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公司印章管理与授权流程规范

前言

在商业活动的复杂版图中，公司印章犹如企业权利的具象化符号，承载着法律效力与商业信誉的双重重量。一枚印章的规范使用，能为企业稳健运营保驾护航；反之，若管理失序，则可能成为引发法律纠纷、造成经济损失的潜在风险点。因此，建立一套系统、严谨且具可操作性的印章管理与授权流程规范，是任何追求可持续发展的企业所必须正视的基础课题。本规范旨在通过明确管理职责、规范操作流程、强化风险控制，确保公司各类印章在授权范围内得到妥善使用，维护公司的合法权益。

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司印章的刻制、保管、使用、变更及废止等管理行为，明确各环节的职责与权限，防范印章使用风险，保障公司经营管理活动的正常秩序及合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司各类正式印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章及其他专项业务用章，均须遵循本规范。

1.3基本原则

印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印、安全第一、防范风险”的原则。

二、印章的种类与刻制

2.1印章种类

公司印章主要包括以下几类：

*公章：代表公司对外行使法定职权的印章，用于以公司名义发出的正式文件、函件、证明等。

*合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件。

*财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务。

*发票专用章：用于公司开具发票。

*法定代表人章：用于需法定代表人签章的文件、报表及财务支付等业务，通常与财务专用章配合使用。

2.2印章刻制

*申请与审批：公司各类印章的刻制，均须由需求部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、保管部门及建议保管人，经公司指定管理部门（通常为行政部或综合管理部，下同）审核，并按审批权限报请公司领导批准后，方可进行。

*规范刻制：经批准刻制的印章，应由公司指定管理部门统一委托具备合法资质的机构刻制。刻制标准应符合国家相关规定及公司内部样式要求。

*登记备案：新印章刻制完成后，指定管理部门应负责办理印章备案手续（如需），并在公司内部建立《印章登记台账》，详细记录印章名称、印模、刻制日期、批准人、保管部门、保管人等信息，并由保管人签字确认。

三、印章的保管与交接

3.1保管责任

*公司各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为公司正式员工，且应具备良好的职业操守和责任心。

*不同类型的印章应根据其重要性和使用频率，确定适当的保管部门和保管人。通常，公章、合同专用章等核心印章由公司指定管理部门集中保管；财务类印章由财务部指定专人保管；专项业务用章由相关业务部门保管。

*保管人对所保管印章的安全性、合规性使用负直接责任。

3.2保管要求

*印章保管应确保安全可靠，防止被盗、遗失、滥用或损坏。存放位置应具备防盗、防潮、防虫等条件，如配备专用保险柜。

*非工作时间，印章必须入柜上锁，不得随意放置。

*保管人不得擅自将印章交由他人代管或带出指定保管场所。确因工作需要带出的，须经公司有权领导批准并办理交接手续，由两人以上共同携带。

*保管人岗位变动或因故离职时，必须办理印章交接手续。

3.3交接程序

*印章保管人发生变更时，原保管人、新任保管人及监交人（通常为保管部门负责人或指定管理部门人员）应共同办理交接手续。

*交接时，应核对印章实物与《印章登记台账》记录是否一致，检查印章是否完好。

*交接双方及监交人需在《印章交接登记表》上签字确认，并将此表存档备查。《印章登记台账》中的保管人信息也应及时更新。

四、印章的使用规范

4.1用印范围

*各类印章的使用必须严格限定在其规定的业务范围和授权权限内，不得超越范围使用。

*严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、不清楚的文件上加盖印章。如确有特殊情况需要在特定格式的空白文档上预盖印章（如某些标准化报表），必须经过公司高级管理层严格审批，并对其使用过程进行跟踪管理。

4.2用印审批

*用印申请：使用印章须由用印部门或个人填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、内容摘要、用印事由、用印日期、申请部门、申请人等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件。

*审批流程：《用印申请单》及附件须按照公司规定的审批权限逐级报批。审批人应仔细审阅用印文件内容，确认其真实性、合法性、合规性及与用印事由的一致性，对符合要求的方可批准用印。

*常规性、一般性文件的用印，可按部门层级审批。

*重要合同、协议、对外承诺、涉及重大资金往来、资产处置、对外担保