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跨部门沟通协调会议纪要通用模板
一、适用场景说明
本模板适用于企业内部跨部门沟通协调类会议，旨在通过规范化的纪要记录，明确会议共识、行动项及责任分工，保障跨部门协作高效推进。具体场景包括但不限于：
跨部门项目进度同步与问题解决（如新产品研发、市场活动落地等）；
跨部门资源协调（如人力、预算、物料等资源分配）；
流程优化与职责边界梳理（如跨部门协作流程调整、职责争议解决）；
突发问题应对与决策（如客户投诉处理、供应链异常等紧急事项）。
二、会议纪要撰写全流程
（一）会前准备：明确会议目标与基础信息
确定会议核心目的：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品推广方案跨部门分工”“解决研发与生产进度脱节问题”），避免议题发散。
梳理会议议程：根据核心目的，列出需讨论的具体议题（一般不超过5个），并明确每个议题的汇报人、预计时长（示例：
序号
议题内容
汇报人
预计时长
1
Q3产品推广方案初稿汇报
市场部*
30分钟
2
研发资源需求与生产排期协调
研发部、生产部
40分钟
3
跨部门协作流程优化讨论
人力资源部*
20分钟
通知参会人员：提前1-2个工作日发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需准备的资料（如数据报表、方案初稿），并确认参会人员（含各部门负责人、核心执行人）。
准备会议记录工具：提前准备会议记录模板、录音设备（需提前告知参会人员）、白板/投影仪（用于关键内容同步）。
（二）会中记录：聚焦核心内容与行动项
记录会议基本信息：准确记录会议名称、时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人，参会部门及人员（标注“主参会人”与“列席人”），缺席人员及原因（如“销售部*因客户拜访缺席，已提前提交书面意见”）。
按议程逐项记录讨论要点：
汇报内容：记录各议题汇报人的核心观点、数据支撑（如“市场部*汇报：Q3推广预算预计50万元，其中线上投放占比60%，线下活动占比40%”）；
讨论过程：记录各部门的分歧点、共识点（如“研发部提出：当前人力紧张，需新增2名开发人员支持；生产部反馈：若研发延期2周，生产排期需顺延，建议优先解决A模块开发”）；
决策结果：对每个议题的最终决策进行明确记录（如“会议决议：1.研发部于8月15日前完成A模块开发，新增1名开发人员由人力资源部协调到位；2.生产部*根据研发进度，8月20日前完成首批物料备料”）。
重点记录“行动项”：行动项是会议纪要的核心，需包含“任务描述、负责人、协作部门、完成时限、所需支持”五要素（示例：
任务描述
负责人
协作部门
完成时限
所需支持
提交A模块开发详细计划
研发部*
-
8月10日前
需产品部*提供需求文档
协调新增开发人员招聘
人力资源部*
技术部*
8月12日前
技术部*协助明确岗位要求
（三）会后整理：核对信息并分发跟进
整理会议纪要初稿：会后2个工作日内，根据会中记录整理初稿，保证内容准确、逻辑清晰，重点突出“决策结果”和“行动项”，避免冗余的讨论过程描述。
内部审核与确认：
发送初稿给主持人审核，确认会议决策、行动项无遗漏或偏差；
涉及跨部门行动项的，需同步给相关负责人确认（如“研发部*请确认A模块开发计划提交时限无误”）。
正式分发与归档：审核通过后，1个工作日内将正式纪要发送给所有参会人员及相关部门抄送人（如部门负责人、公司管理层），并通过OA系统/企业等渠道归档，标题命名格式为“【会议纪要】跨部门沟通会。
跟踪行动项进展：记录人在行动项截止日前1天进行提醒，截止后3天内收集完成情况，更新《行动项跟踪表》（见模板附件），并在下次会议中同步进展。
三、会议纪要模板（含表格）
【跨部门沟通协调会议纪要】
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
项目跨部门协调会
会议时间
2023年8月5日（星期六）14:00-16:30
会议地点
公司3楼第一会议室（线上会议：腾讯会议X）
主持人
副总经理*
记录人
行政部*
参会部门及人员
市场部（经理、专员）、研发部（经理、开发组长）、生产部（经理、计划主管）、人力资源部（经理）、财务部（主管*）
缺席人员及原因
销售部（经理因客户紧急出差，已提交书面意见）
二、会议议程及讨论结果
序号
议题内容
汇报人
讨论要点
决策结果
1
Q3产品推广方案初稿汇报
市场部*
1.推广目标：Q3新产品用户量增长30%；2.预算分配：线上35万（信息流20万、KOL合作15万），线下15万（展会10万、地推5万）；3.关键节点：8月20日方案定稿，9月1日启动投放。
1.原则通过推广方案，预算调整为线上40万（增加KOL合作5万）、线下10万（减少地推5万）；2.要求市场部8月18日前更新预算表提交财务部审核。
2
研发资源需求与生产排期协调
研发部、生产部
1.研发部：
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