合同签订与审批管理表.docVIP

合同签订与审批管理工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类对外合作合同的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：

采购类合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等合作事项的签订审批；

销售类合同：如产品销售、服务提供、渠道合作等业务的合同签订流程；

合作类协议：如联合研发、市场推广、项目共建等合作框架协议的审批；

服务类合同：如咨询服务、技术服务、人力资源服务等专业服务的合同管理；

其他类合同：如租赁合同、保密协议、补充协议等需纳入统一管理的合同类型。

通过标准化审批流程，可保证合同条款合规、权责清晰，降低法律风险，同时提升合同签订效率，实现合同全生命周期的规范管理。

二、标准化操作流程

（一）合同申请与草案准备

发起申请：由业务部门根据合作需求，填写《合同签订申请表》（见模板附件），明确合同名称、合作方信息、合同金额、主要标的、履行期限等核心要素。

准备草案：业务部门根据合作内容，起草合同文本，需包含以下基本条款：

双方主体信息（名称、法定代表人、地址等）；

合同标的（货物/服务/项目名称、规格、数量等）；

权利义务条款（双方责任、交付标准、验收方式等）；

金额与支付方式（合同总价、付款条件、账户信息等）；

违约责任（违约情形、赔偿标准、争议解决方式等）；

合同生效与终止条件（签订日期、有效期、解除条款等）。

附件准备：同步收集合作方资质材料（如营业执照复印件、授权委托书）、previous合作记录、技术参数要求等附件，保证合同内容与附件一致。

（二）部门内部初审

业务负责人审核：业务部门负责人对照申请事项，审核合同草案与业务需求的匹配度、条款的完整性、合作方的履约能力（如资质有效性、信用记录等），重点确认合同金额、履行期限是否符合部门预算计划。

跨部门会签（如需）：若合同涉及其他部门协作（如技术部需确认技术参数、市场部需确认合作条款），需提前发起跨部门会签，保证各环节要求在合同中明确体现。

（三）法务合规审核

合法性审查：法务部门重点审核合同条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在法律风险（如格式条款无效、侵权责任约定模糊等）；

条款优化：对合同中的歧义条款、风险点提出修改建议（如违约责任不对等、争议解决方式不明确等），并协助业务部门与合作方沟通调整；

合规性确认：确认合同内容是否符合行业监管要求（如金融行业需符合监管规定、数据类合同需符合数据安全法等）。

（四）财务审核

金额与支付方式审核：财务部门核对合同金额与预算是否一致，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合企业财务制度，避免资金风险；

税费与发票条款：明确税费承担方、发票类型（如增值税专用发票）及开具时间，保证税务处理合规；

履约能力评估：对大额合同，可评估合作方的财务状况（如资产负债率、现金流等），降低履约风险。

（五）领导审批

分级审批：根据合同金额和重要性，确定审批权限（例如：

金额≤10万元：部门负责人+分管领导审批；

10万元＜金额≤50万元：分管领导+总经理审批；

金额＞50万元：总经理+董事会审批）；

最终确认：审批领导重点审核合同的战略匹配度、资源投入合理性及风险可控性，签署审批意见。

（六）合同签署与用印

文本定稿：所有审批流程完成后，由法务部门或业务部门根据审核意见修订合同文本，最终形成“签字盖章页”（含合同编号、签订日期、双方主体信息）；

用印申请：填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本及审批表，提交至行政部门或印章管理部门；

规范签署：由授权代表人（如法定代表人或其授权委托人）签字，并加盖企业公章或合同专用章（禁止加盖部门章或空白章）；若需合作方先行签署，应确认其签字人身份（如提供授权委托书）并保留签字原件。

（七）归档管理与履约跟踪

资料归档：合同签署后3个工作日内，由行政部门将《合同签订审批表》、合同文本（含附件）、用印申请表、合作方资质材料等整理成册，编号归档（电子版同步备份至企业档案系统）；

履约跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪（如交付时间、质量验收），定期向财务部门和法务部门反馈履约情况；

到期处理：合同到期前1个月，业务部门评估是否续签，提前启动续签或终止流程，避免合同逾期风险。

三、合同签订与审批管理表（模板）

合同签订与审批管理表

合同基本信息

合同名称

合同编号

（按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-采-001）

甲方（我方）信息

名称：____________________地址：_________________________

乙方（合作方）信息

名称：____________________地址：_________________________

合同类型

□采购□销售□服务□合作□其他_________

合同金额

大写：________________