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会议策划与执行标准化操作指南模板

一、适用情境

本指南适用于各类企业内部会议（如例会、项目启动会、总结会）、部门协调会、小型研讨会以及对外交流会等场景。无论是常规性会议还是临时性会议，均可参照本指南进行标准化策划与执行，以保证会议目标明确、流程顺畅、效果可控，提升会议效率与质量，避免资源浪费和形式主义。

二、会议策划与执行核心流程

（一）会议筹备阶段

明确会议目标与主题

操作说明：由会议发起人（如部门负责人*）根据工作需要，清晰定义会议希望达成的具体目标（如信息同步、问题决策、方案研讨、资源协调等），并提炼出简洁明了的会议主题。目标应具有可衡量性，例如“确定项目第二季度实施方案”。

输出物：《会议目标与主题说明》（可简要记录在会议申请表中）。

确定会议基本要素

操作说明：

时间：根据参会人员availability、工作紧急程度及会议时长预估，确定会议的具体日期、开始及结束时间，避免安排在非工作时段或多数人冲突的时间。如需多次会议，可初步拟定会议周期。

地点：根据会议规模、性质（如是否需要演示设备、分组讨论）选择合适的会议地点（如公司会议室、外部会议厅、线上会议平台等）。线上会议需提前确定并测试平台。

参会人员：明确主持人、核心参会人、列席人员。主持人需具备控场能力和相关专业知识；核心参会人是与会议决策或执行直接相关的人员；列席人员可根据需要邀请。提前与关键参会人初步沟通其时间可行性。

输出物：《会议基本要素清单》（包含时间、地点、参会人初步名单）。

制定会议议程

操作说明：根据会议目标，设计详细的会议议程，明确每个议题的讨论内容、负责人、预计时长。议程应逻辑清晰，重点突出，按重要性或流程顺序排列。一般包括：开场白（主持人介绍会议目标、议程、时间规则）、议题讨论（按议程顺序）、总结与行动计划、散会。

输出物：《会议议程表》（见模板一）。

准备会议材料

操作说明：根据议程内容，提前准备相关背景资料、数据报告、演示文稿（PPT）、草案文本等。材料应简明扼要、数据准确、重点突出。如需参会人员提前审阅，应在会议通知中注明材料获取方式和截止时间。

输出物：会议演示文稿、纸质/电子版资料、签到表等。

发布会议通知

操作说明：在会议召开前足够时间（一般会议提前1-2天，重要或大型会议提前3-5天）通过公司内部通讯工具（如企业钉钉、邮件等）发布正式会议通知。通知应包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、会议议程（或详见附件）、会前准备事项（如需携带材料、阅读资料）、联系人及联系方式。

输出物：《会议通知》（邮件/系统消息截图存档）。

会前最终确认与准备

操作说明：

召集人/助理在会议前一天再次与关键参会人确认参会情况，如有变动及时调整。

检查会议室预订情况，保证场地可用。如为线下会议，提前布置会议室（调试投影仪、麦克风、空调、摆放席卡、饮用水等）；如为线上会议，提前测试设备、网络，并准备好备用方案。

打印所需材料（如签到表、议程、纸质资料等）。

如需记录，安排好会议记录人。

（二）会议组织与实施阶段

会前签到与引导

操作说明：会议开始前5-10分钟，记录人员负责组织参会人员签到，引导参会人员就座，分发会议材料（如有）。主持人提前到达会场，检查设备，再次确认各项准备工作就绪。

会议开场与议程确认

操作说明：主持人准时宣布会议开始，简要介绍会议目标、议程及时间控制规则。询问参会人员对议程有无异议，如无异议则按议程进行。

按议程主持会议

操作说明：

主持人严格控制各议题时间，保证会议按计划推进。

引导参会人员围绕议题积极发言，鼓励充分讨论，避免跑题或长时间发言。

对于需要决策的事项，主持人应引导大家明确观点，必要时组织投票或举手表决，并记录决策结果。

记录人员详细记录会议讨论要点、关键意见、决议事项以及明确的行动项（包括负责人、完成时限）。

遇到分歧较大或暂时无法达成共识的议题，主持人应引导梳理核心分歧，明确下一步处理方式（如进一步调研、下次会议再议等）。

会议总结与行动计划确认

操作说明：所有议题讨论完毕后，主持人进行简要总结，重申会议达成的共识、决议事项及各项行动项（负责人、时限）。保证所有参会人员对会议结果和后续行动清晰明了。

准时散会

操作说明：主持人根据会议进展情况，在预定时间内宣布散会。感谢参会人员的参与和贡献。

（三）会议后续工作阶段

整理会议纪要

操作说明：会议结束后24小时内，记录人员根据会议记录整理出《会议纪要》。纪要应包含：会议基本信息（主题、时间、地点、参会人、缺席人及原因、主持人、记录人）、会议议程回顾、各议题讨论要点、决议事项、行动项（负责人、完成时限）、下次会议安排（如有）。纪要应客观、准确、简洁。

输出物：《会议纪要》（见模板二）。

审阅与分发会议纪要

操作说明：会议纪要整理完成后，提交主持人审阅确认。