销售合同审核标准化流程确保合同条款合规性.docVIP

销售合同审核标准化流程工具模板

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业销售部门、法务部门及相关业务人员对外签订销售合同的全流程审核管理，旨在通过规范化的操作步骤和审核要点，保证合同条款符合法律法规、行业规范及企业内部制度，有效规避法律风险、商业风险及财务风险，保障企业合法权益。具体场景包括但不限于：

新客户首单销售合同的审核；

老客户续签、订单变更合同的审核；

涉及特殊条款（如定制化产品、长周期交付、跨境交易等）的销售合同审核；

金额较大或战略意义重要的销售合同审核。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与资料准备

责任主体：销售代表/业务专员

操作内容：

收集客户基础信息：包括但不限于客户名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式、经营资质（如营业执照、行业许可证等，需加盖客户公章的复印件）。

拟定合同初稿：根据企业标准合同模板及客户需求，明确合同核心要素，包括合同主体、标的物名称/规格型号、数量、单价、总价、付款方式、交付时间/地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、知识产权条款、保密条款等。

整理附件材料：与合同相关的技术协议、技术参数表、订单确认函、沟通记录（如邮件、会议纪要）、客户资质证明等，保证附件内容与合同条款一致。

关键输出：完整的合同资料包（含合同初稿、客户资质、附件材料），提交至销售经理进行初步审核。

（二）内部初步审核

责任主体：销售经理

操作内容：

合同完整性审核：检查合同是否包含所有必要条款（如上述核心要素），附件是否齐全，编号是否规范（如按“年份+部门+序号”规则）。

商务条款合理性审核：核对标的物信息、数量、价格、交付时间是否与订单一致，付款方式是否符合企业信用政策（如账期、预付款比例），是否存在明显不利于企业的商务条款（如超长账期、无预付款的大额订单）。

客户信息真实性核实：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询客户营业执照状态（是否存续、吊销、注销），核对客户资质文件与实际经营是否匹配（如食品销售需食品经营许可证）。

关键输出：《销售合同初步审核意见表》（见模板1），对审核中发觉的问题标注修改意见，反馈至销售代表修订；无问题则提交至法务部门进行合规性审核。

（三）合规性审核

责任主体：法务专员/法务部门

操作内容：

主体资格合规性审核：

客户为法人：需提供加盖公章的营业执照复印件，核实法定代表人身份，确认签约人是否获得合法授权（如需授权委托书，需检查委托范围、权限及是否在有效期内）。

客户为其他组织：需核实其合法成立文件（如合伙协议、事业单位法人登记证等）。

特殊行业客户：需审核其行业经营资质是否在有效期内（如医疗器械经营企业需《医疗器械经营许可证》）。

合同条款合法性审核：

标的物条款：确认标的物是否为法律允许流通物（如禁止交易的物品、限制流通物品需特别审批），是否符合行业质量标准。

付款条款：检查付款方式、时间是否违反《民法典》关于“禁止高利借贷”“不合理格式条款”等规定，避免约定“买方无需承担逾期付款违约责任”等无效条款。

违约责任：核对违约责任是否对等（如双方逾期违约责任标准一致），违约金是否过高（建议不超过实际损失的30%，避免被法院调减），是否约定定金罚则（定金不超过主合同标的额的20%）。

争议解决方式：优先约定企业所在地有管辖权的人民法院诉讼，或明确仲裁机构名称（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定“由甲方所在地法院管辖”等模糊表述。

知识产权条款：如涉及定制化产品或技术，需明确知识产权归属（如“合同项下技术成果归甲方所有”），避免侵权风险。

保密条款：明保证密范围、期限、违约责任，避免“无限期保密”等不合理约定。

格式条款公平性审核：检查是否存在“排除主要权利、加重对方责任、免除自身责任”的格式条款（如“本合同解释权归甲方所有”），如有需修改或提示客户注意。

关键输出：《销售合同合规性审核意见表》（见模板2），对法律风险点标注修改建议，重大风险（如主体无资质、核心条款违法）需暂停流程并上报；无问题则提交至风控部门进行风险评估。

（四）风险评估与财务审核

责任主体：风控部门、财务部门

操作内容：

风险评估（风控部门）：

客户信用风险：通过企业征信系统（如芝麻信用、企查查等）查询客户信用记录，评估其历史履约能力、涉诉情况、被执行人信息，对信用等级较低的客户要求提供担保（如保证金、抵押、保证）。

商业风险：分析合同标的物市场波动风险（如原材料价格大幅上涨是否影响成本），交付周期是否合理（如避免约定“交付时间以客户通知为准”等模糊表述）。

政策风险：审核合同内容是否符合国家产业政策、出口管制政策（如涉及跨境销售需确认是否需要进出口许可证）。

财务合规性审核（财务部门）：

价格条款：核对单价、总价是否含税（需明确税率及发票类型，如“13%增值税专用发票”），