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采购合同审查与签订工具模板

一、适用场景说明

本模板适用于企业各类采购业务中的合同审查与签订环节，具体场景包括：

日常办公物资采购：如文具、办公设备等低值易耗品的批量采购；

生产原材料/设备采购：如原材料、零部件、生产设备等影响产品质量或产能的核心物资采购；

服务类采购：如咨询服务、运维服务、广告推广等无形服务采购；

跨区域/跨境采购：涉及不同地区或国家主体的采购业务，需兼顾地域法律差异；

紧急采购项目：因突发需求需快速完成的采购，需在流程合规前提下提高效率。

二、合同审查与签订全流程操作指南

1.需求确认与合同起草

操作内容：

采购部门根据业务需求，明确采购清单（含名称、规格、数量、预算及技术参数），并同步至供应商获取报价或方案；

依据需求与供应商沟通结果，起草合同初稿，内容包括双方基本信息、合同标的、权利义务、违约责任等核心条款。

负责人：采购部门经理、采购专员

关键点：需求描述需具体（避免“类似产品”等模糊表述），预算金额不得超出审批额度，合同条款需与采购需求一致。

2.合同初审（内部合规性审查）

操作内容：

法务部门或合规专员审查合同主体资格（核查供应商营业执照、相关资质证书如ISO认证、行业准入许可等，保证在有效期内且经营范围匹配）；

审查合同条款的合法性、完整性，重点排查格式条款是否排除对方主要权利、违约责任是否对等、争议解决方式是否明确。

负责人：法务专员、采购部门经理

关键点：供应商资质需留存复印件并加盖公章，法务审查需出具书面意见，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”及具体修改意见。

3.合同复审（业务与技术层面审查）

操作内容：

技术部门或使用部门针对合同中的技术参数、质量标准、交付要求（如交付时间、地点、验收流程）进行确认，保证符合实际使用需求；

财务部门审查付款方式、金额、发票类型等条款是否符合财务制度，避免出现“预付款比例过高”“发票开具时间模糊”等风险。

负责人：技术主管、需求部门负责人、财务专员*

关键点：技术参数需与需求清单完全一致，验收标准需可量化（如“合格率≥99%”而非“质量合格”），付款节点需与业务进度挂钩（如“验收合格后30日内支付至合同总额的70%”）。

4.合同谈判与修订

操作内容：

针对初审、复审中提出的修改意见，与供应商进行谈判，重点协商价格、交付周期、违约责任等争议条款；

根据谈判结果修订合同，每次修订需标注版本号（如V1.0→V1.1）并保留修订痕迹，双方确认无误后形成终稿。

负责人：采购经理、法务专员、供应商代表*

关键点：谈判需有书面记录（如《会议纪要》），修订后的合同需经双方再次确认，避免口头约定替代书面条款。

5.最终审批与签署授权

操作内容：

根据合同金额或重要性，提交至对应管理层审批（如10万元以下由采购总监审批，10万元以上由总经理审批）；

审批通过后，获取《合同签署授权书》，明确签署人（法定代表人或授权代表）及签署权限。

负责人：分管领导、总经理、行政专员*

关键点：审批流程需留痕（如OA系统审批记录），签署人需核对身份证件及授权范围，避免越权签署。

6.合同签署与归档管理

操作内容：

双方签署合同：采购方由授权代表签字并加盖公章（合同专用章），供应商同步完成签署盖章；

合同原件至少一式两份（双方各执一份），采购方行政专员在3个工作日内完成归档，建立电子台账（含合同编号、签署日期、金额、对方信息等）。

负责人：行政专员、采购档案管理员

关键点：签署页需包含双方名称、签字日期、公章（骑缝章需覆盖合同连接处），电子台账需定期备份，保证信息安全。

三、采购合同标准模板（含填写说明）

采购合同

合同编号：[年份]-[采购部门简称]-[序号]（如2024-CG-001）

甲方（采购方）信息

名称：[公司全称]

统一社会信用代码：[]

地址：[公司注册地址]

法定代表人：[姓名*]

联系人：[姓名*]

联系方式：[固定电话*]

乙方（供应商）信息

名称：[供应商全称]

统一社会信用代码：[]

地址：[供应商注册地址]

法定代表人：[姓名*]

联系人：[姓名*]

联系方式：[固定电话*]

合同标的

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

金额（元）

备注

1

[具体名称]

[参数1、参数2]

[台/套/项]

[数字]

[数字]

[数字]

[如含安装]

2

[具体名称]

[参数1、参数2]

[台/套/项]

[数字]

[数字]

[数字]

[如含培训]

合计金额（大写）

[壹仟贰佰元整]

合计金额（小写）

[￥1200.00]

质量标准与验收

质量标准：乙方交付的标的物需符合[国家标准GB-/行业标准/双方约定的技术参数表]（详见附件1《技术参数表》）；

验收流程：

（1）甲方在收到标的物后[5]个工作日内进行验收，验收合格签署《验收合格单》；