文档资料管理制度与模板库.docVIP

文档资料管理制度与模板库

第一章总则

一、制度目的

为规范企业内部文档资料的创建、审批、存储、使用及归档全流程管理，保证文档信息的完整性、安全性、可追溯性，提升协作效率，降低信息泄露风险，特制定本制度。本制度适用于企业各部门及全体员工，涵盖日常办公、项目管理、财务人事等各类文档资料的管理。

二、管理原则

标准化：统一文档分类、编码、格式及审批流程，保证管理规范一致。

安全性：根据文档密级设置访问权限，采取加密、备份等措施防止信息泄露或丢失。

可追溯性：完整记录文档的创建、修改、审批、借阅等操作轨迹，保证责任可追溯。

高效性：通过模板库简化文档创建流程，优化存储与检索机制，提升工作效率。

第二章文档管理职责分工

一、行政部（统筹管理部门）

负责制度的制定、修订及解释，监督各部门执行情况；

建立企业库，统一模板格式与更新管理；

负责企业级档案（如规章制度、年度总结等）的最终归档与保管；

定期组织文档管理培训，提升员工规范意识。

二、各部门（使用与执行部门）

部门负责人为部门文档管理第一责任人，监督本部门文档的规范性与完整性；

指定专人（兼职文档管理员）负责本部门文档的日常收集、分类、初审及归档提交；

保证本部门文档按制度要求完成审批、存储及借阅流程，杜绝违规操作。

三、员工（执行主体）

严格按照制度要求创建、使用及管理文档，保证内容真实、格式规范；

对个人创建的文档负责，及时提交审批与归档，不得私自留存或外传涉密信息；

遵守文档借阅规定，借阅后按时归还，不得擅自复制、修改或销毁文档。

第三章文档全生命周期管理流程

一、文档创建与审批

1.文档创建

步骤1：明确文档类型（如合同、报告、制度等），从企业库中选择对应模板（模板详见第四章）。

步骤2：根据模板要求填写内容，保证信息准确、逻辑清晰、格式统一（字体、字号、页边距等按模板规范执行）。

步骤3：文档创建完成后，命名格式为“【部门】-【文档类型】-【年份】-【序号】-【版本号】”（示例：“行政部-管理制度-2023-001-V1.0”），保存为PDF或Word格式（涉密文档需加密保存）。

2.文档审批

步骤1：创建人登录企业OA系统或文档管理平台，提交审批申请，文档并填写审批流程（如部门负责人→分管领导→总经理）。

步骤2：审批人收到审批任务后，1个工作日内完成内容审核，重点检查文档的合规性、准确性及完整性，审批意见需明确“同意”“修改后同意”或“不同意”。

步骤3：若审批意见为“修改后同意”，创建人需根据意见修改后重新提交审批；若“不同意”，终止流程并说明原因。

步骤4：审批通过后，系统自动唯一文档编号，文档状态更新为“已发布”，同步至企业文档存储平台。

二、文档存储与权限管理

1.文档存储

分类存储：按“部门-文档类型-年份”建立文件夹层级（示例：“行政部/管理制度/2023/”），子文件夹内按文档编号排序存放。

存储位置：非涉密文档存储于企业共享服务器（路径：\服务器），涉密文档存储于加密服务器（路径：\加密服务器），个人电脑不得长期存储重要文档。

备份机制：服务器文档每日增量备份、每周全量备份，备份介质（移动硬盘/云存储）由行政部专人保管，保证数据安全。

2.权限管理

权限分级：根据文档密级设置访问权限，分为“公开级”（企业全员可访问）、“内部级”（部门内及授权人员可访问）、“保密级”（仅审批人及指定人员可访问）。

权限申请：员工需访问非权限内文档时，通过平台提交权限申请，说明用途，经部门负责人及文档管理部门审批后开通。

权限变更：员工岗位变动或离职时，行政部需及时调整其文档访问权限，离职人员权限立即注销。

三、文档使用与借阅

1.在线使用

员工通过企业账号登录文档管理平台，可在权限范围内在线查阅、文档，禁止涉密文档（需在线预览或申请临时权限）。

文档后不得擅自修改，如需引用需注明来源文档编号及创建人。

2.纸质借阅

仅纸质档案需借阅时，借阅人填写《文档借阅申请表》（模板详见第四章），经部门负责人审批后，到行政部办理借阅手续。

借阅期限：一般文档不超过3个工作日，涉密文档不超过1个工作日，到期需办理续借或归还手续。

借阅人需妥善保管借阅文档，不得涂改、转借、复制或带出办公区域，归还时由行政部检查文档完整性。

四、文档归档与销毁

1.文档归档

归档范围：已审批发布的正式文档、重要会议纪要、合同协议、项目成果等（具体范围由行政部每年更新）。

归档时间：年度文档于次年1月31日前完成归档，项目文档于项目结项后10个工作日内归档。

归档流程：部门兼职文档管理员整理本部门归档文档，填写《年度文档归档清单》（模板详见第四章），提交行政部审核；审核通过后，行政部将文档移交至档案室统一保管，档案室需建立《档案保管台账》。

2.文档销毁

销毁条件：超过保存期限、无保存价