的根本原因（如资源不足、流程卡点），并形成《执行复盘报告》，提交至上级领导；

对已完成行动项，核对交付物是否符合要求，确认后标记“已闭环”。

（五）模板优化与迭代

每使用3次后，组织记录人、主持人收集使用反馈（如“表格列项是否冗余”“跟踪频率是否合理”）；

根据业务需求调整模板内容（如增加“风险点”列、“所需资源”列），保证模板适配不同会议场景。

三、核心模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容

备注

会议名称

例：“2024年Q3产品迭代规划会”

会议时间

例：2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：*）

主持人

例：*总监

记录人

例：*助理

应到参会人员

例：部门、部门、*部门负责人

职务+姓名，如“产品部*经理”

实到参会人员

例：经理、主管、*专员

缺席人员需注明原因，如“*总监因出差缺席”

列席人员

例：法务部顾问、技术部工程师

非必需，仅填写与议题相关人员

会议主题

例：明确Q3产品迭代优先级及资源分配方案

（二）议题讨论与决议表

议题编号

议题名称

讨论要点（关键观点/分歧）

决议结论

备注

1

用户需求优先级排序

团队：需求A（用户量占比40%）应优先；团队：需求B（符合战略方向）需前置，可同步推进需求A。

1.需求A、需求B列为一级