公司采购与供应商管理平台.docVIP

公司采购与供应商管理平台工具指南

一、平台适用业务范围

本平台适用于企业内部各类采购需求的全流程管理，以及供应商从准入到退出的全生命周期管控。具体场景包括：

日常采购：办公用品、生产辅料、IT设备等非生产性物资的采购申请与执行；

项目采购：工程项目、研发项目所需专用材料或服务的采购管理；

供应商合作：新供应商资质审核、现有供应商绩效评估、合作关系维护；

成本控制：通过比价、议价、历史数据分析实现采购成本优化；

合规管理：采购流程留痕、审批节点管控，保证采购行为符合企业制度与法规要求。

二、平台操作流程详解

步骤1：用户登录与权限初始化

操作人员通过企业统一身份认证系统登录平台，系统自动识别用户角色（如采购员、需求部门负责人、仓库管理员、财务人员等）；

首次登录需确认个人信息（姓名、所属部门、联系方式）无误，如有变更及时在“个人中心”更新；

不同角色仅可见权限范围内的功能模块（如需求部门仅可提交申请、查看审批进度，采购员可处理订单、管理供应商）。

步骤2：采购需求发起与提报

需求部门登录“采购管理”模块，“新建需求申请”，填写以下信息：

基础信息：需求编号（系统自动）、申请部门、申请人（某）、联系方式、申请日期；

物资信息：物品名称、规格型号、品牌（若有）、数量、单位、预估单价、预算金额、用途说明；

附件：技术参数表、图纸等需求说明文件（支持PDF、Word、Excel格式）；

提交后系统自动流转至部门负责人（某）审批，审批通过后进入采购池；若驳回，需求部门需修改后重新提交。

步骤3：供应商寻源与选择

采购员从“采购池”获取已审批需求，根据物资类型选择寻源方式：

定向寻源：从“合格供应商库”中选择合作过的供应商，发送询价单；

公开寻源：在平台“供应商市场”发布询价公告，邀请符合资质的供应商报价；

新增供应商：若现有库内供应商无法满足需求，需通过“供应商管理-新增供应商”录入基本信息（名称、统一社会信用代码、联系人、地址等），并资质文件（营业执照、相关行业许可证等），经采购经理（某）审核通过后方可参与报价。

供应商在规定时间内报价后，采购员在平台内进行比价分析（对比价格、交期、服务条款等），选择最优供应商并提交审批。

步骤4：采购订单与确认

审批通过后，采购员在“订单管理”模块创建采购订单，录入以下信息：

订单编号（系统自动）、供应商名称、订单日期、交货日期、交货地点；

物资明细（名称、规格、数量、单价、金额）、付款方式（如预付比例、账期）、收货人信息（姓名、联系方式）；

订单后自动发送至供应商确认，供应商需在24小时内确认订单内容，如有异议需在线反馈，双方协商一致后订单生效。

步骤5：订单执行与交付跟踪

供应商按订单约定发货后，在平台内填写物流信息（物流公司、运单号），采购员可实时查看物流状态；

物资送达后，收货人（某）登录“收货管理”模块，核对送货单与订单信息（名称、规格、数量），确认无误后“确认收货”，如有差异则填写“收货异常报告”（短缺、损坏等），系统自动通知采购员与供应商协商处理。

步骤6：入库与财务结算

仓库管理员根据确认收货的订单信息，在“库存管理”模块办理入库手续，录入实际入库数量、存放位置，系统自动更新库存台账；

财务人员每月从“应付账款”模块获取已入库未结算订单，核对供应商提交的结算单（与订单、收货记录一致），确认无误后提交付款审批，审批通过后由财务部门安排付款。

步骤7：供应商绩效评估

每季度末，系统自动根据供应商合作数据绩效评估报告，评估维度包括：

交货准时率：按订单约定时间交付的订单占比；

质量合格率：入库物资验收合格的数量占比；

价格竞争力：同类物资报价与市场均价对比；

服务响应速度：对异常问题的处理及时性；

采购员结合评估结果，在“供应商管理”模块对供应商进行评级（优秀/合格/待改进/淘汰），评级结果作为后续合作的重要依据。

三、常用表单模板

表1：采购需求申请表

字段名称

填写说明

需求编号

系统自动，格式为“CG-年份-流水号”

申请部门

需求发起部门全称

申请人

需求部门经办人姓名（某）

联系方式

申请人手机号或内线电话

物品名称

需求物资的规范名称（如“A4打印纸”“服务器机柜”）

规格型号

物资的具体技术参数（如“80gA4白色”“42U高度”）

品牌

品牌偏好（可选，如“无品牌要求”“指定品牌”）

数量

需求采购的数量

单位

物资计量单位（如“箱”“台”“套”）

预估单价

市场参考单价（元）

预算金额

数量×预估单价（系统自动计算）

需求日期

要求物资送达的最晚日期

用途说明

简述物资使用场景（如“行政办公日常使用”“项目研发测试”）

附件

技术参数、图纸等说明文件（不超过10MB）

部门审批意见

部门负责人审批（通过/驳回，驳回需注明原因）

表2：供应商信息登记表

字段名称

填写说明