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公司会议接待标准化操作指南

一、适用范围与典型场景

本指南旨在规范公司各类会议接待工作的全流程操作，保证接待工作标准化、专业化、高效化，提升参会人员体验，维护公司良好形象。适用于公司内部及外部会议接待场景，涵盖从需求对接至会后收尾的完整环节，具体包括但不限于以下典型场景：

（一）外部合作洽谈会议

如与合作伙伴、客户就项目合作、业务拓展等议题召开的洽谈会议，参会人员包含外部企业高管、业务负责人及公司内部对接团队，需体现专业性与商务礼仪，重点保障沟通效率与合作氛围。

（二）内部战略决策会议

如公司董事会、年度战略研讨会、部门重点工作推进会等，参会人员为公司内部中高层管理人员及核心骨干，需注重会议严肃性、信息保密性及流程规范性，保证决策高效落地。

（三）大型行业交流会议

如公司主办或承办的行业峰会、技术论坛、产品发布会等，参会人员涵盖行业专家、媒体代表、客户及合作伙伴，需统筹场地、物资、人员等多方资源，兼顾规模效应与细节服务，提升公司行业影响力。

（四）/监管机构调研会议

如主管部门、监管机构到公司进行的调研、座谈会议，参会人员包含官员、公司领导及相关负责人，需严格遵守公务接待规范，注重流程合规性、材料准确性与沟通严谨性。

二、会议接待全流程标准化操作步骤

会议接待工作需以“会前周密准备、会中精准服务、会后及时收尾”为核心原则，分阶段明确操作步骤、责任主体及时间节点，保证各环节无缝衔接。

（一）会前准备阶段

1.需求对接与信息确认

操作说明：会议负责人（*）需在会议召开前5-7个工作日与会议发起方（或外部参会方对接人）对接，明确核心需求，填写《会议接待需求确认表》（见表1），关键信息包括：

会议基本信息：会议主题、时间（含开始/结束时间、预计时长）、地点（公司会议室/外部场地）、规模（参会人数、内外部人员比例）；

参会人员信息：外部参会人员姓名、单位、职务、联系方式（仅用于会议联络，会后销毁）、特殊需求（如饮食禁忌、无障碍设施需求）；内部参会人员姓名、部门、职务、是否需准备发言材料；

会议议程与形式：议程顺序、每环节时长、是否需茶歇/用餐、是否需设备支持（投影、音响、视频会议系统等）、是否需布置场地（如横幅、席卡、鲜花）；

服务需求：是否需接送站、住宿预订、餐饮安排、资料打印装订、翻译服务等。

责任主体：会议负责人（）、行政专员（）

时间节点：会前5-7个工作日完成需求对接，会前3个工作日反馈最终确认方案至参会方。

2.接待方案制定与审批

操作说明：基于确认的需求信息，行政专员（*）牵头制定《会议接待方案》，内容需涵盖：

人员分工：明确总协调人（）、场地布置组（）、物资保障组（）、现场服务组（）、应急联络人（*）等角色及职责；

流程时间表：按“会前72小时-会前24小时-会前2小时-会议中-会后”节点细化任务清单（如场地预订时间、物资采购时间、设备调试时间）；

预算清单：列明场地费、餐饮费、物资采购费、交通费等明细，经财务部（）审核后，报分管领导（）审批。

责任主体：行政专员（）、财务部（）、分管领导（*）

时间节点：会前4个工作日完成方案制定，会前3个工作日完成审批。

3.场地与物资准备

操作说明：

场地预订与布置：场地布置组（*）根据会议规模确认场地（优先选择公司内部会议室，需提前通过内部系统预订；外部场地需比价后签订合作协议），按会议形式布置：

剧院式：座椅面向主席台，间距均匀，适合大型宣讲会议；

课桌式：座椅带桌子，适合需记录的培训或洽谈会议；

圆桌式：圆形桌椅环绕，适合小型研讨会议，促进互动；

细节要求：主席台摆放席卡（按职务排序，左高右低）、麦克风、矿泉水（标签朝外）、会议资料（按参会人数+10%备用）；会场入口设置签到台、指示牌；会场内悬挂横幅（如“公司合作洽谈会议”）、摆放绿植（1-2盆/10㎡）。

物资采购与检查：物资保障组（*）根据《会议物资准备清单》（见表2）采购/准备物资，重点检查：

电子设备：投影仪、音响、麦克风（无线麦+备用麦）、视频会议系统（提前测试网络稳定性，备用5G热点）、激光笔、备用电池（5号/7号各4节）；

会议资料：打印装订（内页80g复印纸，封面200g铜版纸，胶装/骑马钉按需选择），份数=参会人数+5份备用；

其他物资：签到表、笔（黑色签字笔，参会人数+20%备用）、纸巾、急救包（含创可贴、消毒棉、退烧药等）、备用口罩（按参会人数50%准备）。

责任主体：场地布置组（）、物资保障组（）

时间节点：会前24小时完成场地布置，会前4小时完成物资最终检查。

4.参会人员通知与行程确认

操作说明：会议负责人（）通过邮件/电话通知参会人员，外部参会人员发送《会议邀请函》（含会议主题、时间、地点、议程、联系人信息），内部参会人员通过公司OA系统发布会议通知。会前1个工作日，现场服务组（）再次与